zásady koordinácie  plánovania  A VÝKONU  následných finančných kontrol prostriedkov EURÓPSKEJ ÚNIE a prostriedkov iných  nástrojov finančnej pomoci zo zahraničia

Ministerstvo financií Slovenskej republiky (ďalej len „MF SR“) ako ústredný orgán štátnej správy pre finančnú kontrolu a vnútorný audit  v zmysle ustanovenia § 3 písm. a)  zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 618/2004 Z. z. (ďalej len „zákon“) koordinuje vykonávanie následnej finančnej kontroly s inými kontrolnými orgánmi.  Koordinácia výkonu následnej finančnej kontroly sa vykonáva v nadväznosti na koordináciu jej plánovania. Uvedené kompetencie uplatňuje MF SR prostredníctvom sekcie systému verejnej vnútornej finančnej kontroly MF SR. 

Zásady koordinácie následnej finančnej kontroly uverejnené vo Finančnom spravodajcovi č. 11/2002 zostávajú v platnosti pre následnú finančnú kontrolu prostriedkov štátneho rozpočtu SR. 

Slovenská republika ako členský štát Európskej únie prijíma/implementuje prostriedky spolufinancovania nástrojov pomoci EÚ (štrukturálne fondy, ISPA/Kohézny fond, Fond solidarity EÚ, Schengenský prechodný fond a Európsky fond pre utečencov) a iných nástrojov finančnej pomoci zo zahraničia (Finančný mechanizmus Európskeho hospodárskeho priestoru/Nórsky finančný mechanizmus, Švajčiarsky finančný mechanizmus). Účelom Zásad koordinácie plánovania a výkonu následných finančných kontrol prostriedkov Európskej únie a prostriedkov iných nástrojov finančnej pomoci zo zahraničia (ďalej len „zásady“) v nadväznosti na vyššie uvedené kompetencie MF SR  je stanovenie jednotného postupu pri plánovaní, výkone a monitorovaní následnej finančnej kontroly  prostriedkov EÚ a iných nástrojov finančnej pomoci zo zahraničia (ďalej len “kontrol”). 

I.
Predmet koordinácie

	Predmetom koordinácie je plánovanie a výkon kontrol, ktoré sa vykonávajú v zmysle ustanovení § 11 až § 25 zákona, monitorovanie ich rozpracovanosti a spôsob vykazovania nedostatkov a nezrovnalostí zistených  kontrolami.

	Zásady stanovujú:

•	spôsob  koordinácie plánovania následnej finančnej kontroly
•	spôsob koordinácie výkonu následnej finančnej kontroly

•	jednotné postupy koordinovaných kontrolných orgánov pri vykonávaní následnej finančnej kontroly 

•	používanie jednotnej formy výsledných materiálov z kontrol (správa, záznam)

•	jednotnú formu vykazovania overených výdavkov a vykazovania výsledkov z kontrol
•	jednotný postup pri zabezpečení vzájomného priebežného informovania o začatých, rozpracovaných a ukončených kontrolách.

II.
Zodpovednosť

Za koordináciu plánovania, výkonu,  monitorovania výsledkov následných finančných kontrol a monitorovania rozpracovanosti kontrolných akcií je zodpovedné MF SR, odbor finančnej kontroly prostriedkov EÚ sekcie systému verejnej vnútornej finančnej kontroly (ďalej len “odbor 93 MF SR”).  Odbor 93 MF SR vykonáva centrálne plánovanie následných finančných kontrol ako výsledok koordinácie plánovania so všetkými koordinovanými kontrolnými orgánmi/účastníkmi koordinácie.

III.
Účastníci koordinácie

Koordinácie sa zúčastňujú odbor 93 MF SR, kontrolné útvary príslušných ministerstiev a Pôdohospodárskej platobnej agentúry, resp. iných ústredných orgánov štátnej správy, vykonávajúce následnú finančnú kontrolu v zmysle týchto zásad, Správa finančnej kontroly Bratislava, Správa finančnej kontroly Zvolen a Správa finančnej kontroly Košice (ďalej len „koordinované kontrolné orgány“) 

IV.
Cieľ koordinácie

Cieľom koordinácie plánovania, výkonu a monitorovania výsledkov následných finančných kontrol je v rámci stanovených kompetencií zabezpečiť plnenie povinností Slovenskej republiky v oblasti finančnej kontroly v zmysle príslušných ustanovení nariadení ES (pre Štrukturálne fondy, Kohézny fond), medzinárodných zmlúv ktorými je SR viazaná a dokumentov vyplývajúcich z týchto zmlúv. Plnenie uvedených povinností v požadovanej kvalite má vplyv na prideľovanie prostriedkov pomoci zo zahraničia v ďalších etapách implementácie príslušného nástroja pomoci, ako aj v ďalšom  programovom období. 

