Príloha 8

Akčný plán k Správe ohodnotení nedostatkov pre IA Slovenská správa ciest

NEDOSTATOK číslo zistenie/strana

Zistenie

Odporúčanie

Kroky
(alebo oznámenie)

Kto

Dátum

1/1

Z centrálnych zdrojov sa poskytovali relevantné zákony, vyhlášky a normy v angličtine po častiach.

Mala by sa vytvoriť knižnica celej relevantnej dokumentácie preloženej do angličtiny akreditovanými prekladateľmi, ktorá by bola dispozícii v papierovej a elektronickej podobe nielen centrálne ale aj v rámci implementačnej agentúry. Takáto knižnica by mala byť k dispozícií odbornej pomoci pre odstraňovanie nedostatkov a všetkým zainteresovaným osobám.
Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov by mala preskúmať legislatívu a zaručiť, že IA dodržiava relevantnú legislatívu.

Pomoc z Úradu vlády

Akreditovaný prekladateľ

28.2.2003

2/2

Omeškania v podpisovaní relevantnej dokumentácie a spracovaní dokumentov naznačujú neefektívne a nevýkonné využívanie prostriedkov EÚ a nemaximalizujú úrokové výnosy pre implementačnú agentúru

Vytvorenie postupov na zaručenie, že prijímanie a prevod prostriedkov sa uskutočňuje tak, ako to je ustanovené vo Finančnom memorande článok 111, odsek 9

Zlepšenie  
administratívnych postupov

IA + odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov

28.2.2003

3/2 | Zdá sa, že štruktúra/organizácia neumožňuje včasnú a efektívnu kontrolu. Sektorový splnomocnenec zodpovedný za ISPA-IA musí byť schopný ovplyvňovať a riadiť otázky súvisiace s ISPA, ako to je odzrkadlené vo finančnej dohode bez toho, aby pracovníci ISPA-IA mali povinnosti voči inému generálnemu riaditeľovi. | Je potrebná reorganizácia štruktúry, aby sa zaručilo, že nedochádza k deľbe lojálnosti pracovníkov ISPA-IA a aby sa umožnilo efektívne riadenie. | Rozhodnutie MDPT | Príprava IA | 28.2.2003

4/3

Splnomocnenec pre Národný fond nevidel a neschválil príručku interných postupov a správa ciest žiadala o zálohovú platbu.

V súčasnosti sa v rámci MDPT diskutuje interná organizačná štruktúra a ťažiskom je úloha a zodpovednosti sektorového splnomocnenca a ďalšieho generálneho riaditeľa pre Slovenskú cestnú agentúru.  

Nie je jasné, či sa vytvorili primerané opatrenia na riešenie bezpečnostných záležitostí okolo v súčasnosti používaných systémov.

Nie je žiaden dôkaz, že komisia 
schválila FD, ako to je uvedené v
článku 6, odseku 5 Memoranda
o porozumení o vytvorení 
Národného fondu medzi
vládou Slovenskej republiky a Komisiou Európskych spoločenstiev.

Na IA sa zaslala 10. októbra 2002 revidovaná FD (verzia 2), ale v čase písania tohto materiálu ju ešte sektorový splnomocnenec nepodpísal.

Ktorá finančná dohoda existuje?

Akceptoval splnomocnenec pre Národný fond a sektorový splnomocnenec novú FD? kedy? a všetky strany jasne rozumejú FD?

Je treba pozorne zrevidovať štruktúry, aby zodpovedný sektorový splnomocnenec bol schopný ovplyvňovať a riadiť otázky súvisiace s ISPA tak, ako to uvádza finančná dohoda. Táto revidovaná štruktúra musí byť podrobne uvedená v príručke interných postupov.

Pozornosť treba venovať otázke úlohy (ak je) generálneho riaditeľa Slovenskej cestnej agentúry v rámci ISPA. Osobitný dôraz treba klásť na úlohy, pre ktoré sa bude požadovať formálne menovanie sektorovým splnomocnencom. Je potrebné preskúmať aj úlohu (ak je) p. Martonoksa pri výbere členov hodnotiaceho výboru a je treba tiež preskúmať podpisovanie dokumentov.
Anglický preklad finančnej dohody (FD) (verzia 1) by mal skontrolovať „akreditovaný“ prekladateľ, aby sa zaručilo, že nedochádza k nesprávnej interpretácií terminológie a že nedochádza ku konfliktu s pôvodným Finančným memorandom.  napr. čo znamená „Promoting Pre-financing” v článku 2, Povinnosti sektorového splnomocnenca ?.

