Návrh na zvýšenie počtu štátnych zamestnancov Ministerstva školstva SR zapojených do implementácie finančných prostriedkov z Európskeho sociálneho fondu v rezorte školstva financovaných z technickej pomoci

Vláda SR prijala dňa 15. apríla 2004 uznesenie č. 328 k využitiu limitovanej technickej asistencie na refundáciu oprávnených výdavkov a použitie refundovaných prostriedkov. V bode B.1 schválila  zvýšenie administratívnych kapacít týkajúcich sa riadenia a implementácie štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu postupne podľa výšky refundovaných prostriedkov v nadväznosti na skutočne vyplatený objem mzdových prostriedkov pre jednotlivé ministerstvá, konkrétne pre Ministerstvo školstva SR (ďalej len „MŠ SR“) o 8 pracovných miest. V rámci medzirezortného pripomienkového konania však bolo požadovaných 29 nových miest plne financovaných z refundácie opatrenia technickej pomoci (ďalej aj „TP“).
V septembri 2004 útvary sekcie európskej integrácie MŠ SR vypracovali Kapacitný plán  na roky 2004 - 2005, ktorý popisoval pracovné pozície, pracovné procesy a časovú náročnosť pre ich výkon jednotlivými pozíciami. Kapacitný plán bol vypracovaný na základe požiadavky výsledkov externého auditu firmou KPMG, s.r.o. podľa Metodiky pre kapacitné plánovanie vydanej Ministerstvom financií SR (ďalej len „MF SR“). Cieľovým výstupom kapacitného plánovania je vytvorenie komplexného prehľadu očakávanej potreby administratívnych kapacít jednotlivých orgánov, inštitúcií a programov na základe kvalifikovaných odhadov očakávaného objemu práce a časovej náročnosti jednotlivých aktivít. Potreba administratívnych kapacít bola identifikovaná na úroveň jednotlivých pracovných pozícií. Pri definovaní procesov sa  zohľadňovala úroveň detailnosti procesov, pri spoločnej frekvencii ich vykonávania sa predpokladala možnosť zoskupiť čiastkové procesy do jedného spoločného. Kapacita, koľko zamestnancov je potrebných pre výkon činností vykonávaných danou pozíciou je stanovovaná pomocou prepočtu cez disponibilný pracovný čas na jedného zamestnanca za obdobie (mesiac, rok). Tento disponibilný čas je stanovený ako počet pracovných dní v roku znížený o počet platených sviatkov, priemerný počet dovoleniek a priemerný počet práceneschopnosti, rozdelený po mesiacoch.  Výsledky kapacitného plánovania ukázali potrebu navýšenia administratívnych kapacít spolu o 23 zamestnancov (tabuľka je v prílohe č.1).
V rámci MŠ SR sú do čerpania finančných prostriedkov z Európskeho sociálneho fondu (ďalej len „ESF“) zapojené jeho nasledovné organizačné zložky 
•	Odbor pre ESF ako sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom (ďalej len „SORO“) pre Sektorový operačný program Ľudské zdroje a pre Jednotný programový dokument NUTS II – Bratislava, Cieľ 3
•	Oddelenie finančného riadenia pre ESF a program PHARE ako platobná jednotka (ďalej len „PJ“)
•	Odbor kontroly ako orgán zodpovedný za výkon 5% následnej finančnej kontroly
•	Útvar vnútorného auditu ako nezávislý orgán.

