Príloha č. 2

Manuál pre organizovanie verejných odpočtov

Verejné odpočty a výročné správy spolu s kontraktmi medzi ústrednými orgánmi a organizáciami v ich pôsobnosti tvoria systém, ktorého cieľom je sprehľadniť činnosť a zlepšiť riadenie organizácií. 

Cieľom verejného odpočtu je prezentovať činnosť organizácií, ktorej základom je výročná správa a kontrakt organizácie s ústredným orgánom. V roku 2000 ešte neboli uzavreté kontrakty medzi ústrednými orgánmi a podriadenými organizáciami v zmysle Návrhu opatrení (schváleného uznesením vlády SR č. 1067/2000). Preto verejné odpočty, ktoré prebehli počas mája až júna 2001, predstavili činnosť organizácií len na základe zverejnenej výročnej správy. 

Prínosom verejných odpočtov je zlepšenie informovanosti médií a občanov o činnosti štátnej správy, možnosť spropagovať výsledky organizácie a vytvorenie priestoru pre diskusiu medzi zástupcami organizácie a externými odborníkmi či laikmi. Nákladom pre organizáciu je čas, ktorý kompetentní pracovníci venovali príprave odpočtu a náklady (relatívne nízke) spojené so zabezpečením informovanosti o čase a mieste odpočtu. Aby prínosy verejného odpočtu prevýšili náklady, je potrebné, aby organizácie v spolupráci ústredným orgánom zvolili vhodnú formu odpočtu a dostatočne informovali médiá a potenciálnych účastníkov odpočtu. 

Aktivity podobné verejným odpočtom (napr. pravidelné tlačové besedy, dni otvorených dverí), už v aj minulosti  mnohé organizácie štátnej správy v rôznych podobách vykonávali. Príkladom môžu byť niektoré organizácie rezortu kultúry, Centrum poradensko-psychologických služieb (MPSVaR SR), Slovenský hydrometeorologický ústav (MŽP SR) a ďalší. Audit ústrednej štátnej správy preto navrhol vytvoriť jednotný rámec pre obsah výročných správ a verejných odpočtov a zakotviť prístup verejnosti k nim. 

Predkladaný manuál popisuje dve základné formy verejných odpočtov a upravuje postup pri ich organizovaní podľa skúseností získaných v roku 2001, kedy sa uskutočnili prvé verejné odpočty.

Formy verejného odpočtu

a)	spoločný odpočet viacerých organizácií
Organizuje ho zväčša ústredný orgán tak, že vo svojich priestoroch v rovnaký deň zhromaždí kompetentných zástupcov viacerých svojich podriadených organizácií. Ústredný orgán určí časový harmonogram spoločného verejného odpočtu (napr. vyhradí pre každú organizáciu alebo pre skupinu organizácií čas od 20 do 60 minút). 

Pre úspešný priebeh spoločného verejného odpočtu je potrebné dodržať nasledujúce pravidlá:
-	Ústredný orgán vytvorí časový harmonogram odpočtu po blokoch, ktorý sa aj približne dodrží, a to napr. v takejto forme:
-	13.00-14.30 organizácie A, B, C
-	14.30-16.00 organizácie D, E, F

-	V prípade, ak po uplynutí časového limitu položia účastníci ešte ďalšie otázky, zástupcovia organizácie zodpovedajú všetky položené otázky bez ohľadu na čas, alebo požiadajú účastníkov odpočtu o položenie otázok formou oficiálnej žiadosti o informácie, ktorá sa zaznamená na verejnom odpočte a bude zodpovedaná v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám.
-	Informovanie o mieste a termíne odpočtu zabezpečuje najmä ústredný orgán, podľa nižšie uvedeného Postupu pri príprave verejného odpočtu, časť ii). Informovanie spolupracujúcich organizácií, odborníkov z danej oblasti a zástupcov odbornej tlače o mieste a termíne odpočtu zabezpečujú jednotlivé organizácie.

