Návrh mechanizmu náhrady cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov Slovenskej republiky na zasadaniach výborov a pracovných skupín Rady EÚ 

A.	Tvorba legislatívy v rámci Európskej únie

Prijatie legislatívneho aktu je výsledkom spolupráce „inštitucionálneho trojuholníka“, ktorý tvorí Európska komisia, Rada Európskej únie a Európsky parlament. 
Legislatívnu iniciatívu má a legislatívny návrh zvyčajne pripravuje Európska komisia (komisia). Návrh je v rámci komisie diskutovaný vo výboroch a pracovných skupinách. Po ukončení diskusie komisia oficiálne predkladá návrh Rade Európskej únie (ďalej len „rada“). V rámci rady je návrh ďalej diskutovaný vo výboroch a pracovných skupinách rady, na ktorých rokovaniach si každý členský štát za účasti expertov svojich príslušných ÚOŠS obhajuje a presadzuje svoje národné záujmy. Po uzatvorení rokovaní v pracovných skupinách a výboroch rady je návrh predkladaný na rokovanie COREPER 1 a COREPER 2. Následne je návrh predložený Rade ministrov na záverečné odsúhlasenie (okrem prípadov, kedy je v zmysle spolurozhodovacích postupov potrebné odsúhlasenie aj v Európskom parlamente).

B.	Rozhodnutie č. 190/2003 z 19. 9. 2003 generálneho tajomníka rady - nový systém náhrady cestovných výdavkov spojených so zasadnutím rady

V súvislosti s plánovaným rozšírením Európskej únie o 10 nových členov od 1. 5. 2004 vydal generálny tajomník rady dňa 19. 9. 2003 rozhodnutie č. 190/2003, ktoré sa týka náhrady cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou na zasadaniach Rady EÚ a v rámci rady. Pre súčasné členské štáty je spomínané rozhodnutie záväzné od 1. 1. 2004, nové členské štáty sa riadia príslušnými ustanoveniami od 1. 5. 2004. Súčasťou materiálu je zoznam výborov a pracovných skupín rady z 23. februára 2004.

Podľa nového systému náhrady cestovných výdavkov dostane každý členský štát presne stanovený rozpočet (tzv. finančnú obálku), ktorý mu umožní rozhodovať o rozsahu svojho zastúpenia na zasadaniach rady bez ohľadu na to, či sa budú konať v sídle rady alebo na inom mieste.
Náhrada cestovných výdavkov (reimbursement of travel expenses) zahŕňa  preplácanie cestovných lístkov z/do hlavného mesta členského štátu do/z Bruselu, resp. z/do miesta odletu lietadla (Viedeň) do/z Bruselu (alebo miesta, kde sa uskutoční príslušné oficiálne zasadanie). Výdavky ako taxík, mestská hromadná doprava, ubytovanie a diéty nie sú preplatené v zmysle tohto rozhodnutia.

V roku 2004 bude Slovenskej republike vyplatená finančná obálka v hodnote 615 787 EUR (25 247 267 SKK), z toho 601 660 EUR (24 668 060 SKK) na zasadania rady (položka č. 2501 rozpočtu Európskeho spoločenstva) a 14 127 EUR (597 207 SKK) na zasadnutia výborov pre ESDP – Európska bezpečnostná a obranná politika (položka č. 3400 rozpočtu Európskeho spoločenstva).
Generálny sekretariát rady bude členským štátom vyplácať finančnú obálku v dvoch splátkach. V apríli 2004 dostala Slovenská republika plnú sumu finančnej obálky pre rok 2004. Počnúc rokom 2005 bude Slovenskej republike uhradená 1. splátka vo výške 60 % pridelenej sumy k 15. januáru a 40 % k 15. júlu bežného roka.

V zmysle  rozhodnutia č. 190/2003 sa môžu z pridelenej finančnej obálky nahrádzať iba cestovné výdavky súvisiace s cestou, ktorá sa uskutočnila s cieľom zúčastniť sa:
a)	zasadania rady alebo jedného z jej prípravných orgánov;

b)	ďalšieho zasadania v rámci aktivít rady ako inštitúcie;

c)	zasadania medzivládnej konferencie s ohľadom na prepracovávanie medzinárodných zmlúv alebo prístupu štátu do Európskej únie alebo do jedného z jej závislých orgánov;

d)	akéhokoľvek iného zasadania, ako sú zasadania menované pod bodom (c), konané v rámci  medzinárodných zmlúv a ktoré sú neodmysliteľne spojené s prácou rady a zamerané na dodanie silného politického impulzu vývoju únie. 