Ak je už na mieste verzia 2 finančného memoranda v čase, keď prebieha odstraňovanie nedostatkov, potom táto dohoda musí byť spoločná pre všetky IA, odsúhlasená všetkými stranami a v súlade s článkom 6, odsek 5 Memoranda o porozumení schváleného komisiou.

Po dokončení by príručka interných postupov mala popisovať úlohy a zodpovednosti sektorového splnomocnenca a pracovníkov a musí ju schváliť splnomocnenec pre Národný fond. Je to priorita, pretože sa už požiadalo o zálohovú platbu

Konečná verzia manuálu vnútorných procedúr by mala ako minimum obsahovať a podrobne uvádzať; 

•	Návrh a riadenie programu
•	Obstarávanie.
•	Realizácia 
•	Finančné a prevádzkové služby

Preklad Úrad vlády

Musia sa určiť úloha a zodpovednosti SCA, riaditeľa SCA, riaditeľa IA 

Odsúhlasilo sa FD2  
Preklad Úrad vlády  

Nový popis úloh a zodpovedností sektorového splnomocnenca a zamestnancov

Akreditovaný prekladateľ 

MDPT + odborná pomoc na odstraňovanie nedostatkov + IA

Medzi splnomocnencom pre národný fond a sektorovým splnomocnencom

 IA + odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov

28.2.2003

Január 03

5/4 | Chýba formálny systém pre koordináciu | Takéto porady môžu tiež pomôcť vypracovať systém a stratégiu koordinácie s ostatnými orgánmi a zainteresovanými stránkami napr. budúca úloha ministerstva regionálneho rozvoja a výstavby by sa mala prerokovať teraz. | Treba stanoviť riadne zasadnutia | Sektorový splnomocnenec | 28.2.2003
6/5 | V príručke interných postupov zreteľne chýba dokument o štruktúre s jasnou definíciou oddelenia obstarávania a platieb a organigramu jednotky ISPA vrátane vzťahu s podpornými pracovníkmi v rámci Slovenskej cestnej agentúry. | Počas 2. etapy by sa mali prekontrolovať a zrevidovať všetky popisy pracovnej náplne, organigramy a súvisiace dokumenty tam, kde to je potrebné. Ak sú v úplnom súlade s požiadavkou EDIS na deľbu právomocí, je ich treba pridať k príručke interných postupov. | Revízia deľby právomocí v súlade s požiadavkami EDIS | IA + odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov | 28.2.2003

7/6

Odborne nepripravení ľudia s obmedzenými pracovnými skúsenosťami.
Žiadne popisy pracovnej náplne a životopisy nových pracovníkov zahrnuté nie sú do príručky interných postupov

Príručky PRAG a ISPA by sa mali dôkladne poznať a mali by byť primerané školiace kurzy napr. školenie služieb Komisie PRAG (2/3 dni), riadenie projektového cyklu
Mali by sa vysvetliť požiadavky EDIS. Treba pochopiť potrebu riadnych písomných postupov a zdravého finančného manažmentu podľa medzinárodných účtovných štandard

Odborná príprava pracovníkov
Pomoc nových pracovníkov pri vypracúvaní príručiek

IA + odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov

28.2.2003

8/7

Plánuje sa pre súčasných ako aj nových pracovníkov program odbornej prípravy ako priebežnej súčasti rozvoja pracovníkov?
Platy sú nízke, čo je rovnaké ako v prípade pracovníkov ministerstiev v ostatných kandidátskych krajinách, a cestnej agentúre hrozí, že stratí vyškolených pracovníkov presne v čase predpokladaného začiatku kohéznych fondov.