   Súčasný stav administratívnych kapacít zapojených do čerpania ESF na MŠ SR
útvar MŠ SR	Súčasný stav	
		Počet ŠZM financovaných 100% z TP	
Odbor pre ESF	17	4	
Sekcia európskej integrácie - sekretariát	1	1	
Oddelenie finančného riadenia pre  ESF
a program PHARE	7	2	
Odbor kontroly	5	1	
Vnútorný audit	1	0	
 
Dôvodom na zvýšenie počtu štátnozamestnaneckých miest na MŠ SR je nárast objemu prác súvisiacich s implementáciou pomoci z ESF a ich časová náročnosť. Každoročne MŠ SR vyhlasuje minimálne 4 výzvy na podávanie žiadostí o poskytnutie nenávratného finančného príspevku z ESF (2 výzvy pre SOP ĽZ a 2 výzvy pre JPD BA Cieľ 3). V roku 2004 vyhlásilo MŠ SR 5 výziev v rámci SOP ĽZ a 4 výzvy v rámci JPD BA Cieľ 3. V roku 2005 vyhlásilo MŠ SR v marci 2 výzvy v rámci SOP ĽZ a 2 výzvy v rámci JPD BA Cieľ 3 a pripravuje vyhlásenie 1 výzvy v rámci SOP ĽZ a 1 výzvy v rámci JPD BA Cieľ 3.
Základné dôvody zvýšenia počtu štátnych zamestnancov na MŠ SR
•	administrácia náročnosť niekoľkých kôl výziev v rámci jedného roka
•	nárast počtu úspešných žiadateľov (podpísaných zmlúv o poskytnutí nenávratného finančného príspevku)
•	nárast počtu žiadostí o platbu (zálohová, priebežná, záverečná), vrátane ich zúčtovania.

I. Činnosti odboru pre ESF ako sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom možno rozdeliť do týchto okruhov
1)	príprava a administrácia výziev
2)	práca s úspešnými žiadateľmi
3)	finančné riadenie.

Príprava a administrácia výziev v sebe zahŕňa nasledovné procesy
•	príprava návrhu výzvy a jej predloženie riadiacemu orgánu (ďalej len „RO“), t. j. Ministerstvu práce, sociálnych vecí a rodiny SR (ďalej len „MPSVR SR“)
•	rokovanie s RO o schválení výzvy
•	zverejnenie výzvy
•	informačná kampaň k výzve
•	poskytovanie konzultácií k výzve
•	prijímanie žiadostí o poskytnutie nenávratného finančného príspevku (ďalej len „žiadostí“)
•	registrácia žiadostí do Informačného monitorovacieho systému (ďalej len „ITMS“)
•	overenie kompletnosti žiadostí
•	výzvy na doplnenie chýbajúcich príloh v žiadostiach
•	vyplnenie časti A Hodnotiacej tabuľky
•	predbežná finančná kontrola žiadostí
•	príprava a zvolanie zasadnutia Komisie MŠ na výber projektov
•	realizácia zasadnutia Komisie MŠ na výber projektov
•	kompletizácia a sumarizácia zasadnutia Komisie MŠ na výber projektov (príprava zápisníc a uznesení, sumarizácia Hodnotiacich tabuliek, príprava zoznamu žiadostí odporučených na schválenie, resp. neschválenie s finančnou alokáciou)
•	predloženie výsledkov práce Komisie MŠ na výber projektov na schválenie ministrovi školstva SR a následne ministrovi práce, sociálnych vecí a rodiny SR ako RO
•	informovanie žiadateľov o výsledku.

Práca s úspešnými žiadateľmi v sebe zahŕňa
•	vypracovanie zmlúv o poskytnutí nenávratného finančného príspevku s úspešnými žiadateľmi a zabezpečenie ich podpisu zmluvnými stranami
•	priebežné vypracúvanie dodatkov k zmluvám o poskytnutí nenávratného finančného príspevku s úspešnými žiadateľmi a zabezpečenie ich podpisu zmluvnými stranami
•	prijímanie, registrácia a kontrola monitorovacích správ od žiadateľov (štvrťročná periodicita predkladania monitorovacích správ)
•	vykonávanie monitorovacích návštev u úspešných žiadateľov (minimálne dvakrát ročne každý projekt)
•	výkon kontroly na mieste v súlade s nariadením ES č. 438/2001.