B.1. Zasadania rady alebo v rámci rady oprávňujúce k náhrade cestovných výdavkov

1	(i) zasadania rady;

(ii) spoločné zasadania rady;

(iii) pracovné skupiny a výbory podľa zoznamu výborov a pracovných  skupín ( založené COREPER-om), ktoré sa podieľajú na prípravných prácach rady. Sekretariát pravidelne aktualizuje tento zoznam vzhľadom na pôsobenie rady;

(iv) zasadania Trojky (minulé, súčasné a budúce predsedníctvo) plánované predsedníctvom v rámci spoločnej zahraničnej a bezpečnostnej politiky;

(v) zasadania ministrov Svetovej obchodnej organizácie (raz za dva roky);

(vi) konferencie na najvyššej úrovni únie a krajín v regióne (napr. Latinská Amerika a karibská oblasť, Afrika a Ázia);

(vii) medzivládne konferencie a ich podriadené orgány. 

2.	Zasadania v krajine predsedníctva 

Počet zasadaní pracovnej skupiny alebo výborov, ktoré sa tradične organizujú v predsedajúcej krajine a ktoré sa predpokladajú podľa týchto dohovorov, nesmie za žiadnych okolností prevýšiť číslo pätnásť.  

 B.2. Zasadania rady a v rámci rady neoprávňujúce k náhrade cestovných výdavkov

1.	Výbory zriadené medzinárodnými zmluvami 

(i)   Ekonomický a finančný výbor 
-     sekretariát tohto výboru je stanovený komisiou, ktorý tiež kryje svoje výdavky;
(ii)  Výbor pre zamestnanosť  
-   tento poradný výbor zriadený podľa článku 130 zmluvy, formuluje názory na žiadosť       buď rady alebo komisie a prispieva k príprave konaní rady. Jeho cestovné výdavky hradí  komisia. 
(iii)   Výbor sociálnej ochrany 
-        cestovné výdavky hradí komisia.  

2.	Iné zasadania (v Bruseli a na iných miestach)

(i)	   COST – technický výbor [Výnimky: Výbor vedúcich pracovníkov (CSO) a pracovná          skupina  pre právne, administratívne a finančné otázky (JAF) majú nárok na náhradu]
(ii)	   Energetická charta 
(iii)	   Asociačné výbory 
(iv)   Výbory pre spoluprácu
(v)    Koordinačné zasadania  konané pod záštitou komisie 
(vi)  Koordinačné zasadania konané spolu s medzinárodnou konferenciou alebo zasadaním.    Koordinačné zasadania v Ženeve spolu so zasadaniami WTO a zasadania pracovnej skupiny pre všeobecné záležitosti spolu so schôdzami parlamentu v Štrasburgu sú zaradené do tejto kategórie.
(vii) 	Zasadania externej politiky pre rybolov
(viii) Zasadania spoločných výborov zriadených na základe spoločných dohôd bez ohľadu na          to, kto im predsedá.
(ix)   Zasadania spoločných výborov zriadených na základe dohôd spoločenstva.
(x)    Žiadne prípravné alebo následné zasadania k schôdzkam na najvyššej úrovni, konaným podľa bodu I.1 (vi) (uskutočnené mimo sídla rady), bez ohľadu na to, či ide o zasadanie rady alebo orgánu rady, nebudú mať nárok na náhradu.

B.3. Kontrola využitia pridelených prostriedkov z finančnej obálky

V priebehu dvoch mesiacov nasledujúcich po konci daného rozpočtového roku poskytne každý členský štát generálnemu sekretariátu rady vyhlásenie uvádzajúce, ako sa využili celkové pridelené finančné prostriedky. Generálny sekretariát rady skontroluje toto vyhlásenie a ak bude nevyhnutné, vykoná audit použitia finančných prostriedkov pridelených členským štátom. Nevyužité sumy a čiastky, pre ktoré sa neposkytnú podporné dokumenty, sa odpočítajú z čiastok určených na vyplatenie v ďalšej splátke. 

C.	Náhrada cestovných výdavkov v podmienkach Slovenskej republiky

Dňom vstupu Slovenskej republiky do Európskej únie, tzn. od 1. 5. 2004, získalo Slovensko ako plnoprávny členský štát Európskeho spoločenstva právo na náhradu cestovných výdavkov súvisiacich s účasťou zástupcov SR  na zasadaniach rady a v rámci rady. 

Jednou z podmienok nového systému náhrady cestovných výdavkov je určiť  na národnej úrovni orgán/inštitúciu na administráciu systému. Tento orgán bude zároveň zabezpečovať kontakt s EÚ. V rámci nového systému v podmienkach Slovenskej republiky bude Ministerstvo financií SR:
- kontaktným národným orgánom voči EÚ;
- príjemcom finančnej obálky pridelenej Slovensku na náhradu cestovných výdavkov.

