Koncepcia rozvoja štátnych archívov zriadených Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov do roku 2010 (s výhľadom do roku 2015)

Úvod
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len “zákon”) definuje archív ako odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty; archívne dokumenty ustanovuje za archívne dedičstvo Slovenskej republiky, ktoré je súčasťou jej kultúrneho dedičstva; štátu ukladá povinnosť zabezpečiť jeho zachovanie. Preberanie archívnych dokumentov, ochrana archívnych dokumentov, ich sprístupňovanie a prístup k informáciám obsiahnutým v archívnych dokumentoch je verejným záujmom. Z uvedeného dôvodu zákon, ako aj vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré jeho ustanovenia (ďalej len “vyhláška”), kladú dôraz na doplňovanie archívneho dedičstva o ďalšie archívne dokumenty, jeho ochranu a prístup k nemu.
Najväčšia časť archívneho dedičstva štátu je uložená práve v štátnych archívoch zriadených Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky (“ďalej len “ministerstvo”), pričom najstaršie archívne dokumenty pochádzajú už zo začiatku 12. storočia. Štátne archívy svojím postavením a úlohami majú nenahraditeľný význam v živote každej modernej a demokratickej spoločnosti. Plnia nezastupiteľnú úlohu ako východisko zachovania informačnej kontinuity rozhodovacích procesov vo verejnom sektore a súčasne sú významnou súčasťou národného kultúrneho dedičstva Slovenskej republiky. Majú teda nezastupiteľné postavenie v štátnej správe a samospráve, kultúre, vede; tvoria integrálnu súčasť informačných štruktúr a zdrojov spoločnosti. Predstavujú pamäť národa a spoločnosti; sú základom ich identity. 
Táto ich dvojjediná úloha vyplýva z podstaty predmetu ich činnosti – archívneho dokumentu bez ohľadu na jeho nosič. Štátne archívy preberajú, ochraňujú, sprístupňujú archívne dokumenty a umožňujú prístup k archívnym dokumentom pochádzajúcim z organickej činnosti najdôležitejšej a súčasne najpočetnejšej skupiny pôvodcov - štátnych orgánov a nimi zriadených a založených právnických osôb, obcí, samosprávnych krajov a nimi zriadených a založených právnických osôb, iných právnických osôb a významných fyzických osôb, ktoré nezriadili archív. Ich význam spočíva nielen v hodnote dôkazu o činnosti, význame a postavení pôvodcu v štruktúre spoločnosti, ale aj ako predmetu s nezastupiteľnou kultúrno-historickou a informačnou hodnotou. 
Význam štátnych archívov osobitne narastá v súčasnom období prebiehajúcich inštitucionálnych reforiem spoločnosti, predovšetkým reformy verejnej správy. Rastúci počet domácich a zahraničných bádateľov v štátnych archívoch je aj dôkazom narastajúceho záujmu verejnosti uplatniť právo na poznanie a pochopenie zložitosti historických procesov vo všeobecnosti a osobitne historických procesov v 20. storočí. Aby štát umožnil uplatniť toto právo v čo najväčšom rozsahu pri zachovaní ochrany právom chránených verejných záujmov a súkromných záujmov, zákon umožňuje prístup k archívnym dokumentom bez ustanovenia všeobecnej lehoty ich neprístupnosti.
	Zákon upravuje pôsobnosť ministerstva ako ústredného orgánu štátnej správy na úseku archívov, upravuje jeho povinnosti ako zriaďovateľa štátnych archívov; ustanovuje organizáciu štátnych archívov a vymenúva ich práva a povinnosti na úseku vedenia evidencie pôvodcov registratúr a evidencie archívneho dedičstva. Oprávňuje ich vykonávať štátny odborný dozor, ktorého predmetom je kontrola plnenia ustanovení zákona nad správou registratúr, archívmi a archívnymi dokumentmi uloženými u vlastníkov, ktorí nezriadili archív. Štátne archívy schvaľujú interné akty riadenia pôvodcov pre správu registratúry, ďalej schvaľujú bádateľské poriadky archívov. Najdôležitejším oprávnením štátnych archívov vo vzťahu k pôvodcom registratúr je rozhodovanie o vyraďovaní registratúrnych záznamov u všetkých pôvodcov registratúry, ako aj o dokumentárnej hodnote záznamov mimo vyraďovacieho konania. Štátne archívy teda ako jediné archívy rozhodujú o doplňovaní archívneho dedičstva Slovenskej republiky o nové archívne dokumenty. Štátne archívy umožňujú prístup k archívnym dokumentom, ktoré prevzali a spravujú archívny informačný systém; sú oprávnené podľa zákona vyberať správne poplatky za odpisy, výpisy a potvrdenia z archívnych dokumentov alebo kópie archívnych dokumentov.
Štátne archívy majú prostredníctvom kolektívneho členstva ministerstva, ako aj stavovskej organizácie svoje zastúpenie aj v Medzinárodnej rade archívov, medzinárodnej mimovládnej organizácii, ktorej úlohou je podporovať ochranu a využívanie archívneho dedičstva ľudstva v celosvetovom meradle formou výmeny odborných poznatkov a výsledkov výskumu v oblasti archívnictva, ako aj pri riadení a organizovaní činnosti archívov. 
Zástupca ministerstva sa od roku 2003 zúčastňuje aj na pravidelných poradách vedúcich predstaviteľov riadiacich orgánov archívnictva krajín Európskej únie a pristupujúcich krajín; ministerstvo sa už zapojilo do plnenia úloh rezolúcie Európskej rady zo 6. 5. 2003 č. 2003/C 113/2 o archívoch v členských krajinách, ktorej cieľom je väčšia spolupráca archívov po jej rozšírení podčiarkujúc význam archívnych dokumentov pre pochopenie európskych dejín a kultúry, ako aj význam dobre spravovaných archívov a prístupných archívnych dokumentov pre demokratické fungovanie spoločnosti vrátane nevyhnutnosti rozvoja využitia informačných a komunikačných technológií v činnosti archívov. 
Plnenie povinností ustanovených ministerstvu a štátnym archívom zákonom, osobitne na úseku preberania, sprístupňovania, ochrany a prístupu, ktoré sú podstatou existencie každého, osobitne štátneho archívu, ako vyplýva z nasledujúcej analýzy ich činnosti a údajov z rokov 1999 – 2002, nepriaznivo ovplyvňuje ich nedostatočné priestorové, materiálno – technické, ako aj personálne zabezpečenie. Súčasný stav štátnych archívov si vyžaduje systémové opatrenia a praktické kroky na úrovni vlády, pretože iba tak Slovenská republika naplní obsahom ustanovenia osobitných predpisov, opatrenia na realizáciu Deklarácie Národnej rady Slovenskej republiky o ochrane kultúrneho dedičstva, ako aj záväzky, ktoré jej vyplývajú z medzinárodných zmlúv.

1. Analýza súčasného stavu

1.1 Preberanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov
1.1.1 Preberanie archívnych dokumentov
Štátne archívy preberaním archívnych dokumentov od vyhláškou ustanovených a nimi evidovaných 16 334 pôvodcov registratúry, ktorí nezriadili archív, systematicky doplňujú archívne dedičstvo Slovenskej republiky. Proces preberania archívnych dokumentov, a tým aj formovanie budúcich archívnych fondov optimalizujú výkonom jednotlivých odborných činností na úseku predarchívnej starostlivosti. Do procesu formovania budúcich archívnych fondov tak vstupujú už v procese správy registratúry pôvodcom schvaľovaním interných aktov pre jej správu, schvaľovaním návrhov na vyradenie registratúrnych záznamov, ako aj metodicko-inštruktážnou činnosťou. Štátne archívy ročne priemerne schvália pôvodcom viac ako 300 smerníc pre správu registratúry, 2 400 návrhov na vyradenie registratúrnych záznamov. Okrem toho odborne a lektorsky zabezpečia viac ako 900 školení a metodických inštruktáží, aby na najnižšiu možnú mieru znížili nezáujem pôvodcov rešpektovať všeobecné záväzné predpisy. Odborné činnosti súvisiace s doplňovaním archívneho dedičstva vykonáva v štátnych archívoch z celkového počtu 327 odborných zamestnancov iba 51 zamestnancov.
Štátne archívy prevzali od roku 1954, keď vznikla sústava štátnych archívov, k 31. 12. 2002 spolu 175 425 bežných metrov archívnych dokumentov. (príloha č. 1) V rokoch 1999 – 2002 to bolo 13 141 bežných metrov, čo je priemerný ročný prírastok 3 285 bežných metrov. V optimálnom prípade by 47 archívov malo do roku 2010, resp. 2015 vrátane roku 2003 prevziať 26 280, resp. 42 805 bežných metrov. Štyridsaťdva bežných kilometrov archívnych dokumentov prevzatých do roku 2015, t. j. za 13 rokov, je o desať bežných kilometrov viac, ako je dnešné množstvo archívnych dokumentov prevzatých Slovenským národným archívom od jeho založenia v roku 1954; k 31. 12. 2002 tento archív prevzal 32 805 bežných metrov.
Na systematickosť procesu preberania od jedného pôvodcu raz za päť rokov majú dosah vonkajšie, ale aj vnútorné činitele. Systematickosť preberania nepriaznivo ovplyvňuje aj likvidácia alebo zánik ekonomických subjektov bez právneho nástupcu. V niektorých prípadoch archívy preberajú archívne dokumenty alebo aj celé registratúry v snahe zachrániť ich pred zničením. Jedným z aspektov reformy verejnej správy je aj nevyhnutnosť zabezpečiť ďalšiu správu registratúry a prevzatie archívnych dokumentov. Hlavnými vnútornými činiteľmi sú nedostatok odborných zamestnancov štátnych archívov v porovnaní s počtom pôvodcov a rozsahom ich produkcie registratúrnych záznamov, nedostatočne vybavené priestory na preberanie archívnych dokumentov a najmä nedostatok voľných ukladacích priestorov vrátane priestorov pre manipuláciu s archívnymi dokumentmi.

	Okrem systematického preberania archívnych dokumentov od ich pôvodcov štátne archívy doplňujú archívne dedičstvo aj formou kúpy alebo daru od ich vlastníkov. Forma kúpy sa však využíva veľmi málo z dôvodov nedostatku finančných prostriedkov. Formu daru treba považovať za výnimku. 
Nesporne informačne a kultúrno-historicky potrebným rozšírením archívneho dedičstva by sa stalo systematické vyhľadávanie a získavanie originálov archívnych dokumentov alebo ich kópií, ktoré pochádzajú z činnosti organizácií a spolkov Slovákov alebo významných osobností zo zahraničia.
	Ďalšou formou doplňovania archívneho dedičstva štátnymi archívmi o retrospektívne informácie je systematický výskum, súpis a mikrofilmovanie archívnych dokumentov k dejinám Slovenska a Slovákov v archívoch v zahraničí. Takýto výskum je možné uskutočňovať buď na recipročnom základe podľa dokumentu medzi ministerstvom a zahraničnými partnermi o spolupráci v oblasti archívnictva, alebo formou štátom plateného výskumu. Predmetom záujmu sú najmä štátne archívy susedných krajín, ďalej Francúzska, krajín bývalej Juhoslávie, Nemecka, Rumunska, Ruska, Talianska, ako aj Tajný vatikánsky archív a archívy cirkevných inštitúcií v Ríme. Optimálnym príkladom prvej formy je spolupráca ministerstva s Maďarským krajinským archívom, kde si zmluvné strany od roku 1999 ročne vymieňajú 50 000 záberov mikrofilmov archívnych dokumentov. 
V ostatných rokoch, formou štátom plateného výskumu, ministerstvo môže uskutočňovať vo veľmi obmedzenom rozsahu iba systematický výskum vo fondoch a zbierkach Tajného vatikánskeho archívu a v archívoch ďalších cirkevných inštitúcií v Ríme. Ministerstvo však nedisponuje finančnými prostriedkami na vyhotovenie mikrofilmov alebo iných kópií archívnych dokumentov obsahujúcich informácie k dejinám Slovenska a Slovákov, a tým aj doplniť archívne dedičstvo o ďalšie retrospektívne informácie.
Systematický výskum archívnych dokumentov v Tajnom vatikánskom archíve, Apoštolskej vatikánskej knižnici a archívoch ďalších cirkevných inštitúcií sa od roku 1991 uskutočňoval na základe uznesenia vlády Slovenskej republiky č. 159/1991 ako medzirezortný projekt pod gesciou Ministerstva kultúry Slovenskej republiky s cieľom vytvoriť stále pracovisko Slovenský historický ústav v Ríme. Uznesením č. 40/1993 k správe o činnosti Pracovnej skupiny pre systematický výskum v Apoštolskej vatikánskej knižnici a Tajnom vatikánskom archíve vláda uložila ministrovi kultúry, ministrovi vnútra a ministrovi školstva pokračovať vo výskume a predložiť v spolupráci s podpredsedom vlády a ministrom zahraničných vecí návrh na doriešenie právneho postavenia pracoviska pre tento výskum. Uvedené uznesenie bolo uznesením č. 707/1999 zrušené.
Výskum archívnych dokumentov k dejinám Slovenska a Slovákov v archívoch v zahraničí uskutočňovali a uskutočňujú z prostriedkov štátneho rozpočtu, okrem štátnych archívov, aj ďalšie subjekty. Uskutočňoval ho najmä Historický ústav Slovenskej akadémie vied. Z dôvodov vylúčenia jeho duplicity, a tým aj zvýšenia efektívnosti vynakladania prostriedkov štátneho rozpočtu, treba zásadným spôsobom vyriešiť otázku systematickosti výskumu a následne budovania jedného centrálneho pracoviska pre mikrofilmy alebo iné kópie archívnych dokumentov z výskumov uskutočňovaných zo štátneho rozpočtu. 

