I n f o r m á c i a

z kontroly dodržiavania právnych predpisov a ďalších noriem upravujúcich poskytovanie prostriedkov Európskych spoločenstiev na Úrade vlády SR

Kontrolu vykonal Úrad vlády Slovenskej republiky  (ďalej len "ÚV SR") v súlade s uznesením vlády SR č. 708/2002, ktorým bolo schválené  "Zameranie kontrolnej činnosti Úradu vlády SR na II. polrok 2002".

Cieľom kontroly bolo zistiť vecné a časové plnenie úloh štátnej správy so zameraním na dodržiavanie príslušných všeobecne záväzných a interných právnych noriem a pravidiel Európskych spoločenstiev, na základe ktorých kontrolovaný subjekt vykonáva svoje kompetencie, s osobitným dôrazom na plnenie prijatých opatrení z predchádzajúcich kontrol vykonaných v auguste 2000 (v odbore zahraničnej pomoci ÚV SR) a v júli 2002 (v sekcii pre európske záležitosti).

Subjektami kontroly boli sekcia pre európske záležitosti ÚV SR (ďalej len "SEZ") a sekcia ľudských práv a menšín ÚV SR (ďalej len "SĽPaM").

 Kontrolované bolo obdobie od 1. 1. 2000 do 30. 9. 2002.

Predmetom kontroly boli nasledovné oblasti:

A.	Systém koordinácie programovania, implementácie, monitorovania a kontroly realizácie programu PHARE v Slovenskej republike.

B.	Funkčnosť systému informovania verejnosti o možnostiach poskytovania finančných prostriedkov Európskych spoločenstiev (ďalej len "ES") v rámci predvstupovej pomoci, najmä či sú informácie o poskytovaní prostriedkov z ES  publikované vo verejne dostupných médiách (internet, verejná tlač) v slovenskom jazyku.

C.	Systém vedenia dokumentácie predkladaných dokumentov, jeho súlad so Všeobecnou koordinačnou smernicou pre zahraničnú pomoc poskytovanú Európskou úniou (ďalej len "EÚ") a jej členskými štátmi v období pred vstupom Slovenskej republiky (ďalej len "SR") do EÚ a Smernicou k príprave a realizácii programu PHARE.

D.	Plnenie prijatých opatrení na odstránenie nedostatkov zistených kontrolou poskytovania finančných prostriedkov z fondov EÚ prostredníctvom ÚV SR vykonanou v auguste 2000.

E.	Funkčnosť systému vnútornej kontroly v kontrolovaných subjektoch (kontrola opatrení prijatých na základe výsledkov kontroly funkčnosti systému vnútornej kontroly vykonanej v júli 2002 v SEZ).
Výsledky vykonanej kontroly

A.	Systém koordinácie programovania, implementácie, monitorovania a kontroly realizácie programu PHARE v SR

Koordinácia programovania, implementácie, monitorovania a kontroly realizácie programu PHARE v SR sa riadi Všeobecnou koordinačnou smernicou pre zahraničnú pomoc poskytovanú Európskou úniou a jej členskými štátmi v období pred vstupom Slovenskej republiky  do EÚ a Smernicou k príprave a realizácii programu PHARE, schválenou uznesením vlády SR č. 55/2002 zo 16. 1. 2002 (ďalej len „Všeobecná koordinačná smernica“). Do tohto obdobia platila Smernica k príprave a realizácii programu PHARE v SR na obdobie 2000 - 2006. V súlade s uvedenými právnymi predpismi a Organizačným poriadkom ÚV SR odbor zahraničnej pomoci bol výkonným útvarom pre koordináciu uvedených činností. Po organizačnej zmene, ktorá sa uskutočnila 29. 3. 2002, prešli tieto kompetencie na odbor zahraničnej pomoci PHARE, bilaterálnej a multilaterálnej spolupráce. 

Kontrola bola vykonaná v sekcii pre európske záležitosti.

V súlade s citovanými právnymi predpismi odbor zahraničnej pomoci organizoval výzvu na predkladanie návrhov projektov programu PHARE do 31. októbra, metodicky usmerňoval jednotlivé rezorty a sektorových koordinátorov pri vypracovávaní programov. Pracovníci odboru sa zúčastňovali pravidelných stretnutí so zástupcami implementačných agentúr. Odbor organizoval pravidelné stretnutia Spoločného monitorovacieho výboru a Sektorových monitorovacích podvýborov. Záznamy zo stretnutí Spoločného monitoriovacieho výboru a Sektorových monitorovacích podvýborov odbor zverejňoval v anglickom jazyku na internetovej stránke ÚV SR (www.vlada.gov.sk/phare). 