Finančné riadenie v sebe zahŕňa
•	predbežná finančná kontrola žiadostí
•	príprava a vypracovanie finančných plánov podľa rokov a zdrojov financovania ako príloh k zmluve o poskytnutí nenávratného finančného príspevku
•	prijímanie žiadostí o platbu (zálohových, priebežných)
•	registrácia žiadostí o platbu do ITMS
•	administrácia, spracovanie a kontrola oprávnenosti výdavkov v žiadostiach o platbu a účtovnej dokumentácie
•	prijímanie, registrácia do ITMS, administrácia, spracovanie a kontrola zúčtovaní žiadostí o zálohovú platbu (mesačná periodicita zúčtovania zálohových platieb)
•	vypracovávanie štvrťročných finančných odhadov v súlade s Koncepciou finančného riadenia štrukturálnych fondov EÚ
•	výkon kontroly na mieste
•	zabezpečenie certifikácie v spolupráci s MF SR ako platobným orgánom.

Okrem vyššie uvedených činností zabezpečuje SORO nasledovné aktivity
•	vypracovanie podkladov do štvrťročných správ o implementácii pre Úrad vlády SR
•	vypracovanie štvrťročných monitorovacích správ pre RO
•	vypracovanie správy o priebežnej evalvácii
•	pripomienkovanie návrhov nových nariadení EÚ pre nové programovanie obdobie 2007 – 2013
•	príprava a vypracovanie podkladov pre Národný strategický referenčný rámec na nové programovacie obdobie 2007 – 2013
•	vypracovanie podkladov na zasadnutie monitorovacích výborov SOP ĽZ a JPD BA Cieľ 3 a Národného monitorovacieho výboru pre CSF
•	realizácia projektov financovaných z opatrení technickej pomoci SOP ĽZ a JPD BA Cieľ 3.
V súčasnosti má MŠ SR ako SORO uzavreté zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku s cca 170 žiadateľmi a predpokladá sa uzavretie zmlúv do konca mája 2005 s ďalšími cca 200 žiadateľmi, čo znamená nárast objemu žiadostí o platbu vrátane zúčtovaní týchto žiadosti a časovú náročnosť ich spracovania. Nasledujúca tabuľka ukazuje kumulatívnych nárast uzavretých zmlúv, s ktorými sa paralelne musí pracovať.
KÓD VÝZVY	POČET UZAVRETÝCH ZMLÚV	
	Za výzvu	SPOLU	
SOP ĽZ-2004-SORO-1; JPD BA CIEĽ 3-2004-SORO-1	156	156	
SOP ĽZ-2004-SORO-NP1; JPD BA CIEĽ 3 - 2004-SORO-NP1	9	165	
SOP ĽZ-3-2004-SORO-3; JPD BA CIEĽ 3-2004-SORO-3	8	173	
SOP ĽZ-2004-SORO-4; JPD BA CIEĽ 3-2004-SORO-4	193	366	
SOP ĽZ-2004-SORO-4/A	3	369	
SOP ĽZ-2005-SORO-1; JPD BA CIEĽ 3-2005-SORO-1	180	549	
SOP ĽZ-2005-SORO-2; JPD BA CIEĽ 3-2005-SORO-2	30	579	
SOP ĽZ-2005-SORO-AP_VaZ_VVaI; JPD BA CIEĽ3-2005-SORO-AP_VaZ_VVaI	20	599	
SOP ĽZ-2005-SORO-NP1	4	603	
Výzva v roku 2006	200	803	