1.1.2 Sprístupňovanie archívnych dokumentov
Aby archív mohol umožniť prístup k informáciám, ktoré obsahujú archívne dokumenty, musí ich sprístupniť. Štátne archívy ako zariadenia štátu musia uprednostniť pri stanovovaní priorít sprístupňovania požiadavky orgánov verejnej správy. Taktiež musia prednostne zabezpečovať požiadavky občanov, ktorí žiadajú o prístup k archívnym dokumentom z dôvodu ochrany svojich práv. Po roku 2004 sa miera sprístupnenosti archívnych dokumentov stane aj predmetom väčšieho záujmu zo strany Európskej únie. 
Z 22 500 archívnych fondov, archívnych zbierok a jednotlivín, vrátane 50 000 stredovekých listín, 950 000 úradných kníh, 150 000 máp a plánov je niektorou z foriem sprístupnených v štátnych ústredných archívoch a štátnych archívoch s regionálnou územnou pôsobnosťou 79%; spolu s pobočkami je to 85,5% (príloha č. 2); v rokoch 1999 – 2002 došlo k nárastu iba o 2,6% (príloha č. 2). Treba však uviesť, že za plnohodnotne odborne sprístupnené archívne fondy a archívne zbierky sa považujú tie, ku ktorým sú vypracované archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register); takto je sprístupnených 3 340 archívnych súborov; navyše mnohé archívne pomôcky zo 60. rokov minulého storočia majú zväčša evidenčný charakter. Pre takéto sprístupnenie archívneho fondu alebo archívnej zbierky je charakteristická špecifickosť odbornej náročnosti, ktorá je daná významom pôvodcu z hľadiska jeho pôsobnosti v systéme spoločnosti; vyžaduje sa dôkladná znalosť vnútorných a vonkajších vzťahov, pri sprístupňovaní archívnych fondov pochádzajúcich z činnosti orgánov verejnej správy aj znalosť dejín správy a dejín pôvodcu archívnych dokumentov. Osobitné odborné znalosti si vyžadujú archívne fondy pochádzajúce z činnosti špecializovaných orgánov, najvýraznejším príkladom sú geológia, baníctvo a hutníctvo. Obdobie vzniku archívnych dokumentov zvyšuje nároky na jazykovú pripravenosť; pre sprístupnenie archívnych dokumentov, ktoré vznikli do roku 1918 je potrebná znalosť latinčiny, stredovekej nemčiny a maďarčiny v spojení so špeciálnymi znalosťami pomocných historických vied, osobitne paleografie a diplomatiky. Sprístupňovanie novodobých archívnych fondov si vyžaduje znalosti novodobých foriem archívnych dokumentov. Odbornú náročnosť ovplyvňuje aj rozsah sprístupňovaného archívneho fondu, ako aj úroveň usporiadania pôvodcom pri jeho odovzdaní do archívu. 
Počet zamestnancov štátnych archívov vykonávajúcich odborné činnosti súvisiace so sprístupňovaním archívnych dokumentov je nedostatočný; vo všetkých štátnych archívoch, až na malé výnimky, ich vykonávajú všetci odborní zamestnanci okrem zamestnancov z úsekov predarchívnej starostlivosti a preberania archívnych dokumentov a ochrany archívnych dokumentov. Z celkového množstva 175 bežných kilometrov archívnych dokumentov na každého odborného zamestnanca pripadá priemerne 535 bežných metrov, na jedného zamestnanca z úseku sprístupňovania pripadajú priemerne tri bežné kilometre. Odborní zamestnanci na úseku sprístupňovania musia vo väčšine štátnych archívov a pobočkách zabezpečovať aj odborné činnosti súvisiace s umožňovaním prístupu. V ôsmich štátnych archívoch z dôvodu nárastu žiadostí o prístup k archívnym dokumentom musel byť dokonca znížený o jedného počet zamestnancov z úseku sprístupňovania.
Samotný počet archívnych fondov, rozsah nesprístupnených archívnych fondov, ako aj nárast počtu bádateľov sú všeobecne platnými dôvodmi nedostatočného počtu zamestnancov na úseku sprístupňovania. Najnepriaznivejšia je situácia v pobočkách, pre ktoré je charakteristický absolútne nedostatočný počet zamestnancov. 
Sprístupňovacie práce sťažuje aj nedostatok manipulačných priestorov v ukladacích priestoroch archívov. 
Na sprístupňovacom procese sa odrážajú aj vonkajšie činitele ovplyvňujúce systematickosť preberania archívnych dokumentov od pôvodcov uvedené v časti 1.1.1, ktoré sa následne prejavujú aj pri stanovovaní priorít sprístupňovania.

1.2 Prístup k archívnym dokumentom a k archívnemu informačnému systému
Ustanovenia zákona o prístupe k archívnym dokumentom a archívnemu informačnému systému v zákone vychádzajú z Odporúčania R(2000)13 Výboru ministrov Rady Európy členským štátom o európskej politike prístupu k dokumentom. Zrušenie všeobecnej lehoty neprístupnosti k archívnym dokumentom uloženým v archíve je najliberálnejšie legislatívne riešenie, čo pozitívne hodnotila aj Rada Európy v stanovisku k Národnej správe o kultúrnej politike Slovenskej republiky vypracovanej v roku 2002. 
Každý má právo na prístup k archívnym dokumentom a k archívnemu informačnému systému za podmienok ustanovených zákonom. Archív umožňuje prístup vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení z archívnych dokumentov a kópií archívnych dokumentov, štúdiom a verejným vystavovaním.
Vymenovaním obmedzení prístupu z dôvodov všeobecne medzinárodne uznávaných, ako aj dôvodov vyplývajúcich z potreby ochrany archívnych dokumentov a ochrany práv vlastníka archívnych dokumentov, zákon zabezpečuje ochranu verejných záujmov a súkromných záujmov.
Podľa zákona archív predkladá na štúdium originál archívneho dokumentu iba výnimočne. Kópiu archívneho dokumentu predkladá vždy, ak ide o archívny dokument, ktorý vznikol pred rokom 1526, ďalej ak obsahuje informácie, ku ktorým je obmedzený prístup. Dôvodom poskytnutia kópie je aj možnosť, že by štúdiom originálu archívneho dokumentu mohlo dôjsť k jeho poškodeniu alebo možnosti jeho poškodenia.
V štátnych archívoch sa nachádza okolo 50 000 pergamenových a papierových listín, ktoré boli vyhotovené do roku 1526; kópie z nich sú vyhotovené iba v ojedinelých prípadoch.
Ak archív poskytuje na štúdium kópie archívnych dokumentov obsahujúce informácie, ku ktorým je prístup obmedzený zákonom, predloží ich bez týchto informácií. Zabezpečenie plnenia tohto ustanovenia vyhlášky systémovým spôsobom je prakticky neuskutočniteľné. 
Archívne dokumenty, z ktorých sú vyhotovené konzervačné kópie a študijné kópie, tvoria len zlomok z celkového množstva. V súčasnosti je vyhotovených približne 5 miliónov políčok konzervačných mikrofilmov, t. j. menej ako 0,5% z celkového odhadovaného množstva 1,5 až 2,720 miliardy záberov, ktoré predstavuje štátnymi archívmi prevzatých cca 175 bežných kilometrov archívnych dokumentov. Pri súčasnom personálnom a technickom vybavení však podstatné zlepšenie situácie v tejto oblasti ani nie je možné. Štátne archívy majú k dispozícií iba päť prístrojov na vyhotovovanie mikrofilmov. Vybavenie zariadeniami na kopírovanie mikrofilmov je tiež nedostatočné. Avšak aj v prípadoch, že existujú mikrofilmové kópie, štátne archívy nie sú dostatočne vybavené technikou na to, aby ich mohli prečítať a vyhotoviť z nich požadované kópie pre bádateľov. Minimálne množstvo študijných kópií archívnych dokumentov sťažuje aj dodržiavanie jednej z hlavných zásad obmedziť manipuláciu s originálnym  archívnym dokumentom na nevyhnutnú mieru. Úplná nedostatočnosť technického vybavenia a nedostatok odborných zamestnancov vylučuje sprístupnenie archívnych dokumentov, a tým aj prístup bádateľov využívaním informačných a komunikačných technológií.
V súlade s ustanovením vyhlášky archívy umožňujú štúdium archívnych dokumentov iba v na to osobitne určených a vybavených priestoroch, v bádateľniach. Bádateľne nie sú vybavené zariadeniami, ktoré zabezpečujú zvýšenú ochranu archívnych dokumentov pred poškodením a odcudzením, ako sú vnútorný televízny okruh, prístroje na čítanie mikrofilmov sú zastarané a je ich nedostatok (jeden kus na jeden archív s priemerným vekom 20 rokov), prípojky na počítače pre prístup k archívnemu informačnému systému ani ochrana pred optickým žiarením neexistuje. Ani jeden štátny archív nemá bádateľňu, ktorá by spĺňala všetky požiadavky ustanovené vyhláškou. 
Na nevyhnutnosť preventívnych opatrení pred odcudzením archívnych dokumentov, ak sa umožňuje prístup k ich originálom, upozorňujú aj výsledky dotazníkovej akcie v krajinách Európskej únie. Najlepším preventívnym opatrením je poskytovanie študijných kópií alebo on-line prístup k databázam bádateľsky najpoužívanejším archívnym súborom.
	Prístup k archívnym dokumentom štúdiom a k archívnemu informačnému systému, ako právo, je bezplatný. Archívy vyhotovujú odpisy, výpisy, potvrdenia z archívnych dokumentov a kópie archívnych dokumentov za úhradu nákladov. Štátne archívy za vyhotovenie odpisu, výpisu, potvrdení z archívnych dokumentov a kópií archívnych dokumentov a ich osvedčenie vyberajú správne poplatky podľa zákona o správnych poplatkoch. Štátne archívy na základe žiadosti vypracúvajú aj archívne rešerše, ktoré žiadateľ uhrádza podľa zákona o cenách.
	Štátne archívy v  rokoch 1999 – 2002 vybavili 133 571 bádateľských návštev, pričom archívne dokumenty poskytli na štúdium 39 629-krát. Vybavili 58 086 žiadostí o vydanie odpisov, výpisov a potvrdení z archívnych dokumentov, vyhotovili 1 735 698 kópií.	V uvedenom období štátne archívy vydali 113 848 odpisov, výpisov a potvrdení, vypracovali 2 503 archívnych rešerší. Podľa zákona o správnych poplatkoch vybrali viac ako 2,5 mil. Sk. V štátnych ústredných archívoch a bývalých štátnych oblastných archívoch žiadatelia uhradili 2,960 mil. Sk za vypracovanie archívnych rešerší a 2,144 mil. Sk za vyhotovenie kópií. 
	Odborní zamestnanci bádateľní poskytujú bádateľom aj odborné konzultácie; v porovnaní s krajinami Európskej únie je táto služba bezplatná. Vo verejných archívoch krajín Európskej únie je predmetom úhrady aj využívanie archívnych dokumentov na publikačné účely, ich zverejňovanie na internete, verejné vystavovanie, využívanie v prostriedkoch masovej komunikácie; predmetom úhrad je aj využívanie služieb knižnice archívu, ako aj vyhotovovanie vedeckých a znaleckých posudkov pre fyzické osoby.
	Nedostatok odborných zamestnancov neumožňuje personálne dobudovanie bádateľní; iba v desiatich archívoch je zamestnanec, ktorého hlavnou pracovnou činnosťou je práca v bádateľni a s bádateľmi. Náročnosť práce v bádateľni sa v posledných rokoch zvyšuje o požiadavku aktívnej znalosti aspoň jedného cudzieho jazyka. 
	Stav spracovania archívneho informačného systému je opísaný v časti 1.5 Informačné a komunikačné technológie.