Pri najímaní nových pracovníkov treba vyvinúť všetko úsilie na to, aby sa učili od konzulantov privolaných na pomoc pri verejných súťažiach, odstraňovaní nedostatkov, atď.-. aby vedeli pracovať s ISPA so sebadôverou, a keď začne kohézne financovanie budú pripravení na samostatnú prácu
Taktiež by sa malo uvažovať o kurzoch angličtiny, aby sa zvýšila úroveň písomnej angličtiny, (príklad, terajšia príručka je nejasná v častiach, kde sa preklad javí ako doslovný z hľadiska terminológie ako aj stavby viet) ) alebo aby sa pomohlo niektorým členom existujúcich skupín alebo budúcim členom skupín zdokonaliť si angličtinu.
Čo najskôr by sa mali vyškoliť najmenej dvaja pracovníci, ktorí pracujú s finančným výkazníctvom, v QSoft .

Nový program odbornej prípravy a kurzy angličtiny

IA + odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov

28.2.2003

9/7

Aké plány má správa ciest na nasledujúce obdobie, aby zmiernila stratu vyškolených pracovníkov?
Sú v rozpočte pripravené možnosti na priebežné školenie a rozvoj pracovníkov?

Je potrebné vypracovať stratégiu plánovaného personálneho vybavenia a odbornej prípravy a analýzu potreby odbornej prípravy, aby sa umožnil štruktúrovaný prístup k odbornej príprave.

Analýza potrieb odbornej prípravy a návrhy stratégií odbornej prípravy

IA+ 
SNF+ 
odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov

28.2.2003

10/8

Nie je možné komentovať
organizačnú štruktúru v súvislosti s internými 
kontrolami, pretože ku dňu vypracovania tejto správy ešte nebola dokončená celková štruktúra.

Nie je možné určiť delegovanie zodpovedností dovtedy, kým nie sú vytvorené odporúčané primerané štruktúry a doplnená a zmenená príručka interných postupov

Nie je možné určiť primeranosť a efektívnosť prostredia kontroly dovtedy, kým nie sú vytvorené odporúčané primerané štruktúry a doplnená a zmenená príručka interných postupov

V súčasnosti neexistuje žiaden postup hodnotenia rizika 

Komunikácia v rámci IA – 
závisí na konečnej štruktúre

Neexistujú žiadne kompletné postupy finančného manažmentu a kontroly. Príručka interných postupov nie je úplná
ISPA-IA nedostala žiadna prostriedky. Preto nie je možné preukázať, že kontroly sú úplné a presné. Spravila sa žiadosť o zálohovú platbu

Ako priorita sa musia zorganizovať štruktúry, aby sa dostali na svoje miesto ďalšie aspekty v bodoch ii,iii,a iv

Výcvik pracovníkov v hodnotení rizika. Odporúčame použiť pripravovanú príručku ministerstva financií pre interných audítorov spolu s externou odbornou prípravou, ak sa to požaduje.

Postupy pre prácu s hodnotením rizika musia byť písomne spracované v príručke interných postupov.

Vytvorte systém hneď, ako bude istá odporúčaná revidovaná štruktúra.

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov na následné sledovanie s venovaním osobitnej pozornosti vypracovaniu postupov finančného manažmentu a kontroly a kontrolných zoznamov na zapracovanie do príručky interných postupov

Pokrok vo filozofii riadenia 

Vypracovanie postupu hodnotenia rizika 

Dokončenie postupov finančného manažmentu a kontroly. a kontrolného zoznamu

Sektorový splnomocnenec
odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov

IA+ 

IA

28.2.2003

28.2.2003

28.2.2003

11/10

Nepripravila sa žiadna správa o internom audite v rámci oddelenia interného auditu pre ISPA –IA na MDPT.

Skupina 1. etapy nemala k dispozícii schválený plán interného auditu a preto si nedokázala vytvoriť názor na smerovanie plánu auditu a koordináciu s ostatnými súvisiacimi inštitúciami.

Požiadalo sa o životopis interného audítora, ale nebol predložený.

Úplný životopis sa má predložiť na vyhodnotenie odbornej pomoci na odstránenie nedostatkov. 

Musí sa vypracovať schválená príručka interného auditu a navrhujeme, aby sa skoordinovala a harmonizovala s pripravovanou príručkou interného auditu ministerstva financií. 