-	výhody: väčší počet účastníkov, väčšia odozva v tlači, centrálny spôsob organizácie odpočtu;
-	nevýhody: spoločný odpočet kladie nároky na dobrú organizáciu a časový manažment odpočtu - v prípade väčšieho počtu organizácií v rámci spoločného odpočtu dochádza k časovým posunom odpočtov jednotlivých organizácií. Pre účastníkov vzniká potom problém zúčastniť sa na odpočtoch vybraných organizácií. 

b)	samostatný odpočet organizácie v jej sídle
Odpočet organizuje podriadená organizácia individuálne vo svojom sídle a vo zvolenom čase. Organizovanie odpočtu samostatne umožňuje organizácii viac ho prispôsobiť na vlastné podmienky. Na základe skúseností z odpočtov v roku 2001 sa vyprofilovali nasledovné formy samostatných verejných odpočtov: 
-	deň otvorených dverí (vhodné najmä pre múzeá, organizácie rezortu kultúry, ale aj iné organizácie);
-	spojenie odpočtu s pravidelnou tlačovou besedou organizácie (vhodné najmä pre väčšie organizácie alebo tie, ktoré poskytujú služby priamo občanom);
-	konanie odpočtu v deň porady členov vedenia organizácie, riaditeľov detašovaných pracovísk, ktorí zastupujú organizáciu na verejnom odpočte  (vhodné najmä pre organizácie zo zložitejšou organizačnou štruktúrou a s detašovanými pracoviskami v regiónoch).

-	výhody: väčšia možnosť prispôsobiť verejný odpočet podmienkam organizácie (napr. deň otvorených dverí, spojenie odpočtu s pravidelnou tlačovou besedou organizácie, ai.);
-	nevýhody: v prípade, ak veľké množstvo organizácií z rôznych rezortov usporiada svoje odpočty samostatne, ich termíny sa často prekrývajú a tým znižujú účasť médií a verejnosti. Okrem toho, samostatný odpočet kladie vyššie organizačné nároky na samotnú organizáciu. 

Postup pri príprave verejného odpočtu 

i)	Rozhodnutie o tom, kto, kedy a v akej forme bude odpočet organizovať. Po dohode ústredného orgánu s podriadenou organizáciou a po zvážení výhod a nevýhod jednotlivých foriem sa rozhodne, či ústredný orgán zorganizuje spoločný odpočet (alebo niekoľko spoločných odpočtov) viacerých podriadených organizácií, alebo či samotné organizácie zorganizujú svoj verejný odpočet vo vlastnom sídle a vlastnej réžii. Medzi termínom verejného odpočtu a zverejnením výročnej správy musí byť najmenej 14 dní. Verejné odpočty prebehnú v období od 15. februára do 31. mája. 
ii)	Informovanie médií a verejnosti. Po rozhodnutí o termínoch a spôsobe verejného odpočtu, je dôležité oznámiť miesto a termín verejného odpočtu žurnalistom, odborníkom z danej oblasti a verejnosti. Aj v prípade ak ide o spoločný odpočet viacerých organizácií budú jednotlivé organizácie samy informovať o mieste a čase odpočtu najmä organizácie s nimi spolupracujúce a odborníkov z danej oblasti.