C.1	Rozdelenie finančnej obálky medzi ÚOŠS/inštitúcie 

ÚOŠS
	Návrh ÚOŠS	ROZDELENIE OBÁLKY	Poznámka	
	Počet zasadaní	SK
(15 tis. Sk/cesta)		Počet zasadaní	SK
(15 tis.
Sk/cesta)	EURO		
ÚV	11	165.000		11	165000	4024		
MF	196+9	3.075.000		147	2205000	53780		
MH	219+9+8	3.540.000		169	2535000	61829		
MP	314+18	4.980.000		237	3555000	86707		
MDPT	170+12	2.730.000		130	1950000	47561		
MK	23	345.000		17	255000	6219		
MŠ	100+6	1.590.000		75	1125000	27439		
MŽP	93+10	1.545.000		73	1095000	26707		
MPSVaR	58+6	960.000		45	675000	16463		
MS	89+5	1.410.000		67		     1005000	24512		
MVRR	8	120.000		8	120000	2927		
MZ	52	780.000		37	555000	13537		
MO	31	465.000		22	330000	8049		
MV	332+5	5.055.000		241	3615000	88170		
MZV	269	4.035.000		193	2895000	70609		
Misia SR	90	1.350.000		64	960000	23415		
ÚNMS	37	555.000		27	405000	9878		
PMÚ	11	165.000		11	165000	4024		
ÚVO	3	45.000		3	45000	1098		
NBS	2	30.000		2	30000	732		
ÚJD	38	570.000		27	405000	9878		
ÚPV	40	600.000		29	435000	10610		
ŠÚ	7	105.000		7	105000	2561		
ÚOOÚ								
Rada pre VaR 	2	30.000		2	30000	732		
SPOLU	2.283	34.245.000		1644	24660000	601461		

Poznámky:
1 EURO = 41 SK
Počet zasadnutí = počet zasadnutí pracovných skupín rady + zasadania Rady ministrov
MZV: včítane 6 summit, 24 MVK, 5 COPO

C.2.	Účasť na zasadaniach rady, uvedených v bode B.1

1)	ÚOŠS/inštitúcia pripravuje zahraničnú pracovnú cestu vrátane cestovných dokladov pre svojho zástupcu/zástupcov v súvislosti s jeho/ich účasťou na zasadaniach rady uvedených v bode B.1.z finančných zdrojov pridelených na bežný rok;
2) 	účasť zástupcu na zasadaní; zástupca je povinný zapísať sa do prezenčnej listiny a riadiť sa pokynmi organizátora zasadania; 
3)	ÚOŠS/inštitúcia zúčtuje zahraničnú pracovnú cestu svojho zástupcu/zástupcov podľa platných predpisov ( zákon č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách);
4)	ÚOŠS/inštitúcia odošle dvakrát za mesiac kópie cestovných dokladov spolu s vyplneným výkazom cestovných výdavkov  na adresu: odbor Národného fondu, Ministerstvo financií SR, Štefanovičova 5, P. O. Box 82, 817 82 Bratislava; 
5) 	MF SR spracuje cestovné doklady;  
6)	prevod príslušnej sumy v SK z osobitného účtu MF SR na určený účet príslušného ÚOŠS/inštitúcie

Povinnosti Ministerstva financií SR
-	otvorenie a vedenie mimorozpočtového devízového účtu pre finančnú obálku v Štátnej  pokladnici;
-	po obdržaní cestovných dokladov spolu s vyplneným výkazom od ostatných ÚOŠS/inštitúcií zaúčtuje výdavky do systému ISUF (Informačný systém účtovania fondov);
-	po vykonaní predbežnej kontroly cestovných dokladov a výkazu cestovných výdavkov po formálnej stránke zabezpečí prevod príslušnej sumy z osobitného účtu MF SR na určený účet príslušného ÚOŠS/inštitúcie do 20 dní po obdržaní výkazu cestovných výdavkov, ak formálna kontrola potvrdí kompletnosť výkazu, v prípade nekompletnosti údajov na výkaze cestovných výdavkov termín na úhradu začína plynúť odo dňa dodania chýbajúcich údajov z príslušného ÚOŠS/inštitúcie;
-	MF SR zabezpečí archiváciu obdržaných dokumentov v zmysle platných predpisov;
-	najneskôr do 1. marca každého roka vypracuje a zašle generálnemu sekretariátu rady vyhlásenie, v ktorom uvedie, ako sa využili finančné prostriedky z finančnej obálky za predchádzajúci rozpočtový rok (Príloha 1A, 1B,1C, 1D)
-	v prípade uskutočnenia kontrolnej misie generálneho sekretariátu rady umožní prístup k archivovaným dokladom;
-	s cieľom zabezpečenia maximálneho využitia prostriedkov z finančnej obálky MF SR v spolupráci s MZV SR a príslušnými ÚOŠS/inštitúciami vyhodnotí čerpanie týchto finančných prostriedkov raz za dva mesiace a MF SR následne upraví pôvodné rozdelenie prostriedkov v tabuľke C.1.  Na základe získaných poznatkov sa príjme odporúčanie ohľadne princípov účasti na zasadaniach výborov a pracovných skupín rady (napr. 1 zasadanie = 1 expert). 