Plán interného auditu sa má zameriavať na tok prostriedkov ISPA a kontraktov v priebehu nasledujúcich 12 mesiacov.

Predloženie životopisu interného audítora odbornej pomoci na odstraňovanie nedostatkov

Vypracovanie príručky interného auditu sa pripraví v koordinácii s ministerstvom financií  SR

Interný audítor MDPT

Interný audítor MDPT

28.2.2003

28.2.2003

12/10

Interný audítor na ministerstve financií má koordinačnú úlohu. Je to ustanovené v „paragrafe 3 zákona č. 502 o finančnej kontrole a internom audite a zmene a doplnkoch niektorých ďalších zákonov“. 
Nie je jasné, ako sa zákony koordinujú a implementujú prostredníctvom ministerstva financií. 
Nezávislosti interného audítora pre cestnú agentúru nesmie byť ohrozená úlohou interného audítora na ministerstve financií. Interný audítor pre Ministerstvo financií SR je tiež audítorom pre Národný fond.

Koordináciu zákonov by mala ako prioritnú záležitosť objasniť skupina 2. etapy.

Otázka nezávislosti sa musí vyjasniť

Popis funkčnej nezávislosti

Interný audítor Národného fondu
+odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov

28.2.2003

13/11

Neexistuje žiadna príručka interného auditu a neschválil sa žiaden plán auditu.

Je potrebná lepšia koordinácia medzi implementačnými agentúrami a ministerstvom financií pri príprave a schvaľovaní príručiek auditu. Toto je ustanovené v zákone č. 502. Príručky pre interný audit by pred použitím malo schváliť Ministerstvo financií SR.
(V ideálnom prípade by mali mať Národný fond a implementačné agentúry tie isté príručky auditu, aby sa uľahčilo vytvorenie počiatočných postupov interného postupu)

V 2. etape EDISu treba zistiť, aké audity, ak vôbec, ISPA-IA sa uskutočnili a či sa vykonali kontroly na mieste. Ak sa uskutočnili akékoľvek audity, identifikovali problémy a aké odporúčania na zlepšenie sa vykonali? 

Mal by sa pripraviť a schváliť plán interného auditu so zohľadnením hodnotenia rizika, načasovania dokončenia EDISu a koordinácie s ostatnými súvisiacimi inštitúciami.

Odborná pomoc na hodnotenie nedostatkov v rámci 2. etapy by tiež mala mať k dispozícii audítorskú správu DG REGIO vypracovanú po ich misii na Slovensko v čase 21. -25. októbra.

Poskytnutie príručky interného auditu a interných revíznych záznamov účtov. 

Čakanie na správu

Odborná pomoc na odstraňovanie nedostatkov Národného fondu + interný audítor Národného fondu + IA

28.2.2003

14/12 | ISPA-IA nedostala zatiaľ žiadne prostriedky. Národný fond zriadil potrebné bankové účty. | | - | - | -

15/12

Táto dohoda vyžaduje zrevidovanie a vyjasnenie, pretože jasne neuvádza základ úrokových výnosov. Zdá sa, že ukazuje, že všetky prostriedky sú uložené na dennom základe.

Nie je jasné. ako úlohu, ak vôbec. má ISPA- IA pri ukladaní prostriedkov v NF/NBS.

Celé účtovníctvo prostriedkov ISPA musí byť v EURO

Medzi Národnou bankou Slovenska a ISPA- IA by mala byť takáto dohoda týkajúca sa krytia bankového účtu:

•	Doba vkladu
•	Aplikovateľná úroková miera
•	Výška úrokových výnosov 

Výkazníctvo hotovostného toku ISPA- IA by malo byť riešené tak, aby umožnilo najlepšie využitie prostriedkov vo vkladoch.  
ISPA- IA by mala mesačne kumulovať tento úrok v súlade so zásadou časového rozlíšenia.
V rámci ISPA- IA by sa mal vytvoriť postup určujúci jej úlohu pri kontrole využívania získaných prostriedkov na účte ISPA - IA a metodika na maximalizovanie úrokových výnosov.