Koho informuje o mieste a termíne verejného odpočtu ústredný orgán: 
•	tlačové agentúry SITA a TASR
•	vybrané denníky s celoštátnou pôsobnosťou 
•	všetkých vážnych záujemcov, ktorí požiadali o zaradenie do registra vážnych záujemcov (v prípade ak tento register nie je vedený samotnými podriadenými organizáciami)
•	verejnosť na mieste konania verejného odpočtu v prípade spoločného odpočtu (napr. formou plagátu pri vchode, informácie o odpočte sú povinní podať i pracovníci na vstupe do organizácie)
•	verejnosť prostredníctvom svojej internetovej stránky a tiež najneskôr 14 dní pred konaním verejného odpočtu poskytnutím potrebných údajov o mieste a termíne odpočtu Úradu vlády SR v tejto forme: 
o	údaje o organizácii (názov, rezort, typ hospodárenia: rozpočtová/ príspevková organizácia)
o	miesto konania odpočtu (adresa, názov miestnosti, príp. poschodie)
o	čas konania odpočtu (dátum a hodina)
o	internetová adresa stránky (URL), na ktorej sa nachádza výročná správa organizácie (napr. vo forme: http://www.culture.gov.sk/ODPOCTY/stm.rtf)
•	ústredný orgán alebo organizácia bude vytvárať registre vážnych záujemcov o činnosti vykonávané v organizáciách. Vážnymi záujemcami sú predstavitelia zainteresovanej verejnosti, profesijných a občianskych združení, iné ústredné orgány, ako aj občania, ktorí o zaradenie do takéhoto zoznamu požiadajú. Pre potreby týchto registrov možno využiť aj evidenciu, ktorú bude ústredný orgán viesť v rozsahu určenom v zákone o slobodnom prístupe k informáciám
•	vážnych záujemcov bude ústredný orgán o mieste a termíne verejného odpočtu informovať vhodným spôsobom priamo

Koho informuje o mieste a termíne verejného odpočtu podriadená organizácia:
•	odbornú tlač a odborníkov z danej oblasti, 
•	regionálnu tlač a zástupcov regiónu (najmä ak sa odpočet koná v sídle organizácie)  
•	inštitúcie spolupracujúce s danou organizáciou
•	všetkých vážnych záujemcov, ktorí požiadali o zaradenie do registra vážnych záujemcov (v prípade ak tento register nie je vedený centrálne ústredným orgánom)
•	verejnosť na mieste konania verejného odpočtu v prípade samostatného odpočtu (napr. formou plagátu pri vchode, informácie o odpočte sú povinní podať i pracovníci na vstupe do organizácie)
•	verejnosť prostredníctvom svojej internetovej stránky (v prípade ak organizácia má túto možnosť) 

iii)	Priebeh verejného odpočtu a účastníci. Na verejnom odpočte sa povinne zúčastnia predstavitelia organizácie a pracovníci nominovaní ústredným orgánom, kompetentní zodpovedať otázky k danej podriadenej organizácií. Okrem toho, samotná organizácia (príp. aj ústredný orgán) bude informovať o termíne odpočtu odborníkov v danej oblasti (najmä z univerzít,  iných orgánov štátnej správy, profesijných a občianskych združení) a zástupcov spolupracujúcich organizácií.

Základom verejného odpočtu je kontrakt organizácie s ústredným orgánom a výročná správa. Preto zástupca vedenia organizácie na začiatku odpočtu zhrnie hlavné body výročnej správy, a to najmä informácie o:
-	poslaní organizácie a jej perspektíve, 
-	hlavných činnostiach a užívateľoch, 
-	rozpočte organizácie, 
-	kontrakte organizácie s ústredným orgánom a jeho plnení (v prípade, ak bol uzavretý)
-	zhodnotí aký je prínos organizácie, aký je vplyv iných inštitúcií na danú organizáciu a čo vyplýva z analýzy vývoja organizácie za posledný rok, tj. čo je žiadúce podporiť a čo zmeniť.

Organizátor vytvorí potom priestor pre vyjadrenia predstaviteľov ministerstva, odborníkov z danej oblasti a najmä pre otázky občanov a žurnalistov. Verejný odpočet musí byť organizovaný tak, aby umožnil verejnosti klásť otázky a získať úplné informácie. V prípade, ak po uplynutí časového limitu položia účastníci ešte ďalšie otázky, zástupcovia organizácie zodpovedajú všetky položené otázky bez ohľadu na čas, alebo požiadajú účastníkov odpočtu o položenie otázok formou oficiálnej žiadosti o informácie, ktorá sa zaznamená na verejnom odpočte a bude zodpovedaná v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám.