1.3 Zabezpečenie ochrany archívnych dokumentov

1.3.1 Preventívna ochrana archívnych dokumentov
1.3.1.1 Priestorové zabezpečenie archívov - výstavba a rekonštrukcia budov
	Jednou zo základných podmienok ustanovených zákonom a vyhláškou špecifikovaných podmienok získania súhlasu ministerstva zriadiť archív je jeho umiestnenie v priestoroch, ktoré spĺňajú kritériá pre dlhodobé uloženie, zachovanie a ochranu archívnych dokumentov, vylučujú alebo znižujú na najnižšiu možnú mieru ich poškodenie alebo zničenie vonkajšími alebo vnútornými činiteľmi, zamedzujú ich odcudzenie. Priestormi archívu sú priestory na preberanie, mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov, ukladacie priestory (depoty), špecializované pracoviská (manipulačné priestory pre sprístupňovanie archívnych dokumentov, laboratóriá na konzervovanie a reštaurovanie, laboratóriá na mikrofilmovanie a digitalizovanie, kníhviazačská dielňa a ďalšie špecializované pracoviská na ochranu archívnych dokumentov), priestory na prístup k archívnym dokumentom a knižnica. Všetky priestory pre verejnosť majú byť dôsledne oddelené od ďalších priestorov archívu; takýmto priestorom je najčastejšie bádateľňa. 
Objekt na účely archívu sa vyznačuje špecifickými charakteristikami od jeho lokalizácie, konštrukcie, ako aj zariadeniami, ktoré bude používať na zabezpečenie všetkých archívnych činností. Požiadavky ustanovené všeobecne záväznými predpismi sú také náročné, že ich dodržanie je možné iba pri výstavbe nových účelových archívnych budov alebo pri rozsiahlych a nákladných rekonštrukciách. Dnes ich spĺňa iba minimálny počet objektov, v ktorých sú umiestnené štátne archívy. 
Dôležitosť výberu lokality pre umiestnenie archívu potvrdili aj záplavy v roku 2002, ktorých dôsledkom bolo zničenie a poškodenie archívnych dokumentov v Českej republike a Nemeckej spolkovej republike. Podpora primeraných opatrení, ktoré by mali zabrániť takýmto škodám, ako aj opatrení na odstránenie vzniknutých škôd je jednou z úloh, ktoré ukladá Európskej komisii rezolúcia č. 2003/C 113/02 zo 6. 5. 2003.
Je potrebné, aby vzhľadom na charakter činnosti, architektonické riešenie budovy archívu bolo v súlade s ustanoveniami všeobecne záväzného predpisu o technických požiadavkách na stavby užívané osobami s obmedzenou schopnosťou pohybu (bezbariérový prístup).
V praxi Slovenskej republiky okrem hlavných zásad ustanovených vyhláškou chýba metodický materiál, ktorý by podrobne upravoval technické parametre vzťahujúce sa na ukladacie priestory, kde môžu byť uložené archívne dokumenty na všetkých druhoch klasických nosičov alebo na ukladacie priestory vyhovujúce požiadavkám ochrany archívnych dokumentov na špecifických nosičoch. Metodický materiál by mal riešiť všetky aspekty kvalitnej projektovej prípravy od umiestnenia stavieb cez typológiu, stavebno-fyzikálne, konštrukčné, technologické zásady, mikroklimatické požiadavky, základné zariadenie a technické vybavenie účelových priestorov archívov až po vývoj optimálnych skladieb obvodových, strešných, stropných, podlahových a výplňových konštrukcií, čo by umožnilo okrem zvyšovania kvality projektovej prípravy stavieb aj znížiť náklady na projektové práce preberaním hotových konštrukčných riešení.
Ministerstvo v súčasnosti postupuje podľa ním v roku 1997 vydaného metodického materiálu pre krajské úrady a okresné úrady “Zásady výstavby a rekonštrukcie budov štátnych okresných archívov”.
Ministerstvo do nadobudnutia účinnosti zákona pri zabezpečení priestorových potrieb mohlo riešiť iba situáciu ním zriadených dvoch štátnych ústredných archívov a sedem bývalých štátnych oblastných archívov. Aj napriek tomu, že ide o rozsahom a významom archívnych fondov najväčšie archívy, ministerstvo mohlo riešiť ich priestorové potreby iba v obmedzenej miere. V rokoch 1999 - 2002 malo rozpočtované 66 378 tis. Sk na zabezpečenie priestorových potrieb archívov a ich materiálno-technické vybavenie 55 699 tis. Sk. Zabezpečenie priestorových potrieb bývalých štátnych okresných archívov riešili ich zriaďovatelia, okresné národné výbory a okresné úrady; prístup niektorých z nich často nezodpovedal požiadavkám ustanoveným zákonom Slovenskej národnej rady č. 149/1975 Zb. o archívnictve v znení neskorších predpisov a úpravou ministerstva o spôsobe ochrany a o kategorizácii archívnych dokumentov z roku 1976. Kapitálové výdavky okresných úradov v rokoch 1999 – 2002 predstavovali cca 85 mil. Sk.
Štátne archívy a ich pobočky sú umiestnené v troch typoch objektov:
a)	19,14 % v starších budovách neadaptovaných na archívne účely (viaceré z nich sú v zozname kultúrnych pamiatok, jedna je národnou kultúrnou pamiatkou),
b)	51,06 % v budovách zrekonštruovaných na archívne účely a
c)	29,78% v účelových archívnych budovách.
Najakútnejšia je situácia tých štátnych archívov a pobočiek, ktoré sú umiestnené v starších budovách neadaptovaných na archívne účely. To je prípad Archívu hlavného mesta Slovenskej republiky Bratislavy a pobočiek v Banskej Štiavnici, Komárne, Košiciach, Nových Zámkoch, Rimavskej Sobote, Rožňave, Skalici, Starej Ľubovni, Šali a v Žiline. 
Najvážnejšími nedostatkami týchto budov sú nevhodné mikroklimatické podmienky vyplývajúce z nedostatočných tepelnotechnických a hydroizolačných vlastností obvodových konštrukcií, nevhodné dispozično-prevádzkové riešenia, nízke únosnosti stropov, ako aj nedostatky v oblasti hygieny pracovného prostredia, ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci a požiarnej ochrany. Dôsledkami uvedených nedostatkov sú ohrozené archívne dokumenty degradáciou nevhodným prostredím, nedostatočná ochrana pred poškodením a odcudzením dokumentov aj tým, že nie sú dôsledne oddelené priestory prístupné verejnosti od vlastných prevádzkových priestorov archívu, vysoké prevádzkové náklady vyplývajúce najmä z vysokých energetických strát a zlé pracovné podmienky pre zamestnancov. Rekonštrukcie takýchto budov zahrnujúce riešenie vyššie uvedených sú finančne náročnejšie ako výstavba nových účelových archívnych budov, u ktorých je možné dispozičné riešenie, konštrukciu a obostavaný priestor navrhovať a dimenzovať na stanovené potreby. 
	Ešte výrazne vyššie náklady na účelovú jednotku vznikajú pri rekonštrukciách pamiatkovo chránených objektov, pri ktorých je nutné rešpektovať požiadavky orgánov pamiatkovej ochrany zamerané väčšinou na finančne náročné reštaurovanie architektonických prvkov vysokej umelecko-historickej hodnoty, ktoré však nijako nezlepšujú utilitárne podmienky fungovania archívov a ochrany archívnych dokumentov.
Ministerstvo zrekonštruovalo na archívne účely budovy, v ktorých sa nachádzajú Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici, Štátny archív v Bratislave, Štátny archív v Bytči, Štátny archív v Košiciach, Štátny archív v Levoči a Štátny archív v Prešove. V budovách zrekonštruovaných okresnými národnými výbormi alebo okresnými úradmi na archívne účely sú umiestnené pobočky v Bardejove, Čadci, Dolnom Kubíne, Humennom, Leviciach, Liptovskom Mikuláši, Lučenci, Nitre, Poprade, Prešove, Spišskej Novej Vsi, Trnave, vo Vranove nad Topľou a vo Zvolene.
Väčšina účelových archívnych budov bola postavená v 70. – 80. rokoch 20. storočia. Ministerstvo bolo investorom výstavby Slovenského národného archívu a Štátneho archívu v Nitre. Okresné národné výbory zabezpečili pre bývalé štátne okresné archívy výstavbu nových účelových archívnych budov v Bojniciach, Kremnici, Martine, Michalovciach, Modre, Považskej Bystrici, vo Svidníku, v Topoľčanoch, Trebišove, Trenčíne a vo Veľkom Krtíši. Po roku 1990 bola postavená iba jedna nová archívna účelová budova, Okresným úradom v Banskej Bystrici; je v nej umiestnený Štátny archív v Banskej Bystrici a jeho pobočka Banská Bystrica. Pri rekonštrukcii historického objektu na archívne účely Okresným úradom v Trnave sa postavili úplne nové depoty pre cca osem bežných kilometrov pobočky Trnava. Rekonštrukcia historickej budovy na archívne účely a výstavba nových depotov v Trnave si vyžiadala v rokoch 1999 – 2002 cca 54 mil. Sk.
Budovy zrekonštruované alebo postavené okresnými národnými výbormi prešli v roku 1991 do majetku obcí. V majetku obcí z budov zrekonštruovaných alebo postavených na archívne účely zostali budovy v Michalovciach, Bojniciach, Dolnom Kubíne a vo Veľkom Krtíši.
V úplnom alebo čiastočnom prenájme je 13 pobočiek - v Bojniciach, Dolnom Kubíne, Humennom, Komárne, Liptovskom Mikuláši, Michalovciach, Prešove, Rimavskej Sobote, Rožňave, Skalici, Spišskej Novej Vsi, Starej Ľubovni a vo Veľkom Krtíši, čím predstavujú potenciálne riziko značného nárastu nákladov v prípade možného zrušenia v súčasnosti regulovanej ceny nájomného. V roku 2003 ministerstvo za prenájom priestorov uhradí 2 066 160 Sk.

1.3.1.2 Ukladacie priestory archívov
	Archív uchováva prevzaté archívne dokumenty v ukladacích priestoroch (depotoch). Ich kapacita sa určuje v závislosti od postavenia a počtu pôvodcov a priemerného medzinárodne odporúčaného ročného prírastku archívnych dokumentov, ktorý predstavuje cca 5 - 10% z produkcie registratúrnych záznamov. Kapacita depotov jedného archívu by mala vystačiť cca na 30 rokov. Priemerný ročný prírastok štátnych archívov 3 285 bežných metrov v rokoch 1999 – 2002 je v súlade s medzinárodnou praxou.
	Najväčšiu ukladaciu kapacitu, 75 bežných kilometrov, má Slovenský národný archív, z ktorých mu od jeho otvorenia v roku 1983 zostalo k dispozícii 22,6 bežných kilometrov. Všetky ostatné štátne archívy majú spolu voľnú kapacitu iba 12,7 bežných kilometrov. 18 archívov už dnes nemá v depotoch ani jeden voľný bežný meter. Pri ročnom prírastku cca 69 bežných metrov na jeden archív nedostatok ukladacích priestorov bude mať v najbližších rokoch osem archívov, ktorých voľné kapacity sa pohybujú od 4 do 70 bežných metrov (príloha č. 3). Nedostatok voľných ukladacích priestorov je spravidla problémom pobočiek.
	Nedostatok ukladacích priestorov sa rieši aj prenájmami iných ako archívnych priestorov; v nich majú štátne archívy uložených 35,5 bežných kilometrov archívnych dokumentov; v niektorých prípadoch ide aj o archívne dokumenty pochádzajúce z 19. storočia.
	Napriek očakávaniu, že po roku 2008 budú štátne archívy schopné preberať elektronické archívne dokumenty, ich množstvo nebude také, aby zásadným spôsobom ovplyvnilo dimenzovanie rozsahu ich ukladacích kapacít.

1.3.1.3 Preventívna ochrana archívnych dokumentov pred odcudzením a škodlivými účinkami vonkajších degradačných činiteľov
Prevažná väčšina budov štátnych archívov nespĺňa vyhláškou ustanovené požiadavky na zabezpečenie preventívnej ochrany archívnych dokumentov pred odcudzením a škodlivými účinkami vonkajších degradačných činiteľov.
Ochrana archívnych dokumentov pred odcudzením formou elektrozabezpečovacej signalizácie je zabezpečená čiastočne alebo úplne iba v 31 archívoch; spravidla ide o systémy nainštalované v roku ukončenia výstavby objektu a ktoré neumožňujú prepojenie na pulty centrálnej ochrany policajného zboru alebo súkromnú bezpečnostnú službu. Elektrická protipožiarna signalizácia je nainštalovaná iba v 24 archívoch; jej prepojenie na hasičský zbor je tiež nedostatočné.
Ďalšou formou preventívnej ochrany archívnych dokumentov je ich ochrana pred škodlivými účinkami vonkajších degradačných činiteľov, ako sú teplota, relatívna vlhkosť vzduchu, optické žiarenie, prašnosť, mikrobiologické znečistenie a biologickí škodcovia. Najväčšie problémy spôsobuje nedostatočné riešenie stability klimatických podmienok v depotoch; v žiadnej budove nie je nainštalovaná klimatizácia. Žiadna budova nie je konštrukčne riešená tak, aby sa rovnomerne v celom objeme depotov dlhodobo dosahovali požadované klimatické podmienky (relatívna vlhkosť 50%  5%, teplota 16C  2C). Výsledkom dlhodobého pôsobenia nevhodných klimatických podmienok vrátane absencie temperovania v čase potreby v depotoch archívov je postupné zhoršovanie fyzického stavu archívnych dokumentov, ktoré sa prejavuje v závislosti od nosiča, na znižovaní ich čitateľnosti; konečným dôsledkom môže byť až ich úplné zničenie. Nevhodné klimatické podmienky nepriaznivo ovplyvňujú aj zdravie zamestnancov.

1.3.2	Ochrana archívnych dokumentov konzervovaním a reštaurovaním
Zabezpečenie ochrany archívnych dokumentov konzervovaním a reštaurovaním je z hľadiska kapacít a možností, tak personálnych, ako aj technických, pre potreby všetkých 47 archívov úplne nedostatočné.
V štátnych archívoch je vybudované iba jedno špecializované pracovisko, ktoré je schopné zabezpečiť konzervovanie a reštaurovanie všetkých druhov klasických archívnych dokumentov, a to oddelenie archívnej ochrany Slovenského národného archívu. Oddelenie má 11 zamestnancov, z toho dvoch chemikov s vysokoškolským vzdelaním, troch konzervátorov s vysokoškolským vzdelaním a troch s úplným stredným odborným vzdelaním, jedného knihára a dvoch fotografov. Vybavenosť oddelenia technickými zariadeniami pre aplikovaný výskum je však nedostatočná.
Už niekoľko rokov existuje priestorové a základné technické vybavenie konzervátorského a reštaurátorského pracoviska v Štátnom archíve v Levoči, stále však nie je obsadené pracovné miesto konzervátora – reštaurátora.
V Štátnom archíve v Banskej Bystrici pracuje jeden konzervátor a jeden knihár v štandardne vybavenej knihárskej dielni. Štandardne vybavenú knihársku dielňu má ešte Štátny archív v Prešove, kde pracuje jeden knihár.
Na účely vyhotovovania kópií archívnych dokumentov – mikrofilmov a fotografií - sú, okrem Slovenského národného archívu, štandardne vybavené fotografické dielne iba v troch v štátnych archívoch -  Bytči, Levoči a Nitre.
Osobitným problémom je konzervovanie fotografických a audiovizuálnych materiálov a uchovávanie a ochrana elektronických záznamov. Slovenské archívnictvo nemá žiadneho odborníka ani zariadenia.
Z celkového množstva cca 175 bežných kilometrov archívnych dokumentov je na kyslom papieri podliehajúcom samodegradácii vplyvom kyslosti cca 126 – 134 bežných kilometrov t. j. 72-76%. K ďalšiemu zhoršeniu fyzického stavu dochádza aj v dôsledku dlhodobého pôsobenia vyššie opísaných nevhodných klimatických pomerov v depotoch archívov. Takéto množstvo archívnych dokumentov je možné konzervovať len s využitím masových konzervačných deacidifikačných metód. Štátne archívy nemajú na tieto účely ani technické ani personálne vybavenie. Riešenie tohto problému by malo priniesť splnenie Programu záchrany, stabilizácie a konzervovania tradičných nosičov informácií v Slovenskej republike schváleného uznesením vlády Slovenskej republiky č. 766/2002.