II. Činnosť oddelenia finančného riadenia pre ESF a program PHARE ako platobnej jednotky MŠ SR možno rozčleniť na nasledovné procesy
1)	administrácia žiadostí o zálohové platby
2)	administrácia žiadostí o refundácie a žiadostí o zúčtovanie zálohových platieb
3)	administrácia súhrnných žiadosti o platby
4)	vypracovávanie finančných plánov pre štátnu pokladnicu (ďalej len „ŠP“), termínovaných prehľadov o realizovaných platbách, overení odhadov očakávaných výdavkov a informácií o použití prostriedkov technickej pomoci pre platobný orgán
Administrácia žiadostí o zálohové platby
V rámci procesu administrácie žiadosti o zálohovú platu konečného prijímateľa vykonáva  platobná jednotka overenie 
•	súladu identifikačných údajov žiadateľa na žiadosti o platbu s údajmi v ITMS a údajmi v zmluve so žiadateľom
•	správnosť výdavkov podľa ekonomickej a funkčnej klasifikácie v žiadosti o platbu a v ITMS
•	 súlad údajov žiadosti o platbu s údajmi SORO v prehlásení o overení žiadosti o zálohovú platbu
•	súlad požadovanej sumy platby s finančným plánom projektu
•	súlad požadovanej platby s údajmi v rozpočtovom informačnom systéme (ďalej len „RIS“) a v informačnom systéme ŠP (ďalej len „IS ŠP“)
Nadväzne na vykonané overenie žiadosti o zálohovú platbu realizuje platobná jednotka úhradu zálohovej platby,  a to 
•	pri štátnej rozpočtovej organizácií – postupom rezervácie žiadosti z ITMS do Informačného systému účtovania fondov (ďalej len „ISUF“) s následným generovaním evidenčného listu úpravy rozpočtu (ďalej len „ELÚR“), v RIS –  modeli úpravy rozpočtu (ďalej len „MUR“) a jeho aktiváciou, ako aj vypracovaním  rozpočtového opatrenia pre organizáciu v písomnej forme
•	pri štátnej príspevkovej organizácií a ostatných subjektoch verejnej správy – postupom rezervácie žiadosti z ITMS do ISUF so zaúčtovaním záväzku voči žiadateľovi, vytvorením samostatných žiadostí  o vstup do záväzku a žiadostí o realizáciu platby podľa zdrojov v IS ŠP, realizovaním úhrady zálohovej platby z výdavkového účtu vnútornej organizačnej jednotky (ďalej len „VOJ“) a z účtu dofinancovania programov VOJ s následným zaúčtovaním úhrady záväzku voči žiadateľovi a zaúčtovaním výpisu o realizovanej platbe. 
Proces administrácie žiadosti o zálohovú platbu je ukončený vypracovaním a doručením oznámenia o schválení žiadosti o zálohovú platbu na SORO.

Administrácia žiadostí o refundácie a žiadostí o zúčtovanie zálohových platieb
V rámci procesu administrácia žiadostí o refundácie a žiadostí o zúčtovanie zálohových platieb platobná jednotka overuje 
•	súladu identifikačných údajov žiadateľa na žiadosti o refundáciu, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby s údajmi v ITMS a údajmi v zmluve so žiadateľom 
•	 správnosť výdavkov podľa ekonomickej a funkčnej klasifikácie v žiadosti o platbu a v ITMS
•	 súlad údajov žiadosti s údajmi SORO v prehlásení o overení žiadosti o refundáciu, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby
•	súlad požadovanej sumy platby s finančným plánom projektu
•	súlad požadovanej platby s údajmi v RIS a v IS ŠP, v prípade zúčtovanie aj súlad s poskytnutou zálohovou platbou
Nadväzne na vykonané overenie žiadosti o refundáciu, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby realizuje platobná jednotka rezerváciu žiadosti z ITMS do ISUF s následným zaúčtovaním záväzku voči žiadateľovi (okrem štátnych rozpočtových organizácií) a zahrnutie žiadosti do súhrnnej žiadosti o platbu podľa programových dokumentov (SOP ĽZ, JPD BA Cieľ 3).  
Po schválení  súhrnnej žiadosti o platbu platobnou jednotkou realizuje platobná jednotka  úhradu žiadosti o refundáciu, a to  
•	pri štátnej rozpočtovej organizácií – aktiváciou ELÚR v RIS-MUR, ako aj  vypracovaním  rozpočtového opatrenia pre organizáciu v písomnej forme
•	pri štátnej príspevkovej organizácií a ostatných subjektoch verejnej správy –   vytvorením samostatných žiadostí  o vstup do záväzku a žiadostí o realizáciu platby podľa zdrojov v IS ŠP, realizovaním úhrady  platby z výdavkového účtu VOJ a účtu dofinancovania programov VOJ s následným zaúčtovaním úhrady záväzku voči žiadateľovi a zaúčtovaním výpisu o realizovanej platbe. 
Proces administrácie žiadosti o refundáciu, resp. žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby je ukončený vypracovaním a doručením oznámenia o schválení žiadosti na SORO.
V prípadoch, keď  žiadosť o platbu obsahuje výdavky ekonomickej kategórie 610 vypracováva a predkladá platobná jednotka žiadosť o rozpočtové opatrenie na zmenu záväzných ukazovateľov kapitoly  na MF SR v písomnej forme, ako aj prostredníctvom IS RIS-MUR a až po schválení úpravy záväzných ukazovateľov môže pokračovať v administrácii predmetnej žiadosti.
Štátne rozpočtové organizácie ako žiadateľ následne na poskytnutú zálohovú platbu musia požiadať platobnú jednotku o zmenu záväzných ukazovateľov na kategórii 610. Nadväzne platobná  jednotka vypracováva za daný projekt žiadosť o rozpočtové opatrenie na zmenu záväzných ukazovateľov kapitoly a predkladá ju na MF SR v písomnej forme, ako aj prostredníctvom IS RIS-MUR. Po schválení rozpočtového opatrenia pre kapitolu MF SR vypracováva platobná jednotka rozpočtové opatrenie na zmenu záväzných ukazovateľov pre štátnu rozpočtovú organizáciu aktiváciou v IS RIS-MUR, ako aj písomnou formou. 