V.
Úlohy v oblasti koordinácie výkonu kontrolnej činnosti

V rámci predmetu koordinácie a v nadväznosti na dosiahnutie cieľa koordinácie uvedeného v Čl. IV  koordinované kontrolné orgány:

•	sa zúčastňujú pravidelných koordinačných stretnutí
Pravidelné koordinačné stretnutia zástupcov kontrolných útvarov vykonávajúcich kontroly v zmysle týchto zásad organizuje odbor 93 MF SR 2x v kalendárnom roku (v mesiaci apríl a október). Cieľom týchto stretnutí je zabezpečiť výmenu informácií medzi koordinovanými kontrolnými orgánmi, výmenu skúseností, ako aj získať námety pre ďalšiu spoločnú činnosť. Kontrolné orgány sa na koordinačných stretnutiach vzájomne informujú o kontrolných zisteniach a nezrovnalostiach identifikovaných pri kontrolách. Stretnutia sa uskutočňujú na úrovni riaditeľov odborov a vedúcich oddelení zodpovedných za výkon následnej finančnej kontroly prostriedkov EÚ.

•	vykonávajú kontroly buď samostatne, alebo zamestnanci týchto orgánov môžu so súhlasom príslušného vedúceho ústredného orgánu štátnej správy, v organizačnej pôsobnosti ktorého sa nachádza koordinovaný kontrolný orgán, alebo štatutárneho orgánu Pôdohospodárskej platobnej agentúry (generálneho riaditeľa), byť  aj členmi kontrolných skupín, kde  je vedúcim  kontrolnej skupiny zamestnanec odboru 93 MF SR

•	používajú jednotnú formu výsledných materiálov z kontrol
Všetky koordinované kontrolné orgány používajú jednotnú štandardizovanú formu výsledných materiálov z kontrol.

•	používajú štandardizované číselné označenie kontrol a kontrolných akcií (Príloha č. 1)

•	vykazujú výsledky z kontrol jednotne formou záverečného zhrnutia  v štandardizovaných monitorovacích hárkoch (ďalej len „MoH“)
Záverečné zhrnutie výsledkov z kontrol vykazujú všetky koordinované kontrolné orgány v  MoH, ktoré sú jednotné pre príslušný druh finančnej pomoci EU, resp. iného nástroja finančnej pomoci zo zahraničia. Forma MoH je navrhnutá s ohľadom na špecifiká jednotlivých fondov (štrukturálne fondy, ISPA/Kohézny fond, Schengenský prechodný fond, FSEÚ, ...).
Vzor MoH pre záverečné zhrnutie výsledkov z kontrol štrukturálnych fondov vrátane vysvetliviek k jednotlivým pojmom a kódov nezrovnalostí podľa typológie OLAF-u (Príloha č. 2).

•	postupujú jednotne pri evidencii kontrolných zistení a nezrovnalostí a pri vykazovaní overených výdavkov (Príloha č. 3)

•	informujú pravidelne (1x za týždeň) odbor 93 MF SR (resp. oddelenie plánovania a koordinácie finančnej kontroly prostriedkov EÚ, ďalej len „oddelenie 931 MF SR“) o priebehu kontrolných akcií - rozpracovaných, ukončených a najbližšom plánovanom začatí kontrol
Všetky kontrolné orgány informujú odbor 93 MF SR v pravidelných intervaloch ešte pred predložením výsledného materiálu z kontrol o začatých a ukončených kontrolách za uplynulý kalendárny týždeň a najbližšom plánovanom začatí kontrol. Podrobnejšie je táto časť rozpracovaná a vzor týždenného monitoringu je uvedený v Prílohe č. 4.