1.4	Ľudské zdroje
1.4.1 Vzdelanie
Odborné archívne činnosti, ako sú predarchívna starostlivosť, preberanie archívnych dokumentov, ich ochranu, sprístupňovanie a umožňovanie prístupu k archívnym dokumentom, môžu vykonávať iba osoby najmenej s úplným stredným vzdelaním alebo úplným stredným odborným vzdelaním. V každom archíve však musí byť vždy aspoň jedna osoba s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy.
K 31. 12. 2002 z celkového počtu 157 vysokoškolsky vzdelaných odborných zamestnancov 125 má vysokoškolské vzdelanie v predpísanom študijnom odbore. 
Činnosti súvisiace s manipuláciou s archívnymi dokumentmi, ako aj nevyhnutné administratívne činnosti a prevádzkové činnosti zabezpečovalo 216 zamestnancov s úplným stredným vzdelaním.
Získať vysokoškolské vzdelanie v odbore archívnictva a pomocných historických vied umožňujú dve univerzity – Univerzita Komenského a Prešovská univerzita. Ročne štúdium archívnictva na oboch ukončí cca 10 - 25 absolventov. Záujem zamestnať sa v štátnych archívoch prejavuje z dôvodov finančného ohodnotenia minimálny počet.
Štúdium archívnictva je zamerané skôr na získanie vedomostí potrebných na výkon odborných činností spojených s preberaním a so sprístupňovaním archívnych dokumentov na klasických nosičoch. Výučba odborných činností na úseku predarchívnej starostlivosti, osobitne významu správy registratúry pre formovanie budúceho archívneho fondu, je zastúpená v minimálnej miere. Výučba využívania informačných a komunikačných technológií v činnosti archívov úplne chýba a lektorsky ju nie je schopné zabezpečiť ani ministerstvo pre úplný nedostatok odborníkov.
Získať úplné stredné odborné vzdelanie na úseku archívnictva možné nie je. Ministerstvo preto v závislosti od požiadaviek organizuje kurzy pre zamestnancov s úplným stredným vzdelaním v Inštitúte pre verejnú správu.
Úplné stredné odborné vzdelanie na úseku konzervovania a reštaurovania archívnych dokumentov a knižničných materiálov formou 4-ročného štúdia poskytuje Stredná chemická technická škola v Banskej Štiavnici. Dvojročný špecializovaný kurz konzervovania a reštaurovania papiera zabezpečuje Vysoká škola výtvarných umení. Katedra archívnictva a pomocných vied historických Filozofickej fakulty Univerzity Komenského poskytuje ako súčasť štúdia archívnictva jednosemestrový kurz o ochrane archívnych dokumentov. Fakulta chemickej a potravinárskej technológie Slovenskej technickej univerzity vychováva špecialistov z oblasti chémie a technológie papiera a polygrafie, ktorí sa uplatňujú aj pri ochrane archívnych dokumentov. Vysokoškolské štúdium na úseku konzervovania a reštaurovania na Slovensku neexistuje. 
Pri zvyšovaní odbornej spôsobilosti odborných zamestnancov štátnych archívov formou štúdia alebo dlhodobých stáží v zahraničí je nevyhnutná aktívna znalosť moderných cudzích jazykov, najmä angličtiny. Nedostatočná aktívna znalosť cudzích jazykov obmedzuje aj prípadné zapojenie väčšieho počtu zamestnancov do medzinárodných projektov alebo do činnosti výborov a komisií mimovládnej medzinárodnej organizácie na úseku archívnictva - Medzinárodnej rady archívov. Na druhej strane aj možná účasť je poznamenaná objemom disponibilných finančných prostriedkov.

1.4.2 Počty zamestnancov a ich platové zaradenie
V štátnych archívoch je systemizovaných 452 pracovných miest, z toho v štátnej službe 338 a 114 vo verejnej službe. K 31. 12. 2002 bolo obsadených 425 miest, z toho 327 v štátnej službe, s vysokoškolským vzdelaním 149, s úplným stredným vzdelaním 178. Vo verejnej službe bolo obsadených 98 miest, s vysokoškolským vzdelaním 8 a s úplným stredným vzdelaním a iným vzdelaním 90.
Zaradenie zamestnancov vykonávajúcich v štátnych archívoch odborné činnosti do štátnej služby vyplýva z ich rozhodovacích právomocí osobitne pri hodnotení a vyraďovaní registratúrnych záznamov a pri obmedzení prístupu k archívnym dokumentom. 
	Náročnosť výkonu odborných činností vyjadrená zaradením zamestnancov do jednotlivých tried, osobitne v štátnej službe, je vo viacerých prípadoch podhodnotená.
Počet systemizovaných miest, aj napriek neobsadeným miestam, ministerstvo považuje za nedostatočný. Z celkového počtu 452 systemizovaných miest pripadá 50% na dva štátne ústredné archívy a osem štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou; v 37 pobočkách je priemer päť osôb na pobočku. Jednou z príčin celkovo nedostatočného súčasného počtu systemizovaných miest v štátnych archívoch, osobitne miest určených na výkon odborných činností, bolo aj znižovanie administratívnym spôsobom v druhej polovici 90. rokov. Do roku 1999 štátne archívy takto museli znížiť počty svojich zamestnancov o 25 osôb. Objektívne daným vnútorným činiteľom je znižovanie počtu zamestnancov ich odchodom zo služieb štátnych archívov. Odborní zamestnanci - archivári, napriek tomu, že sú všetci v štátnej službe, odchádzajú z finančných dôvodov. Navyše obsadenie voľného odborného miesta do 1. 8. 2003 sťažovala absencia vykonávacieho predpisu k zákonu o štátnej službe.
Vo všeobecnosti je v štátnych archívoch nedostatočný aj počet zamestnancov s úplným stredným vzdelaním, osobitne zamestnancov vykonávajúcich odborné činnosti súvisiace s manipuláciou s archívnymi dokumentmi a administratívne činnosti; v pobočkách títo zamestnanci nie sú vôbec alebo len vo výnimočných prípadoch. Obsahom administratívnych činností v archíve je správa vlastnej registratúry, zabezpečovanie pisárskych prác súvisiacich s vedením evidencie archívneho dedičstva, archívnych pomôcok a bádateľskou agendou. Dôsledkom tohto stavu je, že takéto činnosti musia v mnohých archívoch vykonávať odborní zamestnanci s vysokoškolským vzdelaním. 
Na personálnom obsadení štátnych archívov sa v horizonte 15 rokov prejaví aj súčasná veková štruktúra, keď priemerný vek zamestnancov je 42,5 roka.
Na celkovo nedostatočné počty zamestnancov vykonávajúcich jednotlivé odborné činnosti alebo ich úplnú absenciu a negatívny dosah nedostatočného personálneho zabezpečenia na ich výkon sa osobitne upozorňuje v príslušných častiach analýzy súčasného stavu. 

1.5	Informačné a komunikačné technológie
Zákon ukladá štátnym archívom povinnosť viesť archívny informačný systém, ktorý pozostáva z evidencie archívneho dedičstva a archívnych pomôcok; sú tiež povinné, okrem obmedzení ustanovených zákonom, umožniť aj prístup k nemu. Na archívny informačný systém sa vzťahuje zákon o štátnom informačnom systéme s výnimkou ustanovení o povinnostiach ústredných štátnych orgánov a projektoch. 
Evidencia archívneho dedičstva sa vedie v písomnej forme a elektronickej forme. Väčšina z 3340 archívnych pomôcok je vyhotovená iba v písomnej forme; s využitím počítačov sa začali vyhotovovať iba v nedávnej minulosti. Archívny informačný systém spracovaný tak, aby ho bolo možné zverejniť v elektronickej forme neexistuje; ak by aj existoval, žiaden archív (bádateľna) nie je technicky vybudovaný tak, aby ho mohol používať pre svoje potreby a potreby bádateľov.
Ministerstvo uskutočnilo prvé kroky informatizácie činnosti štátnych ústredných archívov a bývalých štátnych oblastných archívov po roku 1991. Od samého začiatku komplexný prístup aj v tejto oblasti ovplyvňovala poddimenzovanosť finančných zdrojov. Vzhľadom na dvojkoľajnosť zriaďovateľskej pôsobnosti, malo ministerstvo iba nepriamy vplyv na bývalé štátne okresné archívy v závislosti od miery informatizácie okresných úradov. 
Ministerstvu chýbalo aj zameranie, na ktoré odborné činnosti a v akom rozsahu využívať informačné a komunikačné technológie. Celkovú nejasnosť postojov ovplyvnil aj nedostatok teoretických poznatkov o charaktere a vlastnostiach elektronických záznamov a elektronických archívnych dokumentov; prvé odporúčania Medzinárodnej rady archívov sú z roku 1996.
Vybavenosť štátnych archívov informačnými a komunikačnými technológiami charakterizuje rôznorodosť čo do počtu a kapacity pracovných staníc, ako aj ich veku a základného vybavenia. Pre potreby štátnych archívov je nedostatočná, chýba 100 pracovných staníc. Vo všetkých archívoch z celkového počtu 281 pracovných staníc je 169 na vyradenie. 
Vybavenosť aplikačnými programami je jednotná; spravidla ide o programy evidenčného charakteru. Takmer všetky archívy majú základný program pre správu vlastnej registratúry, evidenciu a opis archívneho dedičstva, evidenciu a opis stredovekých listín, evidenciu pôvodcov registratúry vo svojej pôsobnosti a evidenciu knižničného fondu, ako aj program pre vyhotovenie archívnej pomôcky. Všetky uvedené aplikačné programy vznikli prepracovaním hotových špecializovaných produktov. Programy pre evidenciu pôvodcov registratúry a vyhotovenie archívnych pomôcok sa získali kúpou; ostatné programy vznikli v spolupráci so špecializovanou organizáciou ministerstva.
Žiaden archív nie je vybavený profesionálnou technikou na digitalizovanie archívnych dokumentov. Jediným digitalizačným projektom je povinné digitalizovanie súboru archívnych dokumentov zapísaných do zoznamu programu UNESCO Pamäť sveta, ale ani ten odborne, technicky ani finančne nezabezpečuje ministerstvo. Nedostatok digitalizačnej techniky neumožňuje ani spracovanie a následné zverejnenie elektronickej formy iba v písomnej forme vyhotovených archívnych pomôcok.
Žiaden archív nie je vybavený na preberanie, uchovávanie a ochranu, zabezpečenie autenticity, opätovné vyhľadávanie a sprístupňovanie elektronických archívnych dokumentov. 
Vybavenie najmodernejšími technológiami nie je jediným predpokladom zefektívnenia odborných činností. Druhým základným predpokladom je personálne obsadenie. V štátnych archívoch alebo na ministerstve nie je zamestnaný ani jeden odborník na uplatňovanie odporúčaní Medzinárodnej rady archívov z roku 1996 na úseku elektronických záznamov pri výkone činností štátnych archívov u pôvodcov registratúry, ako aj pri odborných činnostiach súvisiacich s elektronickými archívnymi dokumentmi. 

Nevyhnutnou formou komunikácie v súčasnej dobe je elektronická forma, ktorá sa postupne stáva jednou zo základných foriem umožňovania prístupu k archívnym dokumentom, a teda aj ich ochrany.
Základná podmienka – prístup na internet a sieťové prepojenie štátnych archívov neexistuje. Verejnosť môže prostredníctvom internetu získať iba základné informácie na stránkach ministerstva, ktoré obsahujú všeobecne záväzné právne predpisy, interné akty riadenia na úseku správy registratúry a o archívnych rešeršiach a správnych informáciách, adresár štátnych archívov a zoznamy archívnych fondov a archívnych zbierok uložených v jednotlivých štátnych archívoch a ich pobočkách. Prostredníctvom stránky ministerstva je možné prepojenie na obsahovo bohatšiu stránku Slovenského národného archívu; internetovú stránku má ešte pobočka Banská Bystrica. Prístup k nim je možný aj prostredníctvom archívneho portálu UNESCO, ktorý poskytuje primárne informácie o archívoch členských krajín.
Bez prístupu na internet a vzájomného sieťového prepojenia štátnych archívov nie je možné vybudovať elektronický archívny informačný systém a integrovať ho do medzinárodných informačných systémov na úseku archívnictva; nie je možné ani vybudovanie a následné sieťové prepojenie informačných systémov týkajúcich sa všetkých súčastí kultúrneho dedičstva Slovenskej republiky, a tým ani elektronická forma kontextového prístupu k informáciám o nich alebo z nich. 
Možnosť pripojenia na internet a elektronickú poštu má iba 14 archívov.
	Bež možnosti využívať elektronickú poštu štátne archívy nie sú schopné operatívne poskytovať ani základné informácie a časovo a finančne efektívnejšie vybavovať jednoduché žiadosti. Nedostatočná vybavenosť informačnými a komunikačnými technológiami sa nepriaznivo prejavuje aj na operatívnosti riadiacich procesov ministerstva.