Administrácia súhrnných žiadosti o platby
Administráciu súhrnných žiadosti o platby platobná jednotka realizuje v nadväznosti na schválenie žiadosti žiadateľov o refundáciu, resp. o zúčtovanie zálohovej platby procesom vypracovania súhrnnej žiadosti o platbu a čiastkového výkazu výdavkov podľa jednotlivých programových dokumentov v členení podľa priority, opatrení, podopatrení a projektov v písomnej forme a v ITMS. Uvedené dokumenty predkladá platobná jednotka podľa termínov z Dohody o spolupráci medzi platobným orgánom (ďalej len „PO“) a platobnou jednotkou na MF SR. Následne prebieha na PJ a SORO zo strany PO certifikácia výdavkov zahrnutých do súhrnnej žiadosti o platbu. Nadväzne na závery z certifikácie rozhodne PO o schválení, resp. o neschválení súhrnnej žiadosti o platbu. Schválením súhrnnej žiadosti o platbu PO v ITMS platobná jednotka zaúčtuje pohľadávku voči PO a realizuje ďalšie spracovanie žiadostí  žiadateľa o refundáciu, resp. o zúčtovanie zálohovej platby. Po poskytnutí finančných prostriedkov z ESF PO na príslušný príjmový účet VOJ platobná jednotka zaúčtuje vyrovnanie pohľadávky a výpis z príjmové účtu. Pokiaľ je žiadateľom štátna rozpočtová organizácia z inej kapitoly realizuje prevod finančných prostriedkov prostredníctvom IS ŠP na príjmový účet KP. 