•	predkladajú odboru 93 MF SR každú správu o výsledku následnej finančnej kontroly (resp. záznam) ihneď po jej prerokovaní s kontrolovaným subjektom (v prípade vyhotovenia záznamu po jeho podpísaní)

•	archivujú výsledné materiály z kontrol, vrátane podpornej dokumentácie v písomnej forme a podľa technických možností aj v elektronickej forme.

VI.
Úlohy v oblasti stratégie plánovania a monitorovania

V oblasti stratégie plánovania a monitorovania sa koordinované kontrolné orgány riadia týmito hlavnými zásadami:

•	odbor 93 MF SR zabezpečí výber kontrolnej vzorky tak, aby v kontrolovanom subjekte nebola vykonávaná kontrola toho istého projektu viacerými kontrolnými skupinami naraz a zároveň, aby v kontrolovanom subjekte neboli vykonávané kontroly niekoľkými kontrolnými skupinami v rámci účastníkov koordinácie v tom istom čase

•	odbor 93 MF SR (prostredníctvom oddelenia 931 MF SR) centrálne vykonáva výber kontrolnej vzorky v spolupráci s ostatnými koordinovanými kontrolnými orgánmi
Oddelenie 931 MF SR na základe analýzy rizík, v nadväznosti na nedostatky zistené pri predchádzajúcich  kontrolách,  podklady, informácie a návrhy získané od koordinovaných kontrolných orgánov, akceptujúc požiadavku reprezentatívnosti stanoví projekty, ktoré budú súčasťou kontrolnej vzorky.

•	odbor 93 MF SR využíva pri plánovaní, koordinácii plánovania a výkonu a monitorovaní výsledkov z kontrol všetkých koordinovaných kontrolných orgánov centrálny elektronický databázový informačný systém (ďalej len „CEDIS“)

•	odbor 93 MF SR informuje všetky koordinované kontrolné orgány v pravidelných intervaloch (1x za týždeň) o aktuálnom stave naplánovaných kontrol vrátane aktuálneho prehľadu o rozpracovanosti kontrol a kontrolných akcií

•	kontrolné orgány vykonávajú kontroly na základe zamerania a plánu následných finančných kontrol prostriedkov EÚ a prostriedkov iných nástrojov finančnej pomoci zo zahraničia (ďalej len „plán kontrol“), ktorý sa pravidelne 2x ročne aktualizuje
		Odbor 93 MF SR prostredníctvom oddelenia 931 MF SR pravidelne 2x ročne (vždy k 25. aprílu a k 25. októbru) v spolupráci s ostatnými koordinovanými kontrolnými orgánmi aktualizuje plán kontrol predovšetkým na základe výsledkov priebežných finančných analýz, aktualizovanej analýzy rizika vypracovanej podľa stanovenej metodiky, s ohľadom na  nezrovnalosti zistené pri ukončených kontrolách a tiež na základe zistení z certifikačných overovaní. Každý koordinovaný kontrolný orgán zohľadní centrálny  plán kontrol na ďalší kalendárny rok, ktorý bol vypracovaný odborom 93 MF SR a aktualizovaný v októbri príslušného roku, vo svojom ročnom pláne kontrol, ktorý predloží vedúcemu príslušného orgánu na schválenie.

•	všetky koordinované kontrolné orgány zaevidujú svoje plány kontrol štrukturálnych fondov a ISPA/Kohézneho fondu v ITMS
V prípade výkonu samostatných kontrol, alebo kontrol v rámci kontrolných akcií, údaje týkajúce sa jednotlivých kontrol zaevidujú v ITMS vedúci kontrolných skupín, resp. nimi poverení zástupcovia.

VII.

Koordinácia plánovania a výkonu následných finančných kontrol prostriedkov PHARE, Prechodného fondu - Transition Facility a SAPARD nie sú predmetom týchto zásad koordinácie.

VIII.

Pôsobnosť Najvyššieho kontrolného úradu Slovenskej republiky ako orgánu nezávislej kontroly vykonávajúceho svoju činnosť v zmysle zákona č. 39/1993 Z.z. o Najvyššom kontrolnom úrade SR v znení neskorších predpisov nie je týmito zásadami koordinácie dotknutá.