1.6 Prezentácia archívneho dedičstva Slovenskej republiky
	Kultúrne dedičstvo Slovenskej republiky možno využívať a prezentovať iba v súlade s jeho fyzickým stavom a podmienkami upravenými príslušnými zákonmi. 
Požiadavky ustanovené osobitnými predpismi na ochranu fyzického stavu archívneho dedičstva Slovenskej republiky obmedzujú na minimálnu mieru manipuláciu s originálmi archívnych dokumentov pri umožňovaní prístupu štúdiom alebo verejným vystavovaním. Možnými formami prezentácie sú archívne pomôcky ako výsledok odborných sprístupňovacích činností, odborná publikačná činnosť vrátane edícií prameňov, využívanie informačných a komunikačných technológií – osobitne digitalizovania archívnych dokumentov a vyhotovovanie multimediálnych dokumentov o archívoch a archívnych dokumentoch, publikačná činnosť informatívneho a propagačného charakteru, prednášková činnosť a podiel na školskej výchove pri výučbe dejepisu. K formám prezentácie archívneho dedičstva možno zaradiť aj účasť na riešení medzinárodných projektov, ako aj účasť na práci odborných orgánov Medzinárodnej rady archívov.
	Za základnú formu prezentácie archívneho dedičstva Slovenskej republiky ministerstvo považuje sprístupnenie čo najväčšieho počtu archívnych súborov formou archívnej pomôcky. Podmienkou zvýšenia jej efektívnosti je vyhotovenie archívnej pomôcky v elektronickej forme s jej následným zaradením do elektronického archívneho informačného systému. Z analýzy stavu informatizácie a internetizácie štátnych archívov vyplýva, že týmto spôsobom archívne dedičstvo prezentovať nemôžu.
Ministerstvo prezentovalo archívne dedičstvo vydaním sprievodcov po archívnych fondoch a zbierkach dnešných štátnych archívov a pobočiek ešte v prvej polovici 60. rokov 20. storočia; v 70. – 80. rokoch vydalo ešte sprievodcov po archívnych fondoch a zbierkach desiatich dnešných pobočiek. Do 90. rokov bolo vydavateľom aj viacerých tematických katalógov a inventárov. Jediné dve publikácie o archívoch a ich fondoch plniace informačno-propagačnú funkciu vyšli v roku 1976 a v roku 1983 pri prijatí zákona Slovenskej národnej rady č. 149/1975 Zb. o archívnictve a pri príležitosti otvorenia účelovej archívnej budovy Slovenského národného archívu.
Ministerstvo, vzhľadom na obmedzené finančné zdroje od začiatku 90. rokov využíva svoje vydavateľské oprávnenie iba na vydanie ročne dvoch čísiel odborného archívneho periodika Slovenská archivistika; od roku 2000 vydalo ešte štyri zväzky informatívneho sprievodcu štátnych archívov a bývalých osobitných archívov a jednu odbornú príručku. Nevydalo ani jednu tematicky orientovanú archívnu pomôcku, ani jednu edíciu prameňov. Vydaním edície prameňov nemôže ani prezentovať výsledky desaťročného systematického výskumu a súpisu archívnych dokumentov v Tajnom vatikánskom archíve.
	Stav vybavenia informačnými a komunikačnými technológiami vôbec neumožňuje digitalizovanie bádateľsky najfrekventovanejších archívnych súborov, štátne archívy teda nemajú a ani nemôžu mať žiaden multimediálny dokument so základnými informáciami o svojej činnosti a archívnych súboroch na prezentačné účely. 
V rozpočte ministerstva pre štátne archívy nie sú prostriedky na prezentáciu kultúrneho dedičstva. Štátne archívy, až na niekoľko výnimiek, nemajú ani základné drobné tlače informačného charakteru. Ministerstvo nemôže zabezpečiť ani vydávanie drobných tlačí propagačného charakteru, ako sú pohľadnice a kalendáre s motívmi z archívnych dokumentov, kópie vybraných archívnych dokumentov. 
	Ministerstvo, nielen z dôvodov ochrany archívnych dokumentov, neusporiadalo za posledných desať rokov žiadnu súbornú alebo tematickú výstavu archívnych dokumentov.
	Úlohy spĺňajúce svojím obsahom požiadavku prezentovať archívne dedičstvo sú súčasťou ročných plánov práce štátnych archívov. Okrem nedostatku finančných zdrojov ich plnenie do istej miery určuje aj nedostatok odborných zamestnancov na úseku sprístupňovania a prístupu. Pre súčasný spôsob ich plnenia je najčastejšie charakteristická finančne, organizačne a na materiálne zabezpečenie nenáročná publikačná, výstavná a vzdelávacia činnosť jednotlivých štátnych archívov a ich zamestnancov; motivuje ju výlučne ich profesijný a osobný záujem prezentovať svoj archív a pomôcť rozvoju regionálnej historiografie. V závislosti od miestnych možností a vzťahov štátne archívy sa pri zabezpečení týchto činností snažia aj o získanie mimorozpočtových zdrojov formou sponzorských darov.
	Zapojenie štátnych archívov do riešenia medzinárodných projektov ministerstvo hodnotí ako nedostatočné. Štátne archívy sa zúčastňujú na riešení projektu Spoločné archívne dedičstvo krajín strednej a východnej Európy, ktorý gestoruje Poľsko. Slovenský národný archív sa podieľa na riešení projektu Prechodné kovy v papieri, ktorý je súčasťou projektu schváleného Európskou komisiou Mesto zajtrajška a kultúrne dedičstvo. Štátny archív v Levoči, pobočka Poprad sa zapojil do riešenia projektu orientovaného na výchovu mládeže k európskemu občianstvu; projekt sa uskutočňuje v rámci programov Socrates, Leonardo a programy pre mládež.

2.	Koncepcia rozvoja štátnych archívov

Analýza stavu štátnych archívov v zriaďovateľskej pôsobnosti ministerstva ukazuje, že vplyvom dlhodobých deficitov v zabezpečovaní ich rozvojových potrieb, najmä bývalých štátnych okresných archívov, nie sú vytvorené priestorové, technické a prevádzkové podmienky, ako ani personálne podmienky pre plnenie všetkých povinností, ktoré štátu ukladá zákon.
	Cieľom koncepcie rozvoja štátnych archívov je zlepšenie podmienok ich činnosti navrhnutím opatrení a postupov umožňujúcich dosiahnuť tento cieľ čo najefektívnejším využitím prostriedkov štátneho rozpočtu. Výsledkom uskutočnenia navrhnutých opatrení a postupov bude vytvorenie podmienok, ktoré štátnym archívom umožnia komplexne zabezpečiť
a)	systematické preberanie a sprístupnenie čo najväčšieho počtu archívnych súborov a umožniť prístup k informáciám obsiahnutým v archívnych dokumentoch a k archívnemu informačnému systému a
b)	ochranu archívneho dedičstva.

	Na základe záverov z analytickej časti ministerstvo navrhuje nasledujúce systémové opatrenia
1.	vytvoriť podmienky na skvalitnenie vykonávania odborných činností
a)	zvýšením počtu odborných zamestnancov s vysokoškolským bakalárskym a magisterským vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných historických vied, s vysokoškolským vzdelaním v iných vedných odboroch,  s úplným stredným vzdelaním a úplným stredným odborným vzdelaním,
b)	úpravou obsahu vysokoškolského štúdia archívnictva a pomocných historických vied, zriadením vysokoškolského štúdia konzervovania a reštaurovania,
c)	odbremenením odborných zamestnancov od prevádzkových a servisných činností ich centralizovaním, resp. zverením špecializovaným firmám,
2.	vytvoriť podmienky na zefektívnenie prístupu k archívnym dokumentom a archívnemu informačnému systému, a tým aj ochrany archívnych dokumentov
a)	zvýšením objemu konzervačných a študijných kópií mikrofilmovaním archívnych dokumentov a digitalizovaním archívnych pomôcok a vybraných archívnych súborov,
b)	zabezpečením archívov informačnými a komunikačnými technológiami tak, aby bolo možné
1.	 sieťové prepojenie archívov,
2.	vybudovanie elektronického archívneho informačného systému,
3.	zefektívniť investorskú a projektovú prípravu stavieb a zmien stavieb spracovaním podrobných technických podkladov pre navrhovanie nových archívov a rekonštrukciu jestvujúcich budov na archívy, 
4.	znižovať náklady na realizáciu stavieb a zmien stavieb
a)	orientáciou na získavanie takých budov vo vlastníctve Slovenskej republiky (uvoľnených inými rezortmi ako prebytočný majetok), ktoré si z hľadiska svojho veku a technického stavu vyžadujú minimálne náklady na rekonštrukcie,
b)	zameraním sa na rekonštrukcie jestvujúcich účelových budov a vhodných budov občianskej vybavenosti a odklonom od začatia vysoko nákladných rekonštrukcií starých historických pamiatkovo chránených budov ich ponechaním na iné účely,
c)	sústreďovaním finančných prostriedkov na menšie počty začínaných stavieb s cieľom skracovania lehôt výstavby, čo by znížilo režijné náklady zhotoviteľov premietajúce sa do zmluvnej ceny a obmedzilo každoročné narastanie rozpočtových nákladov dodatkami,
5.	znižovať prevádzkové náklady najmä za
a)	energie zlepšovaním tepelnotechnických vlastností budov a zavádzaním racionalizačných technických opatrení na úsporu energie,
b)	servisné a pomocné činnosti súvisiace so správou nehnuteľného majetku, starostlivosťou o vyhradené technické a požiarnotechnické zariadenia, bežnú prevádzku a preventívnu údržbu tepelných, mechanických a elektrických zariadení, dezinfekciu, dezinsekciu a deratizáciu, upratovanie, údržbu zelene a vonkajších plôch, ich zverením špecializovanej organizácii schopnej vykonávať ich efektívnejšie,
c)	prenajímanie priestorov sústreďovaním archívnych dokumentov z prenajatých priestorov do vlastných objektov a riešením prevodu vlastníctva tých objektov archívov, ktoré nie sú vo vlastníctve štátu, 
d)	prevádzkovanie dvoch objektov, štátneho archívu a pobočky, pôsobiacich v jednom meste, ich umiestňovaním v jednom objekte, 
6.	dobudovať pracoviská pre konzerovanie a reštaurovanie, mikrofilmovanie a digitalizovanie archívnych dokumentov,
7.	vytvoriť odborné a technické podmienky na preberanie, uchovávanie, ochranu a autenticitu, ako aj sprístupňovanie elektronických archívnych dokumentov,
8.	vytvoriť finančné podmienky na doplňovanie archívneho dedičstva inými formami ako preberaním,
9.	vytvoriť finančné a technické podmienky na zefektívnenie prezentácie archívneho dedičstva všetkými dostupnými formami,
10.	zaviesť úhrady podľa zákona o cenách za služby archívov, ako sú odborné konzultácie a znalecké posudky pre fyzické osoby, vyhotovovanie kópií vlastným digitalizačným zariadením žiadateľa, využívanie archívnych dokumentov na publikačné účely, ich zverejňovanie na internete a v masmédiách.

Splnenie systémových opatrení navrhnutých na základe záverov z analytickej časti si vyžaduje, aby ministerstvo a štátne archívy v rokoch 2004 až 2010 s výhľadom do roku 2015 pripravili a zabezpečili úlohy a projekty koncepčného charakteru uvedené v ďalších častiach.

2.1 Preberanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov
2.1.1 Preberanie archívnych dokumentov
Na zabezpečenie systematického doplňovania archívneho dedičstva Slovenskej republiky preberaním archívnych dokumentov od pôvodcov štátne archívy musia zefektívniť výkon predarchívnej starostlivosti u pôvodcov registratúry a dôsledne viesť ich aktuálnu evidenciu; do konca roku 2005 musia ukončiť proces schvaľovania interných aktov riadenia pôvodcov pre správu ich registratúry v súlade s vyhláškou. Treba, aby aktívnejšie vstupovali aj do procesu využívania informačných a komunikačných technológií v administratívnej činnosti pôvodcov registratúry; aktívne pôsobili pri budovaní automatizovaných systémov pre správu registratúry od vzniku registratúrnych záznamov, ich evidovania, hodnotenia až po vyraďovanie. Ďalej treba, aby začali plniť funkciu odborného poradcu pri vzniku a manipulácii s elektronickými záznamami; musia vstupovať nielen do procesu budovania systémov na ich evidovanie, ale aj tvorby systémov pre uchovanie autentických elektronických záznamov, ich opis, hodnotenie, vyraďovanie a odovzdávanie elektronických archívnych dokumentov. Musia začať plniť odporúčania Medzinárodnej rady archívov z roku 2002 a po zavedení medzinárodnej normy ISO 15489 Informácie a dokumentácia – správa registratúry (ISO 15489 – Information and documentation – Records management) do sústavy slovenských technických noriem upozorňovať pôvodcov na jej uplatňovanie v praktickej činnosti pôvodcov registratúry. Požiadavku posilnenia spolupráce v celoeurópskom meradle týkajúcej sa autenticity, dlhodobého uchovávania a sprístupňovania elektronických záznamov a elektronických archívnych dokumentov obsahuje aj rezolúcia Európskej rady zo 6. 5. 2003.
Pri výkone štátneho odborného dozoru musia vyžadovať, aby pôvodcovia registratúry dodržiavali aj zákonom ustanovenú požiadavku označovať registratúrne záznamy, ku ktorým chcú obmedziť prístup a nimi vyhotovené odovzdávacie zoznamy archívnych dokumentov boli vyhotovené tak, aby sa dali použiť ako základná archívna pomôcka. 
Systematickosť preberania archívnych dokumentov sa zefektívni, ak štátne archívy budú pôvodcom registratúry umožňovať zmenu periodicity vyraďovania ustanovenej zákonom iba v odôvodnených prípadoch.
	Ďalšou podmienkou skvalitnenia preberania archívnych dokumentov je dobudovanie preberacích priestorov s vybavením umožňujúcim mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu archívnych dokumentov, ak ju v súlade s vyhláškou nemohol vykonať pôvodca. 
	Zabezpečiť systematickosť preberania nie je možné bez voľných ukladacích priestorov.

Splnenie týchto úloh si vyžaduje:
1.	personálne dobudovať vo vybraných štátnych archívoch úsek predarchívnej starostlivosti a preberania archívnych dokumentov,
2.	zvýšiť odbornú úroveň zamestnancov v oblasti využívania informačných a komunikačných technológií na úseku správy registratúry,
3.	dobudovať preberacie priestory vo všetkých štátnych archívoch,
4.	zabezpečiť vo všetkých štátnych archívoch ukladacie priestory.

Počet evidovaných pôvodcov, zániky a likvidácia ekonomických subjektov, ako aj dosah reformy verejnej správy si vyžiada personálne dobudovanie úseku predarchívnej starostlivosti a preberania archívnych dokumentov štátnych archívov o zamestnancov s magisterským vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných historických vied alebo príbuznej vednej disciplíny, ako je história. Prednostne, už v roku 2005, treba dobudovať o troch zamestnancov oddelenie predarchívnej starostlivosti Slovenského národného archívu, ktorý vykonáva predarchívnu starostlivosť a preberá archívne dokumenty predovšetkým od ústredných štátnych orgánov, nimi zriadených a založených právnických osôb, ako aj právnických osôb a fyzických osôb celoštátneho významu. Taktiež, v tom istom roku, treba dobudovať tri štátne archívy (Banská Bystrica, Bratislava a Nitra). V roku 2006 treba dobudovať Archív hlavného mesta Slovenskej republiky Bratislavy a vybrané pobočky štátnych archívov. V roku 2008 Štátny ústredný banský archív a štyri štátne archívy (Bytča, Košice, Levoča a Prešov).
	Základným krokom k zvýšeniu odbornej úrovne zamestnancov v oblasti využívania informačných a komunikačných technológií na úseku správy registratúry pri vzniku a manipulácii s elektronickými záznamami bude využívanie odporúčaní a štandardov, ktoré Medzinárodná rada archívov plánuje publikovať v roku 2004. Znalosť základných pravidiel a štandardov pri správe registratúry je bezpodmienečným odborným predpokladom preberania, uchovávania a ochrany, autenticity, ako aj sprístupňovania elektronických archívnych dokumentov.
	Mechanickou očistou preberaných archívnych dokumentov sa vylúči ohrozenie zdravia zamestnancov archívu a ohrozenie fyzického stavu archívnych dokumentov už uložených v archíve.
	Doplňovanie archívneho dedičstva inými formami ako preberaním si vyžaduje, aby ministerstvo
a)	vypracovalo pre štátne archívy projekt systematického výskumu archívnych dokumentov v archívoch v zahraničí, 
b)	vytváralo finančné zdroje na jeho uskutočňovanie a na získanie kópií archívnych dokumentov v prípade štátom financovaného výskumu,
c)	vytváralo finančné zdroje na kúpu archívnych dokumentov od ich vlastníkov.