Vypracovávanie finančných plánov pre štátnu pokladnicu, termínovaných prehľadov o realizovaných platbách, overení odhadov očakávaných výdavkov a informácií o použití prostriedkov technickej pomoci pre platobný orgán
Pre vyššie uvedenú administráciu žiadostí o platbu platobná jednotka zabezpečuje v IS ŠP vypracovanie a zadanie 12-mesačného finančného plánu príjmov a výdavkov VOJ, ktoré aktualizuje v štvrťročných intervaloch a 3-mesačných finančných plánov výdavkov, ktoré sa aktualizujú v mesačných intervaloch podľa ekonomických kategórií na cca 20 funkčných klasifikáciách. 
Následne po ukončení každého mesiaca do 5 dní spracováva platobná jednotka pre každý programový dokument zoznam vykonaných platieb platobnou jednotkou systémom refundácie a zoznam vykonaných platieb platobnou jednotkou systémom zálohových platieb v členení podľa priorít, opatrení (podopatrení) a projektov a predkladá ho PO pre ŠF spolu s výpismi z účtu. 
Po ukončení každého štvrťroku do 5 dní vypracováva platobná jednotka Prehľad  realizovaných platieb platobnou jednotkou, ktorý predkladá PO. Štvrťročne vykonáva platobná jednotka overenie odhadu očakávaných výdavkov, ktorý vypracováva SORO.
Okrem vyššie uvedených činností zabezpečuje platobná jednotka nasledovné aktivity
•	priebežnú aktualizáciu interného manuálu procedúr platobnej jednotky
•	vypracovanie a predkladanie správy o zistenej nezrovnalosti PO
•	spracovanie návrhu rozpočtu VOJ na príslušné rozpočtové obdobie a jeho rozpis podľa ekonomickej a funkčnej klasifikácie, úpravu rozpisu VOJ podľa vládneho návrhu 
•	rozpis rozpočtu podľa zákona o štátnom rozpočte na príslušný rozpočtový rok v IS RIS- ZORO (zostavenie rozpočtu) podľa funkčnej a ekonomickej klasifikácie pre prenos do IS ŠP
•	čerpanie rozpočtu VOJ a vykonávanie rozpočtových opatrení podľa priebehu realizácie žiadostí o platbu
•	spracovávanie štvrťročných správ o čerpaní rozpočtu VOJ podľa jednotlivých prvkov programovej štruktúry, podľa zdrojov a podľa funkčných klasifikácií
•	vedenie účtovníctva a spracovávanie štvrťročných účtovných závierok a výkazov za VOJ
•	vedenie čiastkovej knihy dlžníkov
•	archivácia všetkých podkladov vzťahujúcich sa na výdavky a kontrolu pomoci ES minimálne po dobu 10 rokov po zrealizovaní záverečnej platby žiadateľa.

III. Činnosť oddelenia finančnej kontroly odboru kontroly MŠ SR pri realizácii minimálnej 5 % vzorkovej kontroly štrukturálnych fondov EÚ možno rozčleniť na nasledovné procesy

1)	 analýza rizika a výber vzorky, testovanie
2)	 zostavenie čiastkového plánu kontrol
3)	 realizácia 5% vzorkových kontrol

Analýza rizika a výber vzorky, testovanie

V rámci procesu analýzy rizika, výberu vzorky a jej následného testovania sa vykonávajú nasledovné činnosti
•	vyselektovanie úplného prehľadu projektov evidovaných v ITMS, u ktorých sa predpokladá reálne financovanie v danom roku
•	zostavenie tabuľky  pre I. etapu hodnotenia rizika  podľa „ Kľúča k bodovaniu rizikových faktorov štrukturálnych fondov“ (v rámci operačného programu, programového dokumentu vybrať vysoko rizikové opatrenia)
•	zostavenie tabuľky pre II. etapu hodnotenia rizika podľa „ Kľúča k bodovaniu rizikových faktorov štrukturálnych fondov“ ( pre každé opatrenie vybrať rizikové projekty)
•	zostavenie tabuľky „Zoradenie projektov podľa celkových rizikových faktorov v rámci opatrení“
•	zostavenie tabuľky „ Reprezentatívnosť vzorky podľa sídla žiadateľa - geografický rozptyl opatrení“
•	zostavenie tabuľky „Reprezentatívnosť vzorky podľa veľkosti projektov“
•	zostavenie  tabuľky „ Reprezentatívnosť vzorky podľa typu žiadateľa“
•	zostavenie tabuľky poskytnutých zálohových platieb, priebežných platieb, predfinancovania z údajov z ITMS
•	testovanie vzorky a vyhodnotenie výsledkov
•	na základe plánovaných výdavkov projektov (informácia z ITMS) stanovenie predpokladanej sumy realizovaných výdavkov, ktorá bude vyčerpaná počas roka, vypočítať, koľko finančných prostriedkov predstavuje čiastku 5% z tejto stanovenej sumy.