Pri organizácii verejného odpočtu a jeho priebehu, organizácia nesmie:
o	podmieňovať vstup na verejný odpočet pozvánkami, novinárskymi preukazmi, apod., keďže odpočet je verejný,
o	zanedbať informovanie médií a verejnosti o mieste a termíne verejného odpočtu, ako je uvedené v bode ii),
o	odmietnuť prezentovať v stručnej forme výročnú správu organizácie a jej kontrakt s ústredným orgánom,
o	určovať „poslednú otázku“ verejného odpočtu bez toho, aby upozornila na možnosť požiadať o informáciu podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám, ktorá sa zaznamená priamo na verejnom odpočte.

Poskytnutie údajov Úradu vlády SR, spoločný register výročných správ a verejných odpočtov

Ako je uvedené už v závere Prílohy 1 (Manuál pre prípravu výročných správ), ústredný orgán poskytuje Úradu vlády SR v deň zverejnenia výročnej správy a najneskôr 14 dní pred konaním verejného odpočtu potrebné údaje za svoje podriadené organizácie o mieste a termíne verejného odpočtu a o umiestnení výročnej správy na svojej internetovej stránke v tejto forme: 

o	údaje o organizácii (názov, rezort, typ hospodárenia: rozpočtová/ príspevková org.)
o	miesto konania odpočtu (adresa, názov miestnosti, príp. poschodie)
o	čas konania odpočtu (dátum a hodina)
o	 internetová adresa stránky (URL), na ktorej sa nachádza výročná správa organizácie (napr. vo forme: http://www.culture.gov.sk/ODPOCTY/stm.rtf)

Úrad vlády SR vytvorí na svojej internetovej stránke spoločný register výročných správ a verejných odpočtov chronologicky zoradený podľa termínov konania verejných odpočtov, a to  už k  1. februáru a následne ho bude priebežne dopĺňať podľa údajov od ústredných orgánov. 

Príklad spoločného registra výročných správ a verejných odpočtov - chronologicky zostaveného podľa termínov konania verejných odpočtov na internetovej stránke Úradu vlády SR:

Dátum: 27. február
	Slovenské technické múzeum
•	príspevková organizácia, Ministerstvo kultúry SR
•	27. február, 10:00, budova Slovenského technického múzea, Hlavná 88, Košice (miestnosť č. 05)
•	aktívne prepojenie (odkaz) na výročnú správu (napr. http://www.culture.gov.sk/ODPOCTY/stm.rtf )
	Slovenský hydrometeorologický ústav
•	príspevková org., Ministerstvo životného prostredia  SR
•	27. február, 14:00, Slovenský hydrometeorologický ústav, Jeséniova 17, Bratislava
•	aktívne prepojenie (odkaz) na výročnú správu (napr.http://www.shmu.sk/sprava.rtf)

Dátum: 3. marec  
	Slovenské banské múzeum
•	príspevková org. , Ministerstvo životného prostredia  SR
•	3. marec, 9:00, Slovenské banské múzeum, Kammerhofská 2, Banská Štiavnica (hlavná zasadačka)
•	aktívne prepojenie (odkaz) na výročnú správu (napr.http://www.sbm.sk/vs.rtf)

Dátum: 7. marec
	Centrum poradensko-psychologických služieb
•	rozpočtová org., Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR
•	7. marec, 9:00, Ministerstvo práce, soc. vecí a rodiny, Špitálska 6, Bratislava (spoločný odpočet - hlavná zasadačka)
•	aktívne prepojenie (odkaz) na výročnú správu (napr.http://www.cpps.sk/sprava.rtf)
	Centrum pre medzinárodno-právnu ochranu detí
•	rozpočtová org., Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR
•	7. marec, 9:30, Ministerstvo práce, soc. vecí a rodiny, Špitálska 6, Bratislava (spoločný odpočet - hlavná zasadačka)
•	aktívne prepojenie (odkaz) na výročnú správu (napr.http://www.cmpod.sk/vsp.rtf)
 (atď.)