Na medzirezortnej úrovni treba doriešiť otázku zachovania kontinuity systematického výskumu archívnych dokumentov v Tajnom vatikánskom archíve, Apoštolskej vatikánskej knižnici a archívoch ďalších cirkevných inštitúcií v Ríme. Ministerstvo kultúry Slovenskej republiky začalo v roku 2002 pripravovať iniciatívny materiál na rokovanie vlády Slovenskej republiky, ktorého cieľom bolo poveriť Ministerstvo školstva Slovenskej republiky úlohou iniciovať vytvorenie pracoviska pre výskum v uvedených inštitúciách, a ktoré bude nadväzovať na činnosť Slovenského historického ústavu v Ríme. Ministerstvo s navrhovaným riešením vyslovilo súhlas.

Na medzirezortnej úrovni treba vyriešiť otázku koordinácie výskumu archívnych dokumentov k dejinám Slovenska a Slovákov v archívoch v zahraničí uskutočňovaných z prostriedkov štátneho rozpočtu inými pracoviskami. Hlavnou zásadou výskumu by mal byť systematický výskum. Predmetom systematického výskumu budú najmä archívy tých krajín a ich archívne súbory, o  ktorých je známe, že obsahujú alebo je predpoklad výskytu archívnych dokumentov k dejinám Slovenska. Osobitná pozornosť sa bude venovať výskumu v archívoch v Maďarsku a Rakúsku. Systematickosť výskumu musí zohľadňovať aj požiadavky plánov vedeckého výskumu vysielajúcich subjektov. Všetky subjekty podieľajúce sa na výskume archívnych dokumentov v archívoch v zahraničí by mali byť povinné odovzdať mikrofilmy alebo iné kópie archívnych dokumentov jednému centrálnemu pracovisku, ktoré by ich zhromažďovalo, evidovalo, sprístupňovalo a umožňovalo by k nim prístup; toto pracovisko by bolo povinné vyhotoviť študijnú kópiu z každého mikrofilmu alebo inej kópie odovzdávajúcemu subjektu. Ministerstvo navrhuje, aby funkciu centrálneho pracoviska, ktoré by zhromažďovalo mikrofilmy a iné druhy kópií archívnych dokumentov k dejinám Slovenska a Slovákov z archívov v zahraničí plnil Slovenský národný archív. 
Pri doplňovaní archívneho dedičstva o archívne súbory spolkov a organizácií zahraničných Slovákov, ako aj osobné archívne fondy významných osobností slovenskej diaspóry bude ministerstvo spolupracovať s Generálnym sekretariátom pre zahraničných Slovákov v súlade s úlohami, ktoré mu vyplynú z Návrhu komplexných programov pomoci a starostlivosti Slovenskej republiky o slovenské menšiny a komunity v zahraničí.
Projekt systematického výskumu archívnych dokumentov v archívoch v zahraničí pre štátne archívy treba vypracovať do roku 2005. Ministerstvo považuje za účelné, aby sa na medzirezortnej úrovni problematika kontinuity systematického výskumu v archívoch a knižniciach vo Vatikáne a v Ríme, ako aj koordinácia systematického výskumu v archívoch v zahraničí uskutočňovaného zo štátneho rozpočtu doriešila do roku 2007.
Efektívnosť systematického výskumu narastá dĺžkou študijného pobytu; za primeranú dĺžku treba považovať 15 pracovných dní; v závislosti od miesta, spôsobu dopravy a ubytovania sa suma na jedného zamestnanca pohybuje od 20 do 60 tis. Sk. 
Predpokladaný rozsah finančných prostriedkov od roku 2005 na získavanie kópií archívnych dokumentov by predstavoval cca 50 tis. Sk ročne. Za minimálnu sumu na kúpu archívnych dokumentov od ich vlastníkov sa považuje suma cca 200 – 300 tis. Sk ročne.

2.1.2 Sprístupňovanie archívnych dokumentov
Ministerstvo a štátne archívy objektívne nemôžu ovplyvniť dôsledky zánikov a likvidácie ekonomických subjektov na proces preberania archívnych súborov. Zabezpečenie ďalšej správy registratúry a prevzatie archívnych dokumentov je jedným z aspektov reformy verejnej správy. Ministerstvo preto musí hľadať riešenia, ako odstrániť alebo znížiť vplyv negatívnych vnútorných činiteľov na proces sprístupňovania archívnych dokumentov. 
K sprístupneniu čo najväčšieho počtu archívnych súborov treba 
a)	dopracovať projekt priorít v sprístupňovaní doteraz prevzatých archívnych súborov, 
b)	zvýšiť počet archívnych súborov sprístupnených archívnou pomôckou,
c)	skvalitniť pracovné podmienky pri sprístupňovaní archívnych dokumentov.

Splnenie týchto úloh si vyžaduje:
a)	vypracovať analýzu žiadostí verejnosti o prístup podľa bádateľských požiadaviek a na jej základe dopracovať projekt priorít sprístupňovania,
b)	posilniť personálne vo všetkých štátnych archívoch úsek sprístupňovania,
c)	vyhotovovať archívne pomôcky aj v elektronickej forme,
d)	dobudovať v archívoch manipulačné priestory pre sprístupňovanie archívnych dokumentov.

Výročné správy o činnosti štátnych archívov dlhodobo dokladujú zameranie záujmu bádateľskej verejnosti najmä na archívne fondy pochádzajúce z činnosti orgánov verejnej správy, osobitne z 20. storočia. Ich sprístupnenie je dôležité pre zachovanie informačnej kontinuity rozhodovacích procesov vo verejnom sektore. Stále viac sa stávajú aj predmetom vedeckého záujmu. Súčasne majú nenahraditeľný význam pre občanov pri uplatňovaní a ochrane práv. Záujem občanov výrazne ovplyvnil sprístupňovacie procesy začiatkom 90. rokov minulého storočia pri rehabilitáciách, reštitúciách, reprivatizácii a odškodňovaní osôb. Predmetom dopracovania projektu priorít v sprístupňovaní bude zaradenie ďalších archívnych fondov, ktorých pôvodcami sú orgány štátnej správy a samosprávy podľa výsledkov analýzy bádateľského záujmu; súčasťou projektu bude aj prepracovanie nevyhovujúcich pomôcok pochádzajúcich zo 60. rokov minulého storočia; projekt treba dopracovať v roku 2004.
Samotný počet archívnych fondov, z ktorých 14,5% nie je sprístupnených žiadnou formou aj z dôvodu nedostatočného počtu odborných zamestnancov, si vyžiada zamestnať 49 osôb s vysokoškolským vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných historických vied alebo príbuznej vednej disciplíny, ako je história. Opätovne treba prednostne, už v roku 2005, riešiť situáciu v Slovenskom národnom archíve a v dvoch štátnych archívoch (Bratislava a Levoča). V roku 2006 v Archíve hlavného mesta SR Bratislavy a v 20 pobočkách; v roku 2007 v Štátnom ústrednom banskom archíve a v piatich štátnych archívoch (Banská Bystrica, Bytča, Košice, Nitra a Prešov) a v 17 pobočkách.
Medzi odbornými činnosťami súvisiacimi so sprístupňovaním sú aj činnosti, ktoré môžu vykonávať osoby s úplným stredným vzdelaním. Pre ich trvalý a úplný nedostatok musia tieto práce vykonávať zamestnanci s vysokoškolským vzdelaním. Z uvedeného dôvodu treba zamestnať jednu osobu s úplným stredným vzdelaním alebo vysokoškolským bakalárskym vzdelaním v 9 pobočkách, v Slovenskom národnom archíve tri osoby a Štátnom ústrednom banskom archíve dve osoby a po jednej osobe v ôsmich štátnych archívoch; prednostné riešenie si vyžaduje situácia v pobočkách štátnych archívov.
Vyhotovovanie archívnych pomôcok v elektronickej forme a ich zaradenie do elektronického archívneho informačného systému je spôsob, ako zefektívniť prístup k informáciám o archívnych dokumentoch nielen domácim žiadateľom, ale aj záujemcom zo zahraničia. Splnenie tejto úlohy závisí výlučne od rýchlosti a kvality dobudovania štátnych archívov informačnými a komunikačnými technológiami. 
	Pri rekonštrukcii objektov na archívne účely a pri výstavbe nových účelových archívnych budov treba dôsledne dbať na ich vybavenie manipulačnými priestormi na sprístupňovanie archívnych dokumentov.

2.2 Prístup k archívnym dokumentom
	Umožňovať prístup k archívnym dokumentom formou štúdia predkladaním ich kópií si vyžaduje zvýšiť urýchlene a zásadným spôsobom celkový počet konzervačných kópií a študijných kópií najmä mikrofilmovaním, a tým aj umožniť archívom vyhotovovať v požadovanej kvalite a počte kópie pre bádateľov. Zefektívnenie prístupu k informáciám o archívnych dokumentoch v archívnom informačnom systéme si vyžaduje budovanie jeho elektronickej formy. Zabezpečenie ochrany archívnych dokumentov pri štúdiu v bádateľniach si vyžaduje ich technické dobudovanie.
	Tieto úlohy si vyžadujú:
a)	vypracovanie projektu vyhotovovania konzervačných a študijných kópií archívnych dokumentov (mikrofilmovanie, digitalizovanie)
1.	ktoré vznikli do roku 1526,
2.	s najväčšou mierou bádateľskej využívateľnosti a ohrozenia fyzického stavu,
3.	ostatných archívnych dokumentov.
b)	vypracovanie projektu
1.	elektronického archívneho informačného systému,
2.	digitalizovania v písomnej forme vyhotovených archívnych pomôcok,
3.	tematických databáz z bádateľsky najvyužívanejších archívnych súborov,
c)	personálne dobudovanie bádateľní,
d)	uvedenie technického vybavenia bádateľní do súladu s ustanoveniami vyhlášky tak, aby sa súčasne zefektívnil prístup a zvýšila ochrana archívnych dokumentov.

Zvýšenie efektívnosti prístupu splnením vyššie uvedených úloh je možné uskutočňovať výlučne v súlade s požiadavkami komplexnej ochrany archívnych dokumentov, osobitne požiadavkami na technické a personálne dobudovanie úseku ochrany vo vybraných štátnych archívoch. Ich splnenie je nemožné bez dobudovania štátnych archívov informačnými a komunikačnými technológiami. 
Zásadným krokom je všestranné dobudovanie Slovenského národného archívu ako pracoviska s celoslovenskou pôsobnosťou na úseku komplexnej ochrany archívnych dokumentov vrátane koordinácie prípravy archívnych dokumentov na mikrofilmovanie a digitalizovanie. Ďalším krokom je vybudovanie, taktiež v Slovenskom národnom archíve, pracoviska s celoslovenskou pôsobnosťou na digitalizovanie archívnych pomôcok a archívnych dokumentov. Pracovisko by plnilo aj funkciu centrálneho pracoviska elektronického archívneho informačného systému, pričom sieťové prepojenie štátnych archívov by umožnilo poskytovanie a využívanie výstupov v rámci celej sústavy štátnych archívov. 
Tretím krokom na úseku zefektívnenia prístupu vyhotovovaním konzervačných kópií a študijných kópií archívnych dokumentov je technické dobudovanie fotolaboratórií v ôsmich štátnych archívoch tak, aby v rámci svojej regionálnej územnej pôsobnosti zabezpečovali mikrofilmovanie a základné digitalizačné práce. Mikrofilmovanie a digitalizovanie veľkoformátových archívnych dokumentov – máp a plánov – si vyžaduje vybudovanie pracoviska s celoslovenskou pôsobnosťou v Štátnom ústrednom banskom archíve v Banskej Štiavnici. 
Štvrtým paralelne prebiehajúcim krokom je aj ich personálne dobudovanie. 
Napriek dobudovaniu pracovísk, rozsah archívnych fondov nevylučuje využitie externej formy špecializovanou komerčnou firmou na základe výberového konania.
	Projekty vyhotovovania konzervačných kópií a študijných kópií, ako aj budovania elektronického archívneho informačného systému a dvoch s ním súvisiacich projektov vypracuje v roku 2004 a 2005 ministerstvo v úzkej spolupráci so Slovenským národným archívom a ostatnými štátnymi archívmi.
	Personálne dobudovanie bádateľní si vyžaduje v roku 2008 zamestnať deväť osôb s vysokoškolským magisterským vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných historických vied alebo história v ôsmich štátnych archívoch s regionálnou územnou pôsobnosťou a v Slovenskom národnom archíve; v roku 2009 po jednej osobe v štyroch vybraných pobočkách. 
	Bádateľne všetkých 47 archívov treba dobudovať tak, aby spĺňali vyhláškou ustanovené požiadavky na ich umiestnenie, osvetlenie, dopad priameho slnečného svetla a ochranu archívnych dokumentov pred odcudzením; treba ich vybaviť vnútorným televíznym okruhom, prípojkami na počítače, počítačmi pre prístup k archívnemu informačnému systému a vykonať opatrenia na ochranu pred optickým žiarením. Zároveň ich dôsledne oddeliť od pracovných priestorov archívu.
Zefektívnenie prístupu a ochrana archívnych dokumentov štúdiom mikrofilmov archívnych dokumentov si vyžaduje ich úplne nové vybavenie prístrojmi na čítanie mikrofilmov; za ideálny sa považuje stav vybaviť ich zariadením umožňujúcim samoobslužné vyhotovovanie kópií z mikrofilmov za príslušný poplatok. 
Za najefektívnejšiu formu prístupu sa považuje on-line prístup, ktorý si vyžaduje komplexné zabezpečenie hardvérovým a softvérovým systémom, ktorý umožní vybudovanie a využívanie intranetu a internetu v rámci celej sústavy štátnych archívov. 