Z hľadiska informovanosti verejnosti o priebehu a výsledkoch monitorovacieho procesu neboli tieto informácie uvedené v slovenskom jazyku, resp. na internetovej stránke nebola k dispozícii informácia, že záznamy z týchto rokovaní sú v anglickom jazyku spolu s odôvodnením. Uvedeným spôsobom, keď informácie neboli k dispozícii slovenskej verejnosti v slovenskom jazyku, kontrolovaný subjekt postupoval v rozpore so zákonom o štátnom jazyku. Kontrolou bolo zistené, že existujúci systém koordinácie programovania, implementácie, monitorovania a kontroly realizácie programu PHARE v SR  vytvára predpoklady pre zabezpečenie jeho funkčnosti.

B.	Funkčnosť systému informovania verejnosti o možnostiach poskytovania finančných prostriedkov ES v rámci predvstupovej pomoci, najmä či sú informácie o poskytovaní prostriedkov z ES  publikované vo verejne dostupných médiách (internet, verejná tlač) v slovenskom jazyku

Podľa Všeobecnej koordinačnej smernice je za informovanie verejnosti a oprávnených subjektov o možnostiach využívania predvstupovej pomoci EÚ zodpovedný sektorový koordinátor.

Kontrola vykonaná v sekcii pre ľudské práva a menšiny:

Preukázalo sa, že sektorový koordinátor po doručení výzvy na predkladanie projektov od riaditeľa odboru zahraničnej pomoci ÚV SR písomne informoval Radu vlády SR pre mimovládne organizácie, Radu vlády SR pre národnostné menšiny a Poradný zbor splnomocnenkyne vlády SR pre rómske komunity. Na základe tejto výzvy boli sektorovému koordinátorovi zasielané návrhy jednotlivých projektových zámerov. Sektorový koordinátor na základe programovacích dokumentov pre program PHARE na príslušné programovacie obdobie (Programovacia príručka pre program PHARE, pravidelná správa Európskej komisie o pripravenosti SR na vstup do Európskej únie, Národný program pre prijatie Acquis communautaire) vypracoval jednotlivé projektové zámery v súlade s týmito dokumentmi. Obsah a cieľ predkladaných projektových zámerov bol koordinovaný aj s ďalšími organizáciami tretieho sektora (Rada donorov, Nadácia na podporu občianskych aktivít, Rozvojový program Organizácie spojených národov /UNDP/ a iné), aby sa predišlo duplicitnej realizácii projektov. O možnostiach poskytovania finančných prostriedkov ES a predkladaní projektov SĽPaM odpovedala na listy a telefonické žiadosti občanov a záujmových združení.

Kontrola vykonaná v sekcii pre európske záležitosti

Sekcia pre európske záležitosti zverejňuje na internetovej stránke  ÚV SR výzvy na predkladanie projektov, smernice pre programovanie PHARE, manuály postupov predvstupovej pomoci, správy o postupe SR v príprave na vstup do EÚ a tiež zabezpečuje vydávanie informačných materiálov týkajúcich sa EÚ, ako aj fondov predvstupovej pomoci. 

C. 	Systém vedenia dokumentácie predkladaných dokumentov, jeho súlad so Všeobecnou koordinačnou smernicou 

Uznesením vlády SR č. 55/2002 vláda SR schválila Všeobecnú koordinačnú smernicu pre zahraničnú pomoc poskytovanú Európskou úniou a jej členskými štátmi v období pred prijatím Slovenskej republiky do Európskej únie a Smernicu k príprave a realizácii programu PHARE.  Týmto uznesením vláda SR zrušila Smernicu k príprave a realizácii programu PHARE v SR na obdobie 2000 - 2006, ktorá bola prijatá uznesením vlády SR č. 656/1999. Uznesením vlády SR č. 739/2000 bola prijatá Koordinačná smernica pre prípravu a realizáciu programu ISPA v SR. Tieto smernice tvoria základný právny rámec prípravy a realizácie projektov financovaných z finančných prostriedkov ES a upravujú aj systém evidencie jednotlivých projektových zámerov a projektov (project fiche). 

Zároveň na ÚV SR platí pri manipulácii s podaniami Pokyn vedúceho ÚV SR č. 1/1999, ktorým sa upravuje jednotný výkon spisovej služby (Spisový poriadok). Každé podanie má mať podľa Spisového poriadku (čl. 3 ods. 4) založený spisový obal, ktorého úlohou je primárne informovanie o obsahu spisu, jeho obehu. Na spisovom obale má byť uvedený skartačný znak a informácia o zaevidovaní podania. Evidencia podaní sa uskutočňuje podľa čl. 7 ods. 2 Spisového poriadku. 