Povinnosti Ministerstva zahraničných vecí SR
-	spolupracovať pri prerozdeľovaní prostriedkov z finančnej obálky medzi ÚOŠS/inštitúcie

Povinnosti ÚOŠS/inštitúcií
-	dodržiavať zásady hospodárnosti pri zabezpečovaní účasti svojich zástupcov v rámci  nového systému náhrad cestovných výdavkov;
-	predkladať MF SR len tie cestovné doklady, ktoré súvisia so zasadaniami rady alebo v rámci rady oprávňujúcimi k náhrade týchto výdavkov;
-  v prípade uskutočnenia kontrolnej misie generálneho sekretariátu rady predložiť potvrdenie, že zaplatil  príslušný  cestovný doklad;
-	v plnom rozsahu zodpovedať za oprávnenosť vzniku nároku voči ES z titulu náhrady cestovných výdavkov;
-     zabezpečiť archiváciu originálov cestovných dokladov v zmysle platných predpisov;
-	doručiť na MF SR dvakrát mesačne: do 15. dňa v mesiaci za obdobie od 1. dňa – do 15. dňa predchádzajúceho mesiaca a do posledného dňa v mesiaci za obdobie od 16. dňa – do konca predchádzajúceho mesiaca ( podľa dátumu návratov) vyplnený výkaz cestovných výdavkov (Príloha 2A,2B, v písomnej a v elektronickej forme na adresy: ddragulova@mfsr.sk, sneckarova@mfsr.sk) v členení podľa položky 2501 a položky č.3400 rozpočtu ES, ku ktorému vždy priloží:
               i) kópie cestovných dokladov; v prípade, keď na cestovnom doklade nie je                         jednoznačne uvedená jeho cena, je potrebné predložiť aj potvrdenie o jeho cene od             agentúry, ktorá zabezpečovala cestovný doklad
               ii) kópie cestovných príkazov
               iii) výkaz cestovných výdavkov v angličtine (Príloha 3A, 3B v písomnej                a elektronickej podobe na vyššie uvedené adresy) 
- 	v plnom rozsahu zodpovedať za stratu cestovných dokladov svojich zástupcov. Strata príslušných dokladov, aj bez cudzieho zavinenia, sa pritom nepovažuje za objektívny dôvod nepreukázania cestovných výdavkov. To znamená, že takéto výdavky nebudú nahradené z finančnej obálky;
-	k prvému vyhodnoteniu (mesiac august) ÚOŠS/inštitúcie predložia na požiadanie MF SR a MZV SR predpokladanú frekvenciu zasadaní výborov a pracovných skupín rady v ich gestorstve do 31. decembra 2004.          	

Zásady hospodárnosti pri vysielaní zástupcov SR na zasadnutia Rady EÚ

Zástupcovia SR vyslaní na zasadnutie rady sú povinní použiť dopravný prostriedok zabezpečujúci maximálnu hospodárnosť vynakladania finančných prostriedkov. Pri použití lietadla majú nárok na prvú triedu, resp. biznis triedu, minister, štátni tajomníci a vedúci úradu. Ostatní zamestnanci majú nárok na turistickú, resp. ekonomickú triedu. Pri určení počtu zasadaní výborov a pracovných skupín rady sa vychádzalo zo skutočnosti, že priemerná cena letenky je 15.000 Sk. V rámci rozdelenia finančnej obálky je rozhodujúcim údajom suma pridelená jednotlivým ÚOŠS/inštitúciám, to znamená, že počet zasadaní bude závisieť od cien cestovných dokladov.  

Neoprávnené alebo  zadržané prostriedky finančnej obálky

Neoprávnene alebo nesprávne použité finančné prostriedky finančnej obálky (náhrady  cestovných výdavkov) je Slovenská republika povinná uhradiť v súlade s článkami kapitoly 5 - Príjmové operácie nariadenia komisie (ES, Euratom) č. 2342/2002 z 23. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobné pravidlá pre vykonávanie nariadenia rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o finančnom nariadení uplatniteľnom na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev. V zmysle  § 55f zákona 303/1995 Z. z. o rozpočtových pravidlách subjekt,  ktorý neoprávnene  použil alebo zadržal  prostriedky poskytnuté  na základe medzinárodných zmlúv, je povinný neoprávnene použitú  alebo zadržanú sumu týchto prostriedkov vrátane penále vrátiť. Neoprávnene použité alebo zadržané prostriedky Európskych spoločenstiev  sú príjmom osobitného účtu ministerstva v Štátnej pokladnici.