2.3 Zabezpečenie ochrany archívnych dokumentov
Komplexná ochrana archívnych dokumentov zasahuje prakticky do všetkých archívnych činností, zároveň je spojená a podmienená kvalitou priestorových podmienok archívov, rozvojom informačných a komunikačných technológií a ich uplatňovaním v činnosti archívov. Ochrana archívnych dokumentov je nevyhnutne spojená s aplikovaným výskumom a interdisciplinárnou spoluprácou v oblasti starnutia a degradácie materiálov, z ktorých sú zložené archívne dokumenty, vonkajších a vnútorných degradačných činiteľov, ako aj ich samotného konzervovania a reštaurovania. Jej úroveň je daná súčtom objektívnych technických podmienok a kvalitou i kvantitou personálneho obsadenia archívov zamestnancami podieľajúcimi sa na uvedených činnostiach. 
Pretože vhodné priestorové podmienky sú základom nielen ochrany archívnych dokumentov, ale činnosti štátnych archívov ako takej vôbec, nevyhnutnosťou musí byť úzka súčinnosť archivárov s odborníkmi z oblasti výstavby budov a ochrany archívnych dokumentov s projektantmi a realizátormi rekonštrukcií a prípadnej výstavby archívnych budov. Nemá chýbať aplikácia medzinárodných skúseností, odporúčaní a noriem pre túto oblasť. Ochrana archívnych dokumentov sa stala predmetom záujmu v celosvetovom meradle. Patrí medzi prioritné úlohy Medzinárodnej rady archívov; pozornosť jej venuje aj Európska únia, čoho dôkazom je aj v rezolúcii zo 6. 5. 2003 vyjadrená podpora prijať primerané opatrenia na zamedzenie škôd na archívnych dokumentoch v dôsledku prírodných katastrof, ako aj požiadavka zástupcov členských štátov a pristupujúcich štátov vypracovať a prijať normu k výstavbe účelových archívnych budov.

2.3.1 Preventívna ochrana archívnych dokumentov
Z analýzy súčasného stavu vyplýva, že v nasledujúcich rokoch treba nevyhnutne zabezpečiť priestorové potreby štátnych archívov; ich ukladacie priestory treba dimenzovať tak, aby štátne archívy mohli prevziať archívne dokumenty, ktoré sú v súčasnosti v prenajatých iných ako archívnych priestoroch a zostala im minimálne 20 % rezerva ukladacích priestorov. 
	V súčasne užívaných objektoch 39 archívov treba odstrániť príčiny vlhnutia objektov a zabezpečiť ich dostatočnú tepelnú izoláciu na dosiahnutie predpísaných mikroklimatických hodnôt, čím sa zabráni postupnej fyzickej degradácii archívnych dokumentov vedúcej až k ich zničeniu. 
	Vo všetkých archívoch treba dobudovať priestory na preberanie archívnych dokumentov na mechanickú očistu a mikrobiologickú očistu; prednostne riešiť situáciu v pobočkách.

Z hľadiska naliehavosti riešenia sa archívy delia na tieto tri skupiny:
a)	9 archívov s nedokončenými stavebnými úpravami, dlhodobo bez voľných ukladacích kapacít, s archívnymi priestormi v havarijnom stave, archívy vo výpovednej lehote z prenajatých priestorov (25,53%),
b)	24 archívov s nedostatkom ukladacích kapacít, s vážnymi nedostatkami z hľadiska ochrany archívnych dokumentov (poškodené strechy, kanalizácia, vodovod, prívod elektrickej energie, odstránenie príčin vlhkosti) (59,57%), 
c)	14 archívov, kde nedostatok voľných ukladacích kapacít možno riešiť výmenou starých regálových systémov za nové, archívy s voľnými ukladacími kapacitami nezariadené regálmi, s menšími stavebnými nedostatkami (12,76%).

Systémové opatrenia ministerstva na úseku zabezpečenia priestorových potrieb archívov, odstránenia ďalších nedostatkov v preventívnej ochrane, vybudovania centrálneho pracoviska pre správu a využívanie elektronického archívneho informačného systému, budovania pracovísk na vyhotovovanie mikrofilmov a digitalizačných pracovísk, pracovísk na konzervovanie a reštaurovanie archívnych dokumentov, ktoré ministerstvo odporúča riešiť v ročných realizačných plánoch obsahuje príloha č. 4. Súčasťou prílohy je aj tabuľka s rozpisom kapitálových výdavkov na zabezpečenie priestorových potrieb archívov a vybudovanie vyššie uvedených špecializovaných pracovísk podľa jednotlivých archívov v rokoch 2005 až 2015. 

2.3.2 Ochrana archívnych dokumentov konzervovaním a reštaurovaním
	Na odstránenie úplne nedostatočného zabezpečenia ochrany archívnych dokumentov konzervovaním a reštaurovaním pre potreby všetkých štátnych archívov treba
1.	dobudovať oddelenie archívnej ochrany Slovenského národného archívu ako celoslovenské pracovisko s rozhodujúcimi právomocami v oblasti komplexnej ochrany archívnych dokumentov vrátane pracoviska na masové konzervovanie archívnych dokumentov, ktoré bude plniť tieto úlohy:
1.1.	Vykonávať priebežné preventívne prehliadky a kontroly klimatických podmienok, fyzického stavu archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch a dodržiavania ďalších podmienok v oblasti ochrany archívnych dokumentov ustanovených osobitnými predpismi a vykonávať nápravné opatrenia, 
1.2.	koordinovať výber archívnych dokumentov na konzervovanie a reštaurovanie podľa požiadaviek jednotlivých archívov, vrátane vedenia evidencie a dokumentácie,
1.3.	vykonávať priebežné čistenie, konzervovanie a ukladanie rukopisov a dokumentov v knižnej forme do vhodných obalov; konzervovať a reštaurovať archívne dokumenty, 
1.4.	zabezpečovať masové konzervovanie archívnych dokumentov vyhotovených na kyslom papieri.
2.	Vybudovať v Slovenskom národnom archíve špecializované pracovisko s celoslovenskou pôsobnosťou na
2.1.	konzervovanie a reštaurovanie fotografických dokumentov, 
2.2.	ochranu elektronických archívnych dokumentov.
3.	Vybudovať v Štátnom ústrednom banskom archíve v Banskej Štiavnici a ôsmich štátnych archívoch s regionálnou územnou pôsobnosťou pracoviská na konzervovanie a reštaurovanie archívnych dokumentov v ich územnom obvode.
4.	Zabezpečiť preberacie priestory pobočiek tak, aby bolo možné vykonávať základné úkony a postupy na vylúčenie a znižovanie účinkov procesov degradačných činiteľov na integritu a stabilitu obsahu a fyzického stavu archívnych dokumentov.

Prijatím navrhovaného riešenia ochrany archívnych dokumentov konzervovaním a reštaurovaním sa v plnom rozsahu zabezpečia potreby všetkých štátnych archívov; v návrhu sa rešpektuje rozdelenie pôsobnosti a právomoci podľa náročnosti postupov, techník a prostriedkov, územná dostupnosť, ako aj zabezpečenie základných požiadaviek na ochranu konzervovaním v pobočkách. 

2.4 Ľudské zdroje
2.4.1 Vzdelanie
Rozsah a charakter zmien z konca 20. storočia, osobitne demokratizácia spoločenského života, revolúcia v oblasti informačných a komunikačných technológií, internacionalizácia, ako aj rýchlosť zmien spoločenských štruktúr majú vplyv aj na obsah profesie archivára. Archivár 21. storočia musí riešiť novým spôsobom otázky prístupu, riešiť problém vzniku, hodnotenia, uchovávania a sprístupňovania obrovského množstva informácií na moderných nosičoch, musí poznať nadnárodnú legislatívu, musí reagovať na reorganizáciu verejného sektora. Splnenie uvedených požiadaviek si vyžaduje potrebnú profesionalizáciu profesie archivára, čím sa menia a narastajú nároky na obsah odbornej prípravy a vzdelávania. Výkon odborných činností si vyžaduje zamestnávať v archívoch aj špecialistov v ďalších oblastiach.
V učebných plánoch vysokoškolského štúdia archívnictva a pomocných historických vied nesmú chýbať ako súčasť výučby archívnych vied organizácia a riadenie archívnych činností, právne úpravy na úseku archívov a súvisiace predpisy, elektronické archívne dokumenty, ochrana archívnych dokumentov a prístup k archívnym dokumentom. Výučbu správy registratúry treba zamerať na “celoživotný” cyklus registratúrneho záznamu v kontexte činnosti pôvodcu; poskytnúť vedomosti o význame správy registratúry v organizačnej štruktúre pôvodcu, ako aj o registratúrnych systémoch, osobitne elektronických registratúrnych systémov. Súčasťou výučby musia byť aj základy právnych predpisov a technických noriem. Výučbu treba zamerať aj na význam kvality správy registratúry na formovanie budúceho archívneho fondu. 
Zmeny obsahu teoretickej časti štúdia archívnictva sa musia prejaviť aj v obsahu jeho praktickej časti; odborná prax by sa mala uskutočňovať od druhého ročníka a v dvoch rôznych typoch archívov, mala by byť dlhšia a zameraná na všetky archívne činnosti vrátane archívneho manažmentu. Niektoré z týchto problémov sa už riešia v práve pripravovaných študijných plánoch (programoch) študijného odboru archívnictva a pomocných historických vied.
Odborná prax na úseku správy registratúry sa môže uskutočňovať u pôvodcu registratúry z verejného sektora, najlepšie na ministerstve alebo inom ústrednom štátnom orgáne. Projekt odbornej praxe na úseku správy registratúry musí pripraviť ministerstvo.
	Absenciu možnosti získať úplné stredné odborné vzdelanie na úseku archívnictva je možné odstrániť aj formou využitia bakalárskeho štúdia odboru archívnictva a pomocných historických vied. Obsah štúdia by sa rozšíril o získanie vedomostí a zručností umožňujúcich výkon odborných činností spojených s preberaním, sprístupňovaním archívnych dokumentov a prístupom k nim; štúdium by malo poskytnúť aj základy predarchívnej starostlivosti. Vzhľadom na očakávané zmeny v druhoch a nosičoch archívnych dokumentov, ministerstvo považuje za vhodnejšie rozšírenie obsahu vysokoškolského bakalárskeho štúdia, ako opätovné zriadenie nadstavbového štúdia archívnictva na Škole knihovníckych a informačných štúdií.
	Absenciu vysokoškolského štúdia konzervovania a reštaurovania archívnych dokumentov je možné odstrániť jeho zriadením na Vysokej škole výtvarných umení.
	Internacionalizáciou spoločnosti bude narastať aj význam nadnárodnej spolupráce v oblasti vzdelávania; nevyhnutným predpokladom je aktívna znalosť cudzích jazykov, ktorá umožní zamestnancom štátnych archívov študovať v zahraničí, zúčastňovať sa na odborných stážach, ako aj zapojiť sa do medzinárodných projektov alebo do činnosti odborných výborov a komisií Medzinárodnej rady archívov. Úloha ministerstva pri zvyšovaní úrovne jazykovej prípravy nemá prekročiť jej súčasný charakter poskytovaním čiastočnej úhrady nákladov s vylúčením úhrady nákladov začiatočníkom.
	Ministerstvo musí plniť funkciu vecného gestora prehlbovania a zvyšovania kvalifikácie na úseku archívov a správy registratúry podľa zákona o štátnej službe.
Ministerstvo, na splnenie požiadaviek kladených na obsah štúdia odboru archívnictva a pomocných historických vied, správy registratúry a obsahu jej odbornej praxe, ako aj na splnenie požiadavky zriadiť vysokoškolské štúdium konzervovania a reštaurovania, sa bude podieľať na príprave príslušných projektov; schválené projekty sa uvedú do praxe v spolupráci s príslušnými univerzitami a vysokými školami.
Uvedené projekty treba pripraviť v roku 2005.
Na zabezpečenie zvyšovania úrovne jazykovej prípravy ministerstvo musí priebežne zabezpečovať finančné zdroje v štátnom rozpočte. Pri prehlbovaní kvalifikácie na úseku archívnictva a správy registratúry bude postupovať podľa zákona o štátnej službe.