Kontrola vykonaná v sekcii pre európske záležitosti:

Preukázalo sa, že prevažne vlastné podania odboru zahraničnej pomoci PHARE, bilaterálnej a multilaterálnej spolupráce a odboru zahraničnej pomoci ISPA a SAPARD nezodpovedali citovaným ustanoveniam Spisového poriadku.

Podania nemali založené spisové obaly, pričom  spisový obal sa má zakladať ku všetkým spisom, a to i k  tým, ktoré sú určené na spracovanie inými odbormi. Prijaté a odoslané podania boli evidované v dvoch rôznych podacích denníkoch. Z tohto dôvodu sa vyskytujú dve rôzne podania, ktoré však majú rovnaké evidenčné čísla. Z uvedeného vyplýva, že nie je možná jednoznačná identifikácia podania podľa jeho evidenčného čísla, čím sa zneprehľadňuje agenda a vyhľadávanie v nej.

Podľa Všeobecnej koordinačnej smernice (čl. 10 ods. 2. písm. b) riaditeľ odboru zahraničnej pomoci vedie kompletnú evidenciu návrhov projektov a projektových zámerov predložených sektorovými koordinátormi. Podľa citovanej smernice riaditeľ odboru pridelí každému projektovému zámeru identifikačné číslo, ktoré zaručí jeho jednoznačnú identifikáciu v celom cykle programovania (čl. 23 ods. 12 a čl. 23 ods. 15). Projektové zámery, ktoré boli doručené sektorovými koordinátormi po lehote na predkladanie projektových zámerov sa majú evidovať osobitne (čl. 23 ods. 17). 

Z predloženej evidencie projektových zámerov k národnému programu PHARE  na rok 2002 sa zistilo, že projektové zámery, ktoré boli doručené po lehote na predkladanie projektových zámerov, boli predložené na rokovanie Ministerskej rady vlády SR pre európsku integráciu, ktorá svojím uznesením, v súlade so Všeobecnou koordinačnou smernicou (čl. 23 ods. 17),  rozhodla, že s týmito projektovými zámermi sa bude ďalej nakladať ako s projektovými zámermi, ktoré boli doručené v lehote určenej na predkladanie projektov.

Kontrola vykonaná v sekcii pre ľudské práva a menšiny:

Kontrola bola vykonaná výberovým spôsobom. Na základe porovnania predloženej dokumentácie, vybratých spisov a podacieho denníka sa zistilo, že systém vedenia dokumentácie je v súlade so Spisovým poriadkom Úradu vlády SR.

D.	Kontrola plnenia prijatých opatrení z vykonanej kontroly v odbore zahraničnej pomoci ÚV SR v auguste 2000

Vykonanou kontrolou sa zistilo, že odbor zahraničnej pomoci plnil opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov, ktoré prijal na základe výsledkov kontroly vykonanej v roku 2000 nasledovne:

Opatrenie č. 1 k nevypracovaniu hodnotiaceho dokumentu (analýzy), preukazujúceho splnenie cieľa, pre ktorý boli dôvody presunutia kompetencií z MZV SR na Úrad vlády SR (analýza na základe uznesenia vlády SR č. 565/1995). Opatrenie na odstránenie uvedeného  nedostatku malo byť vykonané v pôvodnom termíne do 31. 10. 2000. V tomto termíne bolo opatrenie splnené čiastočne. V upravenom termíne do 31. 5. 2001 bolo opatrenie taktiež splnené čiastočne.

 Opatrenia č. 2, 3, 5 boli prijaté na odstránenie nedostatkov súvisiacich s právnym statusom a vymedzením kompetencií výkonného národného koordinátora, na odstránenie nesúladu Smernice k príprave a realizácii programu Phare SR (ďalej len „Smernica“) s postavením výkonného národného koordinátora a nesúladu organizačného poriadku vo vzťahu k niektorým činnostiam vykonávaným národným koordinátorom a jeho nesúladu s citovanou Smernicou.

Opatrenia na odstránenie uvedených nedostatkov mali byť vykonané  v termíne do 31. 10. 2000 Dodatkom k Smernici, ktorý by  nedostatky upravil. Opatrenia boli splnené oneskorene, až v upravenom termíne.

Opatrenie č. 4 k opodstatnenosti začlenenia odboru zahraničnej pomoci (výkonného národného koordinátora) v štruktúre ÚV SR. Výkonný národný koordinátor podliehal národnému koordinátorovi, vedúcemu Úradu vlády SR, generálnemu riaditeľovi sekcie pre európske záležitosti ÚV SR. 