Vyjasnenie úlohy IA pri úrokoch zarobených z prostriedkov v úložkach

NF + 
IA+
odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov

28.2.2003

16/13

Účtovnícky systém, ktorý sa má používať na zaznamenávanie ISPA v rámci IA je Q-Soft. Toto by malo umožniť vykazovanie v SKK a EURO

Neúplné/neprimerané príručky interného manažmentu a účtovníctva

Doteraz nie je k dispozícii žiaden revízny záznam účtov.

Odborná pomoc 2. etapy pre odstraňovanie nedostatkov by mala vykonať podrobnú analýzu používaného softwaru a určiť vypracovanie v EURO a v SKK. V tejto etape nie je zrejmé, či to je možné. Systém bude potrebovať uskutočnenie verifikačného a asimilačného postupu.

Verifikácia a analýza účtovníckeho softwaru 

Dokončenie príručky interného manažmentu a účtovníctva a revíznych záznamov účtov

Odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov NF

Odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov NF

28.2.2003

28.2.2003

17/13 | Tento systém obsahuje operácie iné ako operácie súvisiace s ISPA. | Mal by vytvoriť osobitný účtovný systém, aby sa zachovala kontrola nad všetkými projektmi súvisiacimi s ISPA. Ďalej sa odporúča, aby ISPA-IA v rámci cestnej agentúry používala účtovnícky software „Qsoft“, ktorý tiež používa Národný fond. Tento software umožní úplnú harmonizáciu informácií medzi dvomi orgánmi a mal by vytvárať potrebné finančné informácie v slovenských korunách a v EURO. | Klasifikácia a definovanie účtovníckeho systému | Odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov NF | 28.2.2003

18/14

ISPA- IA mala v úmysle prejsť na Q-Soft, aby zharmonizovala a bola úplne kompatibilná s NF, pričom by poskytovala podobné informácie ako predtým

Mali by sa vyškoliť najmenej dvaja pracovníci v Q-Soft, t.j. na účely vstupov.                       

Všetci pracovníci by mali vedieť, ako čítať informácie Q-Soft, t.j. len čítaj
             
Ak sa na prenos informácií používajú zostavy, mali by byť náležíte indexované, s uvedením predmetu, meny. osoby, ktorá pripravila údaje a kedy sa pripravili

Vyškolenie dvoch pracovníkov v účtovníctve 
Informácie poskytne účtovník IA

O výbere účtovníckeho softwaru rozhodne ministerstvo financií

Interný účtovník

28.2.2003

19/14

Keďže k dátumu tejto správy nebola žiadna činnosť, nedokázali sme vyjadriť názor, či účtovné a finančné výkazníctvo je efektívne alebo či spĺňa medzinárodné účtovné štandardy ( IAS)
Keďže k dátumu tejto správy nebola žiadna činnosť, nedokážeme vyjadriť názor
Nie je jasné, či sa vytvorili primerané postupy na riešenie bezpečnostných záležitostí okolo v súčasnosti používaných systémov, napr. kto je oprávnený zapisovať, kto je oprávnený len čítať.

Zaručte, že je dohoda IA na inštalovanie a prevádzkovanie systému výkazníctva v harmonizovanom formáte, t.j. pre NF, na účely revíznych záznamov účtov

Vytvoriť riadne bezpečnostné postupy a nastavenia na zaručenie, že celá ISPA-IA dokumentácia a elektronické údaje sú v bezpečí. Všetky postupy IT by mal nainštalovať odborník na IT.

Účtovné a finančné výkazníctvo spĺňa medzinárodne uznávané štandardy auditu   

Nainštalovanie náležitých postupov IT

IA+
odborná pomoc pri odstraňovaní nedostatkov NF +
 ministerstvo financií 

Expert na IT

28.2.2003

28.2.2003

20/16

Neuskutočnil sa finančný audit ISPA-IA.
Najvyšší kontrolný úrad SR nevykonal žiaden audit prostriedkov alebo postupov súvisiacich s ISPA.

Táto vec sa má preskúmať, keď sa začne skutočná činnosť

Táto vec sa má preskúmať, keď sa začne skutočná činnosť

Činnosť finančného a prevádzkového auditu sa začne s prostriedkami ISPA

Audítorské kancelárie zodpovedné za audit prostriedkov ISPA

28.2.2003