2.4.2	Počty zamestnancov a ich platové zaradenie
Splnenie úloh koncepčného charakteru na úsekoch preberania, sprístupňovania, prístupu, ochrany, ako aj informačných a komunikačných technológií si vyžiada do roku 2010 výrazné personálne posilnenie archívov. Predmetom požadovaného nárastu počtu zamestnancov je zamestnanie osôb, ktoré budú vykonávať odborné činnosti opísané v charakteristike pracovných činností pre zaradenie do platových tried podľa zákona  štátnej službe a zákona o verejnej službe. Pre zamestnancov, ktorí budú vykonávať odborné činnosti podľa zákona o verejnej službe pôjde o činnosti opísané aj v katalógu pracovných činností s prevahou duševnej práce vo verejnej službe podľa prílohy č. 1, časť 07 Informatika a časť 10 Kultúra nariadenia vlády SR č. 111/2002 Z. z. Vzhľadom na obsah a špecifické požiadavky na odbornosť ustanovenú zákonom nepôjde o úradnícke profesie, ale o profesie špecialistov pre prácu s archívnymi dokumentmi. Splnením tejto požiadavky ministerstva sa dosiahne nielen potrebné skvalitnenie vykonávania odborných činností potrebné na splnenie cieľov koncepcie; v niektorých prípadoch sa dokonca odstráni výrazný nedostatok zamestnancov, ako je to pri preberaní, sprístupňovaní, ochrane alebo ich úplná absencia, čo je prípad využívania informačných a komunikačných technológií v činnosti archívov. Prijatím navrhovaného počtu zamestnancov na zabezpečenie manipulácie s archívnymi dokumentmi a v analytickej časti 1.4.2 opísaných administratívnych činností, ako aj odbremenením archívov od prevádzkových a servisných činností sa dospeje k optimálnemu stavu, takže odborný zamestnanec archívu bude vykonávať iba jemu patriace a od neho vyžadované odborné činnosti. 
Personálne posilnenie si do roku 2010 vyžiada zamestnať v štátnych archívoch v pôsobnosti ministerstva 187 osôb; z toho 106 osôb v štátnej službe a 81 osôb vo verejnej službe. Z uvedeného počtu v štátnej službe je to 84 osôb s vysokoškolským magisterským vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných historických vied alebo história a 22 osôb s vysokoškolským bakalárskym vzdelaním v odbore archívnictva a pomocných vied historických alebo úplným stredným vzdelaním. Personálne dobudovanie archívov v navrhovanom rozsahu znamená v rokoch 2005 – 2009 priemerný nárast o 3,9 zamestnanca na každý archív. Sústredenie procesu personálneho dobudovania do rokov 2005 – 2008 si vyžaduje plnenie úloh koncepcie v nasledujúcich rokoch najmä na úseku preberania a sprístupňovania, ochrany archívnych dokumentov a využívania informačných a komunikačných technológií. V roku 2009 sa archívy dobudujú iba o 12 zamestnancov na úseku prístupu, manipulácie s archívnymi dokumentmi a administratívnych činností.
Plnenie úloh na úseku ochrany archívnych dokumentov vyhotovovaním konzervačných kópií a študijných kópií mikrofilmovaním a digitalizovaním, ako aj konzervovaním a reštaurovaním si vyžaduje zamestnať vo verejnej službe 15 osôb s vysokoškolským vzdelaním a 38 s úplným stredným odborným vzdelaním. 
Uplatňovanie informačných a komunikačných technológií v činnosti štátnych archívov si vyžaduje zamestnať vo verejnej službe 18 osôb s vysokoškolským vzdelaním. 
Zabezpečenie manipulácie s archívnymi dokumentmi a administratívnych činností si vyžiada zamestnať vo verejnej službe deväť osôb s úplným stredným vzdelaním alebo s úplným stredným odborným vzdelaním.
	Nedostatočné ohodnotenie náročnosti odborných činností vyjadrené zaradením štátnych zamestnancov do platových tried je možné odstrániť dvomi spôsobmi pri zostavovaní návrhu systemizácie, a to jednorazovo celoplošným prehodnotením zaradenia všetkých dotknutých zamestnancov alebo postupne. Navrhuje sa postupný spôsob v priebehu troch rokov od roku 2005. Celkovo bude treba prehodnotiť systemizáciu 22 pracovných miest. Prehodnotenie zaradenia je nutné aj v dôsledku zvýšenia náročnosti vykonávaných odborných činností, ktorá vyplynula z ustanovení zákona. Zefektívnenie tohto procesu umožní aj v októbri prijatá novela zákona o štátnej službe.
	Návrh nárastu počtu zamestnancov od roku 2005 do roku 2009 vrátane podľa jednotlivých činností v členení na štátnu službu a verejnú službu obsahuje príloha č. 5. 

2.5 Informačné a komunikačné technológie
Jednotný postup uplatňovania informačných a komunikačných technológií v činnosti štátnych archívov sa musí stať súčasťou informatizácie spoločnosti. Jej podmienkou je urýchlené zjednotenie vybavenia štátnych archívov výpočtovou technikou; predovšetkým jej inovácia, ako aj zvýšenie počtu pracovných staníc o minimálne 100 kusov. 
Základným krokom na zabezpečenie informatizácie ako nevyhnutnej podmienky zefektívnenia prístupu a ochrany archívnych dokumentov, ako aj riadiacich procesov je 
a)	vypracovanie projektu informatizácie štátnych archívov, ktorý umožní
1.	sieťové prepojenie
1.1	štátnych archívov medzi sebou a s ministerstvom,
1.2	prepojenie s informačnými systémami na úseku kultúrneho dedičstva Slovenskej republiky,
1.3	prepojenie s medzinárodnými informačnými systémami na úseku archívnictva,
2.	vybudovanie elektronického archívneho informačného systému obsahujúceho 
a)	evidenciu archívneho dedičstva,
b)	archívne pomôcky
a umožňujúceho on-line interaktívne vyhľadávanie informácií,
3.	vybudovanie internetových stránok archívov na zverejňovanie
a)	základných informácií o archíve,
b)	základných informácií o archívnych fondoch a zbierkach archívu, ich obsahu a štruktúre, sprístupnení a prístupe k nim,
c)	informácií o službách archívu spojených s prístupom vrátane potrebných formulárov žiadostí (on-line komunikácia),
d)	informácií o činnosti archívov pre verejnosť,
e)	digitalizovaných vybraných archívnych súborov,
f)	tematicky budovaných databáz z bádateľsky najvyužívanejších archívnych súborov;
4.	personálne dobudovanie o odborníkov na elektronické záznamy a elektronické archívne dokumenty a správu elektronického archívneho informačného systému,
5.	zabezpečenie prístupu verejnosti k elektronickému archívnemu informačnému systému v bádateľniach archívov.

Zjednotenie vybavenia štátnych archívov informačnými a komunikačnými technológiami si vyžaduje, aby ministerstvo od roku 2005 vytváralo finančné zdroje, ktoré mu umožnia vybaviť všetky štátne archívy jednotným hardvérovým a softvérovým systémom.
Umožnenie prístupu na internet si vyžaduje dodávku a montáž lokálnych dátových sietí vrátane dodávky a inštalácie aktívnych a pasívnych prvkov, pripojenie pracovných staníc v archívoch do sietí LAN (dodávka a inštalácia sieťových kariet, dodávka a oživenie softvéru) a postupné pripájanie archívov do počítačovej siete VS NET. V prvej etape treba vyriešiť štátne archívy a pobočky umiestnené v sídlach krajov, ďalej štátne archívy v Bytči, Levoči a pobočky v Banskej Štiavnici a Komárne; v druhej etape ostatné. Tento proces sa ukončí v roku 2004.
	Projekt vybudovania elektronického archívneho informačného systému sa musí orientovať na tvorbu, zverejňovanie informácií a na prístup k nim; verejnosti musí v čo najväčšej možnej miere umožňovať on-line interaktívny prístup. Projekt musí zohľadňovať príslušné štandardy, odporúčania a bezpečnosť systému, vyžaduje sa otvorená a kooperatívna/kompatibilná komunikačná platforma; systém musí rešpektovať medzinárodné štandardy a protokoly a formáty. Súčasťou projektu musí byť aj vypracovanie vzorového obsahu internetovej stránky archívov; pri zverejňovaní podrobnejších informácií o obsahu a štruktúre archívnych súborov, z dôvodov prepojenia na medzinárodné informačné systémy v oblasti archívnictva, v primeranej miere zohľadňovať všeobecnú medzinárodnú archívnu normu pre opis archívnej jednotky ISADg. Pri zverejňovaní archívnych pomôcok, evidencie archívneho dedičstva, ako aj úplných textov archívnych dokumentov zabezpečiť zákonom ustanovené obmedzenia prístupu.
Špecifickosť procesov životného cyklu elektronického záznamu si vyžaduje, aby archivár bol schopný, v súlade s metodikou ministerstva, vypracúvať pravidlá pre pôvodcov registratúry, ako zaobchádzať s elektronickými registratúrnymi záznamami v činnosti pôvodcu, ako aj pre prácu s elektronickými archívnymi dokumentmi v archíve.
Problematika elektronických záznamov a elektronických archívnych dokumentov je aj súčasťou rezolúcie Európskej rady zo 6. 5. 2003 o archívoch v členských štátoch č. 2003/C 113/02, ktorá odporúča Európskej komisii spolupracovať a podporovať praktické kroky na európskej úrovni v otázkach autenticity, dlhodobého uchovávania a sprístupňovania elektronických archívnych dokumentov vrátane spolupráce v rámci akčného plánu e-Europe. 
	Zabezpečenie prístupu verejnosti k elektronickému archívnemu informačnému systému si vyžaduje aj potrebné dobudovanie bádateľní. 
	Vyčíslenie finančných nákladov na informačné a komunikačné technológie, ktoré si vyžiada komplexná informatizácia štátnych archívov, bude možné až po vypracovaní vyššie uvedených projektov.

2.6 Prezentácia archívneho dedičstva
Základnou podmienkou zefektívnenia prezentácie archívneho dedičstva je vytvorenie technických a finančných podmienok na maximálne využívanie prezentácie archívnych dokumentov všetkými formami uvedenými v analytickej časti 1.6.
Pri využívaní dostupných foriem prezentácie treba klásť dôraz na zverejňovanie výsledkov sprístupňovania pri zvyšovaní podielu elektronickej formy. 
Ministerstvo musí zvýšiť aj svoj podiel na zabezpečení digitalizačného projektu súboru archívnych dokumentov zapísaných do zoznamu programu UNESCO Pamäť sveta; súčasne by malo pripraviť návrhy na zapísanie ďalších súborov do tohto zoznamu. 
Taktiež treba zvýšiť zapojenie štátnych archívov do riešenia medzinárodných projektov. Napriek tomu, že programy Európskej únie neobsahujú osobitné programy pre archívy, bude treba využiť možnosti, ktoré poskytujú existujúce projekty Európskej únie najmä v oblasti kultúry a vzdelávania, resp. ochrany kultúrneho dedičstva. Bude nevyhnutné využiť možnosti zapojenia sa do projektov, ktoré vzniknú v súvislosti s realizáciou rezolúcie Európskej rady č. 2003/C 113/02. Taktiež bude treba sledovať možnosť napojenia sa na budúce archívne projekty Rady Európy. Ministerstvo by malo vytvárať podmienky a podporovať cezhraničnú spoluprácu archívov. Jedným z predpokladov zefektívnenia prezentácie je aj zvýšenie zastúpenia a práca v odborných orgánoch Medzinárodnej rady archívov. 
K zefektívneniu prezentácie archívneho dedičstva, v spolupráci s Ministerstvom školstva Slovenskej republiky, dôjde aj zaradením prezentácie archívneho dedičstva do školskej a mimoškolskej výchovy; odborná úroveň zamestnancov štátnych archívov je zárukou kvality prezentácie archívneho dedičstva vo vzdelávacích a výchovných procesoch.
Priestorom na prezentáciu archívneho dedičstva je aj možnosť pripraviť tematicky a informačne zaujímavé spoločné edície prameňov z archívnych fondov, ktoré spravujú štátne archívy a archívnych fondov spravovaných inými verejnými archívmi.
	Ministerstvo nevylučuje pri zvyšovaní úrovne prezentácie ani formy spolupráce so súkromnými subjektmi. Pri takejto forme spolupráce sa však spravidla prihliada na návratnosť poskytnutých finančných prostriedkov.

Záver
	Z analýzy súčasného stavu štátnych archívov vyplýva, že najdôležitejšia a najrozsiahlejšia časť archívneho dedičstva Slovenskej republiky je vážne ohrozená, jej fyzický stav nevyhnutne priebežne znehodnocuje nedostatočné priestorové a materiálno-technické zabezpečenie, ochrana archívnych dokumentov je úplne nedostatočná; ľudské zdroje a ich finančné ohodnotenie nezodpovedá významu archívneho dedičstva pre spoločnosť a prezentáciu jej pamäti a identity. Ministerstvo bez systémového prístupu a podpory zo strany vlády nedokáže vyriešiť existujúce problémy.
	Archívne dedičstvo Slovenskej republiky uložené v jej štátnych archívoch si vyžaduje zásadnú zmenu prístupu v starostlivosti o túto časť kultúrneho dedičstva. Súčasný nevyhovujúci stav štátnych archívov môže viesť k nenahraditeľným stratám archívnych dokumentov, tým aj k nenahraditeľným stratám informácií, ako aj ku stratám v peniazoch nevyčísliteľných kultúrnych hodnôt. Tieto straty nebudú iba stratami Slovenskej republiky, ale aj stratami celého medzinárodného spoločenstva.
Koncepcia rozvoja štátnych archívov zriadených Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov je rozpracovaná ako dlhodobý plán zameraný na dôsledné zabezpečenie dvojjedinej úlohy štátnych archívov ako východiska zachovania informačnej kontinuity rozhodovacích procesov vo verejnom sektore a ochrancu najvýznamnejšej súčasti archívneho dedičstva Slovenskej republiky. 
Dosiahnutie jej základných cieľov, sprístupniť čo najväčší počet archívnych súborov a umožniť prístup k informáciám obsiahnutým v archívnych dokumentoch pri zabezpečení právom chránených verejných záujmov a súkromných záujmov a ochrany archívneho dedičstva Slovenskej republiky, je možné splnením navrhovaných systémových opatrení, postupov a projektov v navrhovaných časových úsekoch v oblasti preberania a sprístupňovania, prístupu, zabezpečenia ochrany archívnych dokumentov, dobudovania ľudských zdrojov, uplatňovania informačných a komunikačných technológií a prezentácie archívneho dedičstva. 
	Dosiahnutie cieľov koncepcie závisí aj od množstva disponibilných finančných prostriedkov štátneho rozpočtu, preto je nevyhnutné zabezpečiť každoročné zvýšenie rozpočtových prostriedkov pre rozpočtovú kapitolu ministerstva podľa prílohy č. 6. 
	Ministerstvo musí, z dôvodov zníženia nárokov na rozpočtové prostriedky, venovať pozornosť získavaniu mimorozpočtových zdrojov, osobitne zapojením sa do medzinárodných projektov na úseku ochrany kultúrneho dedičstva, vzdelávania, ako aj uplatňovania informačných a komunikačných technológií v činnosti archívov.
Prijatím a uskutočnením navrhovaných riešení sa zásadným spôsobom skvalitnia podmienky všetkých štátnych archívov; v návrhu sa rešpektuje rozdelenie pôsobnosti a právomoci jednotlivých typov archívov. 
Uskutočnenie navrhovaných riešení je v súlade s požiadavkou efektívnosti vynakladania finančných prostriedkov a účelného využitia odborných kapacít.