Opatrenie v pôvodnom znení nebolo v určenom termíne 31. 10. 2000 splnené. Dňa 18. 4. 2001 bolo vedúcim úradu vlády prijaté opatrenie v novom znení, a to navrhnúť nový model a právny rámec štruktúry administratívneho začlenenia s termínom splnenia 31. 5. 2001. Opatrenie nebolo v stanovenom termíne splnené, termín splnenia bol na základe žiadosti zmenený na 15. 6. 2001. Odbor zahraničnej pomoci predložil vedúcemu úradu vlády analýzu štruktúr administratívneho zabezpečenia zahraničnej pomoci v iných kandidátskych krajinách až 15. 6. 2002. Návrh nového modelu však uvedená analýza neobsahovala. 

Na základe vyžiadania orgánu kontroly  kontrolovaný subjekt predložil vyjadrenie, v ktorom informoval, že vedúci úradu vlády s účinnosťou od 29. 3. 2002 zmenil Organizačný poriadok ÚV SR jeho  Dodatkom č. 22, ktorým bol zrušený odbor zahraničnej pomoci a zriadené boli dva samostatné odbory – odbor zahraničnej pomoci PHARE, bilaterálnej a multilaterálnej spolupráce a odbor zahraničnej pomoci ISPA a SAPARD. Vydaním uvedeného dodatku však nebola splnená požiadavka, aby Organizačný poriadok ÚV SR obsahoval popis úloh a činností odborov a pôsobnosti riaditeľov týchto útvarov .Opatrenie v novom znení bolo splnené oneskorene a čiastočne.

Opatrenie č. 6 k vytváraniu podmienok, aby dokumenty, ktoré majú zásadný vplyv na prípravu, implementáciu a funkčnosť systému PHARE, boli v platnej podobe aj v slovenskom jazyku. Opatrenie bolo v stanovenom termíne do 31. 10. 2000  splnené.

Opatrenie č. 7 k vytváraniu prekážok voči nerešpektovaniu práva Slovenskej republiky vo fáze obstarávania (zákon o verejnom obstarávaní) a diskriminácie slovenských dodávateľov. Opatrenie sa má plniť priebežne. Opatrenie, tým že sú verejné súťaže zverejňované na internetovej stránke Úradu vlády SR aj v slovenskom jazyku, bolo čiastočne splnené. Opatrenie však nebolo splnené v plnom rozsahu kontrolných zistení. Na tomto stave sa prejavili aj pretrvávajúce problémy súvisiace s uplatňovaním zákona č. 263/1999 Z.z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov vo vzťahu k obstarávateľom, ktorí vo verejnom obstarávaní nie sú povinní postupovať podľa metód a postupov upravených v druhej časti zákona o verejnom obstarávaní, ako aj súvisiace so vzájomným vzťahom cit. zákona a medzinárodných zmlúv pri ich uplatňovaní vo verejnom obstarávaní vykonávanom v Slovenskej republike

Opatrenie č. 8  k neexistencii aktuálneho uceleného menovitého prehľadu organizačných štruktúr pôsobiacich na území Slovenskej republiky v rámci programu PHARE, resp. ďalších programov (ich zriaďovanie, postavenie, kompetencie, vzájomné prepojenie a financovanie). Opatrenie malo byť splnené v termíne do 31. 10. 2000. Opatrenie bolo splnené, avšak oneskorene, tým že dňa 11. 7. 2001 bol na internetovej stránke Úradu vlády SR zverejnený adresár organizačných štruktúr predvstupovej pomoci EÚ, ktorý obsahuje aj kontakty na zodpovedných pracovníkov v celom procese poskytovania predvstupových finančných prostriedkov EÚ.
Opatrenie č. 9 k nesledovaniu a nevyhodnocovaniu efektívnosti poskytnutej pomoci a tiež k neprijímaniu konkrétnych opatrení. Pravidelná hodnotiaca správa, predkladaná vláde  mala byť rozšírená o hodnotenie efektívnosti vynakladaných prostriedkov a o návrh opatrení za rok 2000 ku dňu 30. 6. 2001 a ďalej priebežne. Uvedené opatrenie bolo za rok 2000 splnené oneskorene, ku dňu 18. 10. 2001. Za ďalšie roky sa opatrenie plní priebežne.

E.	Funkčnosť systému vnútornej kontroly v kontrolovaných subjektoch a kontrola opatrení prijatých na základe výsledkov vnútornej kontroly v júli 2002

Riadiť a kontrolovať činnosť sekcie, resp. odboru sú povinnosti vedúcich zamestnancov, ktoré vyplývajú z príslušných pracovnoprávnych predpisov. Uvedené povinnosti pre vedúcich zamestnancov ÚV SR sú ďalej obsiahnuté v § 10 písm. a), b) Pracovného poriadku, čl. 8 Organizačného poriadku a v Pokyne vedúceho ÚV SR č. 1/2002 z 9. 1. 2002, ktorým sa upravuje systém vnútornej kontroly na ÚV SR.