Zostavenie čiastkového plánu kontrol

V rámci uvedeného procesu  sa na základe výsledkov z analýzy rizika a výberu vzoriek vykonáva odbor kontroly nasledovné činnosti 
•	zostavenie čiastkového plánu a jeho zaslanie na MF SR - odbor finančnej kontroly prostriedkov EÚ
•	sledovanie v pravidelných intervaloch, koľko prostriedkov bolo skutočne realizovaných k danému dátumu 
•	vypočítanie 5% skutočne realizovaných výdavkov a na základe aktualizácie analýzy rizika upravenie plánu kontrol (každý štvrťrok sa čiastkový plán bilancuje a upravuje).

Realizácia 5% vzorkových kontrol

V rámci procesu realizácie 5% vzorkových kontrol vykonáva odbor kontroly nasledovné činnosti podľa stanoveného harmonogramu  kontrolných akcií

1.	Príprava kontrolnej akcie 
•	zostavenie poverenia
•	príprava pracovných dokumentov
•	príprava programu na výkon  kontroly.

2.	Oznámenie o začatí kontroly ( SORO, žiadateľ) 
•	zaslanie listu na SORO, PJ, žiadateľa
•	spracovanie kontrolného listu.

3.	Výkon kontroly ( SORO, KP/PP, žiadateľ)
      administratívna fáza ( úroveň PJ, SORO)
•	overenie, či daná operácia splnila cieľ, či vyhovuje kritériám príslušného programového dokumentu
•	overovanie a skúmanie projektovej dokumentácie a podpísaných zmlúv, žiadostí o platbu a ostatných súvisiacich dokumentov, celkového priebehu realizácie projektu, rešpektovanie termínov a časových  obmedzení
•	overovanie prípadných dodatkov k zmluve
•	overenie existencie audit trailu, jeho dodržiavanie a záväznosť
technická fáza ( úroveň PJ, SORO, žiadateľ)
•	ubezpečenie sa o fyzickej realizácii jednotlivých operácií v súlade so znením podpísanej zmluvy
•	kontrola zmlúv a plnenie zmluvných záväzkov
•	overenie oprávnenosti výdavkov vo vzťahu k podmienkam stanoveným v programe a k základným   pravidlám oprávnenosti
•	overenie, či daná operácia nebola financovaná z viacerých fondov, resp. viacerými programami
•	rešpektovanie plánovaného rozpočtu 
•	kontrola súladu predložených podkladov s informáciami v monitorovacom systéme 
•	overenie realizácie kontroly uskutočnenej služby 
•	kontrola dodržiavania národnej legislatívy a podmienok poskytovania štátnej pomoci a legislatívy ES,  kde ide predovšetkým o: konkurenčné právo, rešpektovanie 2 úrovní - úroveň verejnej pomoci a úroveň intervencie európskych fondov; legislatívu  týkajúcu  sa verejného  obstarávania; dodržiavanie zákonov v oblasti životného prostredia; dodržiavanie princípu  rovnosti príležitostí medzi mužmi a ženami (rovnosť  účasti, odmeňovania, boj proti diskriminácii)
•	kontrola údajov spracovaných v informačných systémoch (ITMS) 
•	hodnotenie audit trailu (SORO, PJ). 

     účtovná fáza ( úroveň PJ, SORO, žiadateľ)
•	overenie opodstatnenosti výdavkov a zhodnotenie prípadných príjmov 
•	ubezpečenie sa o skutočnej úhrade faktúry (zároveň sa uistiť o jej hodnovernosti a pravdivosti - napr. uistiť sa, či vyfakturované ceny zodpovedajú cenám na trhu) 
•	skúmanie faktúr vzhľadom na projekt (ich relevantnosť)
•	porovnanie faktúr so stavom v účtovníctve
•	overenie, či zmluvne dohodnutá miera financovania zodpovedá miere ustanovenej právnymi predpismi
      kontrola na mieste (úroveň žiadateľ)
•	 overenie fyzickej realizácie projektu na mieste a porovnanie so stavom v  účtovníctve
•	 kontrola  na  mieste  umožňuje  vyjasniť  niektoré  pochybnosti  alebo  nejasnosti, ktoré vyplývajú z prípadných nedostatkov v účtovníctve.

4.	Vypracovanie správy (resp. záznamu) o výsledku následnej finančnej kontroly) a prerokovanie správy 
•	vypracovanie správy (záznamu) o výsledku následnej finančnej kontroly
•	doručenie správy (záznamu) kontrolovanému subjektu na oboznámenie s určením lehoty na písomné vyjadrenie ku kontrolným zisteniam uvedeným v správe
•	preskúmanie vyjadrenie kontrolovaného subjektu – preverenie námietok a ich opodstatnené zohľadnenie v dodatku k správe
•	prerokovanie správy (záznamu) s kontrolovaným subjektom 
•	vypracovanie zápisnice z prerokovania správy (záznamu) a uloženie kontrolovanému subjektu v stanovenej  lehote prijať opatrenia na nápravu nedostatkov a v určenej lehote predložil písomnú správu o ich splnení
•	príprava listu so zodpovednými závermi pre platobný orgán
•	zaslanie správy (záznamu) príslušným orgánom (SORO, žiadateľ, MF SR).

5.	Monitorovanie dôsledkov kontrol 
6.	Archivácia kontrolných zložiek 

Okrem vyššie uvedených činností zabezpečujú oddelenie finančnej kontroly nasledovné aktivity v rámci 5% vzorkovej kontroly štrukturálnych fondov EÚ
•	priebežnú aktualizáciu „Príručky pre výkon min. 5% vzorkovej kontroly štrukturálnych fondov“ 
•	spracovanie podkladov do ročnej správy v zmysle §6 zákona č. 502/2001 Z. z. o kontrole a vnútornom audite v znení zákona č.618/2004 Z. z.  
•	zaznamenanie všetkých potrebných skutočností o kontrole do ITMS v module             „ Následná finančná kontrola“.

Vzhľadom na vyššie uvedené je nutné a potrebné zvýšiť počet zamestnancov SORO o 16 štátnozamestnaneckých miest, ktoré budú financované z technickej pomoci.
útvar MŠ SR	Súčasný stav	Požadovaný nárast	
Odbor pre ESF	17	8	
Sekcia európskej integrácie – sekretariát	1	1	
Oddelenie finančného riadenia pre  ESF
a program PHARE	7	4	
Odbor kontroly	5	3	
Vnútorný audit	1	0	
SPOLU		16	

Zvýšenie počtu štátnozamestnaneckých miest nemá dopad na štátny rozpočet, ale má dopad na zmenu systemizácie štátnozamestnaneckých miest Ministerstva školstva SR.
Riziká v prípade zachovania statusu quo (t. j. neposilnenie personálnych kapacít na MŠ SR)
•	neefektívnosť čerpania pomoci z ESF
•	ohrozenie úspešnosti čerpania pomoci z ESF
•	meškanie s administráciou výziev
•	meškanie poskytnutia finančných prostriedkov úspešným žiadateľom na základe oneskoreného spracovania žiadostí o platbu
•	neschopnosť zabezpečiť 5% kontrolu poskytnutých nenávratných príspevkov z ESF 
•	nespokojnosť žiadateľov.

Predpoklad čerpania opatrení technickej pomoci SOP ĽZ a JPD BA Cieľ 3 umožňuje pri zachovaní momentálnej úrovne odmeňovania naplno financovať  24  zamestnancov, na ktorých nie je krytie v štátnom rozpočte. Z tohto počtu 24 zamestnancov je už v súčasnosti financovaných na MŠ SR 8 štátnych zamestnancov. Z tohto dôvodu žiada MŠ SR zvýšenie počtu o 16 nových štátnych zamestnancov v dočasnej štátnej službe.