Po nadobudnutí účinnosti (od 1. 3. 2002) citovaného pokynu majú vedúci zamestnanci a predstavení ÚV SR predkladať zápisy, resp. protokoly, záznamy z vykonaných kontrol s obsahom predpísaných náležitostí (čl. 3 ods. 4 pokynu) vedúcemu ÚV SR v termíne do 3 pracovných dní od ukončenia kontroly (podľa čl. 5 ods. 1). 

Subjekty, v ktorých bola vykonaná kontrola (SEZ a SĽPaM), nepreukázali orgánu kontroly splnenie citovaných opatrení pokynu. Kontrolou sa preukázalo tiež nedodržanie čl. 5 ods. 2 citovaného pokynu, podľa ktorého mali v termíne do  10. júna 2002 predložiť vedúcemu ÚV SR prostredníctvom sekcie kontroly návrh na zameranie svojej kontrolnej činnosti na II. polrok 2002. 

Kontrola plnenia opatrení z kontroly vykonanej v sekcii pre európske záležitosti v roku 2002:

Opatrenie č. 1, v stanovenom termíne zasielať sekcii kontroly výsledky kontroly. Kontrolovaný subjekt nezaslal výsledné materiály za III. štvrťrok 2002 vedúcemu ÚV SR do 3 pracovných dní od ukončenia kontroly. Opatrenie nebolo splnené.

Opatrenie č. 2, spracovať záznamy a protokoly z kontrolných  zistení. Vykonaná bola jedna vnútorná kontrola v III. štvrťroku 2002. Výsledný materiál z kontroly nebol predložený. Opatrenie nebolo splnené. 

Opatrenie č. 3, vypracovať formulár Správy zo zahraničnej pracovnej cesty s upozornením na všetky náležitosti, ktoré musí vyhodnotenie ZPC obsahovať a distribuovať tento vzorový materiál riaditeľom odborných útvarov. Opatrenie bolo splnené v stanovenom termíne.

Opatrenie č. 4, vypracovať Vyhodnotenie ZPC pracovníkov sekcie pre európske záležitosti. Opatrenie bolo splnené v stanovenom termíne.

Opatrenie č. 5. štvrťročne predkladať sekcii kontroly správu o plnení úloh z Akčného plánu boja proti korupcii. Opatrenie bolo splnené v stanovenom termíne.

Opatrenie č. 6. vypracovať inovovaný Plán plnenia úloh vyplývajúcich z Akčného plánu boja proti korupcii (v rámci SEZ). Opatrenie bolo splnené oneskorene.

*            *            *

Zo súhrnných výsledkov kontroly vykonanej vo dvoch subjektoch vyplýva, že:

•	nedostatky boli zistené v správnosti vedenia evidencie vlastných podaní, ktoré neboli v súlade s Pokynom vedúceho ÚV SR č. 1/1999, ktorým sa upravuje jednotný výkon spisovej služby,

•	opatrenia, ktoré prijímal odbor zahraničnej pomoci a SEZ na odstránenie zistených nedostatkov z vykonaných kontrol v auguste 2000 a v júli 2002, neboli prijaté a vyhodnotené v stanovených termínoch. 

-	z kontroly odpočtov plnenia opatrení vyplývajúcich z kontroly vykonanej v roku 2000 vyplynulo, že z 9 prijatých opatrení splnené bolo 1 opatrenie, 5 opatrení bolo splnených oneskorene, 2 opatrenia čiastočne a 1 opatrenie bolo splnené oneskorene a čiastočne.

-	z kontroly odpočtov plnenia opatrení vyplývajúcich z kontroly vykonanej v roku 2002 vyplynulo, že z prijatých 6 opatrení boli splnené 3 opatrenia, 2 opatrenia neboli splnené a jeho opatrenie bolo splnené oneskorene.

•	v systéme vnútornej kontroly vo vybraných útvaroch ÚV SR pretrvávajú nedostatky v predkladaní výsledných materiálov vedúcemu Úradu vlády SR. 

Výsledky kontroly, z ktorých vychádzala informácia, boli prerokované v súlade so zákonom NR SR č. 10/1996 Z.z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov s kontrolovanými subjektami a bolo im uložené prijať opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov a predložiť ich sekcii kontroly v určených termínoch.

Bratislava, január 2003